Recouvrement de créances : calculer les pénalités de retard

La loi prévoit d’appliquer des pénalités aux mauvais payeurs pour les dissuader de toute négligence et d’indemniser leurs créanciers à la hauteur de leur préjudice financier. Cette disposition du processus de recouvrement de créances est cependant strictement encadrée pour donner un cadre commun de référence aux deux parties impliquées.

Le Directeur Financier et l’équipe en charge du recouvrement de créances ont à connaître trois fondamentaux pour appliquer le principe des pénalités de retard avec rigueur et efficacité :

• Distinguer les pénalités de l’indemnité forfaitaire
• Savoir à partir de quel délai la notion de pénalité est applicable
• Appliquer la formule légale de calcul pour sécuriser la procédure

Recouvrement de créances : comment se faire payer le coût du retard ?

Les pénalités de retard

Une pénalité de retard sanctionne un délai abusif entre la date de règlement prévue et la date de règlement effectivement appliquée. Son montant est variable et fonction de la durée du dépassement.
Elle constitue un élément dissuasif pour inciter les clients à respecter les délais de règlement contractuels.

L’indemnité forfaitaire

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’ajoute éventuellement aux pénalités de retard. Et ce uniquement dans un contexte de créance commerciale, c’est-à-dire inter-entreprise.

L’indemnité forfaitaire de recouvrement est fixée à 40 euros¹. La TVA ne s’applique pas sur cette indemnité.

Les mentions obligatoires sur la facture

Le Code de commerce impose aux entreprises des mentions obligatoires sur leurs documents commerciaux

• Sur les factures :
  • Le taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement avéré
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement
• Dans les conditions générales de vente :
  • Les modalités d’application des pénalités
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement

L’absence de ces mentions est passible d’amendes administratives qui peuvent être très lourdes.

Recouvrement de créances : quel délai ouvre droit à des pénalités ?

Les pénalités de retard sont applicables dès le premier jour de dépassement du délai de paiement.

En pratique, le délai de paiement peut prendre quatre modalités :

• Si le paiement est réputé « au comptant », le délai de paiement est inexistant et le règlement doit être effectué le jour de la livraison du bien ou de la prestation de service
• Si le paiement est réputé « à réception de facture », le délai de paiement communément admis est de 5 jours ouvrables minimum après la date d’émission de la facture, correspondant au temps d’acheminement et de traitement de la facture ; il va de soi que la dématérialisation des factures est un facteur de réduction de ce délai
• Si la facture ne mentionne pas de délais de règlement, le paiement doit intervenir dans les 30 jours après la date de réception de la facture
• Des clauses contractuelles expressément mentionnées sur la facture peuvent étendre les délais de règlement à 45 et même à 60 jours après la date de réception de facture

Recouvrement de créances : quel calcul appliquer ?

Les pénalités de retard se calculent selon l’équation suivante :

(Total créance x nombre de jours de dépassement x taux d’intérêt applicable) / 365

Le taux d’intérêt applicable est obtenu de deux manières :

• Il est fixé par l’entreprise et indiqué sur la facture.
  Dans ce cas, il est obligatoirement compris entre le taux d’intérêt légal² x 3 et le taux directeur de la BCE³ majoré de 10 points
• Il n’est pas indiqué sur la facture :
  • Dans les marchés privés : taux de la BCE majoré de 10 points
  • Dans les marchés publics : taux de la BCE majoré de 8 points

Pour le premier semestre 2020, le taux d’intérêt légal est de 0,87 %.

Le taux directeur de la BCE est de 0 % depuis le 16 mars 2016.

Exemple pratique
Imaginons une créance de 20 000 euros HT payée avec 35 jours de retard.
Les pénalités de retard pourront varier entre (20 000 x 35 x 0,87 % x 3)/365, soit 50,05 euros HT et (20 000 x 35 x 10 %)/365, soit 191,78 euros HT.
En admettant que l’entreprise ait choisi la fourchette basse pour fixer son taux d’intérêt applicable (taux d’intérêt légal x 3), la somme totale que l’entreprise sera fondée à réclamer à son débiteur, en intégrant l’indemnité forfaitaire, sera donc de (50,05 x 1,2 + 40), soit 100,06 euros TTC.

En conclusion, la rigueur du calcul des pénalités de retard est l’un des fondamentaux du processus de recouvrement de créances.

D’une part, cette rigueur vient fiabiliser la procédure et garantir la bonne exécution des actions menées par l’entreprise.
D’autre part, la transparence et l’opposabilité du calcul créent les conditions de la préservation de la relation commerciale malgré le contexte de tension.

Si vous souhaitez donner à votre entreprise toutes les chances de piloter sans fausse note la procédure de recouvrement de créances, équipez-vous d’une solution automatisée qui sécurise le calcul des pénalités de retard.

Pour aller plus loin sur le sujet : Recouvrement de créances : éviter le piège de la prescription

¹ Journal Officiel du 4 octobre 2012
² Publié au Journal Officiel
³ Fixé et révisé par la Banque Centrale Européenne