[#Sage On Air] Montée en puissance : un essai facilement transformé

La contribution des solutions de gestion démontrée par les retours d’expérience des clients.
En une série d’épisodes diffusés sur Sage On Air, la chaîne podcast dédiée aux enjeux de la gestion des entreprises, Sage explore en profondeur les bénéfices de l’automatisation.
Aujourd’hui : une montée en puissance sereine, gage de triomphes sportifs et médiatiques…

Le DAF s’est imposé comme le promoteur déterminé de l’adaptation globale des organisations aux nouveaux défis. Il a su dépasser sa fonction et entraîner les autres métiers dans une réinvention du fonctionnement collectif.
D’autres articles de Sage Advice sont à lire pour prendre la mesure du rôle de premier plan endossé par le DAF dans la transformation des entreprises :

• Le DAF, parrain de l’intelligence collective
• Le DAF, gardien de la performance globale
• Fonction finance : un avenir au-delà des chiffres

Richard Fremder
Bonjour Alexandre Martinez.
Vous êtes Directeur Marketing chez Sage, en charge de l’acquisition de nouveaux clients.

Aujourd’hui, nous parlons de montée en puissance. Ou plus exactement des réponses que vous pouvez apporter à une organisation de type start-up, qui conjugue forte projection de besoins et faibles ressources internes pour déployer une solution digitale.

Alexandre Martinez
C’est bien cela. Équation à laquelle on peut d’ailleurs ajouter : délai court pour concevoir la configuration adéquate et pour implémenter.
Bref : pas de délai, pas de ressources internes et des besoins à terme très importants.

Savons-nous relever le défi de la montée en puissance ? Je dirais même que si nous ne cherchons évidemment pas l’exploit à chaque déploiement, la conception de solutions dédiées à la réduction des efforts, tant ceux des utilisateurs que ceux des équipes en back office, nous prédestinent à ce type de contexte de projet !
Ajoutez à cela l’agilité de notre écosystème partenaire et vous obtenez la solution de l’équation !

Démonstration avec le retour d’expérience France 2023, en charge d’organiser la Coupe du Monde de Rugby en France. Événement dont Sage est d’ailleurs partenaire.

Richard Fremder
France 2023, sans vous offenser, ce n’est pas exactement une start-up !

Alexandre Martinez
Détrompez-vous ! En termes de situation de projet, nous sommes dans le cas de figure de l’énoncé : pas de délai, pas de ressources internes et des besoins à terme très importants.

D’abord, qui est France 2023 ?
France 2023 est un Groupement d’Intérêt Public, qui porte sur ses épaules, donc, le succès de la prochaine Coupe du Monde de Rugby. Ce n’est pas une start-up mais quand nous nous rencontrons pour la première fois, France 2023, c’est peut-être une trentaine de personnes. Nous sommes alors en 2020. Tandis que France 2023, entre le 8 septembre et le 28 octobre 2023, comptera 350 collaborateurs.

En parallèle de cette montée en puissance des effectifs, qu’il faut gérer, il y a une montée en puissance des flux financiers, dépenses et recettes, qu’il convient de faire fonctionner et de comptabiliser en toute fiabilité.

Voilà tout notre cahier des charges, adressé par une entité engagée dans un compte à rebours, et qui en fait, pour faire simple, se compose de 3 structures juridiques.

• Le GIP France 2023, qui s’est vu attribuer la responsabilité de l’organisation de la Coupe du Monde et le droit de percevoir des revenus de sponsoring.
• Le GIE Rugby Hospitalités et Voyages, en charge de l’organisation logistique et habilité à percevoir les recettes afférant, billets pour les 48 matches et rémunération des services de voyage et d’hébergement à proximité des 9 stades.
• Le fonds de dotation ‘’Rugby au cœur’’, en charge de faire en sorte que cette grande fête du rugby profite aussi aux territoires qui abritent les matches, en tout cas aux associations qui œuvrent localement en faveur de l’éducation et de l’inclusion sociale.

Richard Fremder
Ah oui, France 2023, c’est encore plus compliqué qu’une start-up. Et avec un compte à rebours en plus ! Alors, justement, le temps, vous le gérez comment pour être prêts avec les bonnes réponses à chaque étape de la montée en puissance ?

