Déployer l’usage de votre système d’information (SI) bien au delà des seuls services comptabilité et financier, voici ce que permet le self-service. Une utilisation à la carte, agile, de votre SI, qui, en s’ouvrant à tous les collaborateurs de l’entreprise, optimise ses process internes et libère la direction financière.
Une utilisation à la carte soutenue par des autorisations spécifiques à chaque collaborateur
Grâce au self-service, n’importe quel collaborateur peut aujourd’hui avoir accès à l’information qui le concerne, saisir directement du contenu, réduisant ainsi les délais de traitement au sein de l’entreprise.
Entièrement à la carte, l’entreprise pourra définir des accès en fonction de ses besoins spécifiques. Les collaborateurs pourront par exemple saisir directement leurs notes de frais, des demandes d’achat ou encore affiner les données déjà présentes dans le SI. Avec le self-service, l’information est remontée en temps réel du terrain vers les services administratifs et financiers.
Par défaut, les collaborateurs n’ont aucun droit, pas d’accès aux informations. Grâce au self-service, l’administrateur crée des autorisations, des règles d’accès en fonction des profils utilisateurs. Le self-service permet ainsi de rendre accessible une partie d’information à des tiers à l’intérieur de l’entreprise.
Décentraliser la saisie des informations, qui seront accessibles en mobilité
Décentraliser ainsi au plus près du terrain la saisie permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs liées à la double saisie. C’est d’ailleurs la logique même des outils actuels que de mettre de plus en plus à contribution les utilisateurs métier pour compléter, affiner les données au sein de l’entreprise.
Ces informations sont accessibles et modifiables par les collaborateurs en situation de mobilité, via un écran web dédié depuis un smartphone ou une tablette.
Cette interface est simple d’utilisation et facilement paramétrable par l’administrateur. Une interface dans laquelle l’utilisateur final, celui qui saisira ou modifiera la donnée, pourra également émettre un besoin. La solution adoptée est donc être assez souple pour pouvoir évoluer.
Des bénéfices impactants pour le service financier
Aujourd’hui, dans l’entreprise, les données ne servent pas qu’à la finance mais peuvent aussi aider l’ensemble des autres services : logistique, achats, commercial, etc. Le service financier est ainsi souvent sollicité par les autres services dès lors qu’ils ont besoin de récupérer des informations. Des sollicitations qui ne seront plus nécessaires du fait du self-service.
Circuit de validation, notifications, tableaux de bord, reporting, clôture… tous les processus internes à l’entreprise sont, grâce au self-service, optimisés. Avec une meilleure traçabilité qui peut notamment faciliter les audits internes.
Enfin, pour l’entreprise, le self-service permet de maîtriser ses coûts avec une tarification adaptée. Une licence self-service, n’a en effet pas du tout le même coût qu’une licence complète. Les tarifs sont dégressifs et s’appliquent par tranche d’utilisateurs.
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