Alexandre Martinez
Déjà, le temps, on le gère en équipe. C’est un match qui se gagne en pack, avec deux solutions de gestion taillées pour la compétition, un partenaire Sage capable de piloter la montée en pression et une petite équipe chez France 2023 qui sait parfaitement ce qu’elle veut.

Deux autres éléments sont nécessaires pour apprécier le contexte :

• France 2023 est créé pour l’occasion mais l’équipe dirigeante est rompue à l’organisation d’événements sportifs de haut niveau.
• Chaque test de fiabilité se fait en situation réelle puisque nous entrons à chaque étape dans une dimension supérieure. On ne remplace rien, on ajoute !

Un mot du système d’information mis en place, objet de la consultation. Vous l’avez compris, il fallait doter France 2023 d’un système d’information suffisamment agile pour accompagner une montée en puissance progressive et suffisamment robuste pour encaisser les chocs, par exemple lors de la mise en vente des billets ou au moment du recrutement des équipes d’accueil.

Richard Fremder
C’est donc Sage qui a été retenu…

Alexandre Martinez
Oui, pour les solutions.
Avec d’une part l’ERP Sage X3 et d’autre part la solution Sage 100 Paie & RH. Et aussi quelques applications compagnons, comme la gestion des congés et la gestion des notes de frais.
Pourquoi ce choix ? Je cite Benoît Molinier, le Directeur Financier de France 2023, qui dit à propos de l’ERP : « Nous avons choisi un outil complet, souple d’utilisation, capable de se déployer très vite et susceptible d’inter-opérer facilement avec les applications métier, en premier lieu l’application de billetterie ».

Et c’est Parthena Consultant, partenaire Sage du premier cercle, qui a été retenu pour régler le ballet de la montée en puissance. Les premiers ateliers ont commencé à l’été 2020. Pour une mise en production des solutions au mois de janvier 2021.

Côté paie, pour donner une idée de la souplesse qu’il a fallu dans la gestion du projet, sachez que France 2023 comptait une quarantaine de collaborateurs au moment où les ateliers ont commencé. Puis quatre-vingts, soit le double, six mois plus tard. Avec une progression continue au long des années 2021 et 2022. Et l’apothéose à l’été et à l’automne 2023 !

Richard Fremder
Quelles sont les bonnes pratiques pour mener à bien un tel projet, associant montée en puissance et compte à rebours ?

Alexandre Martinez
Un premier levier très important est la simplicité des solutions : simplicité de l’intégration, simplicité des paramétrages, avec un large spectre de fonctionnalités en standard, et simplicité de la prise en main. Quand on n’a pas trop de temps, il vaut mieux ne pas en perdre dans des efforts qu’il est possible d’éviter. Ce qui permet de disposer de la puissance nécessaire en bout de processus sans consommer de ressources inutilement en début de processus.

Avec un autre avantage, stratégique dans le cas de France 2023 : un haut degré d’automatisation, qui mobilise d’autant moins d’utilisateurs métiers. Par exemple, la solution RH prend en charge les contraintes de conformité, effectue les calculs et produit les documents réglementaires en grande autonomie. Pratique quand on préfère affecter les ressources à d’autres priorités.
Disons que l’avantage de nos solutions, c’est d’être nativement conçues pour les situations commandos !

Le commando, justement. Mettez une équipe réduite chez le client et une équipe réduite également côté partenaire. Et là, le secret, c’est de remplacer la quantité par l’expertise. Peu de personnes dans ce commando, mais des acteurs très expérimentés. Les consultants mis à disposition par Parthena Consultant, par exemple, rassemblaient quatre profils en équipe réduite : une expertise finances, une expertise achats/engagements, une expertise RH et une expertise technique.

Enfin, le troisième ingrédient du succès, c’est une conduite de projet adaptée au contexte. Un principe d’action que l’on peut résumer par ‘’aller à l’essentiel’’. On n’a pas toujours les réponses à toutes les questions mais on avance. Franchement, déployer en moins de 6 mois un ERP qui intègre un socle finances, un socle achats et une interface opérante avec l’application de billetterie, il y a lieu d’être satisfait, non ?

Richard Fremder
Quelle place reste-t-il aux demandes particulières, qui tiennent à cœur au client mais qui ne sont pas indispensables au bon fonctionnement du système d’information. On doit être tenté de ne pas y répondre au nom de l’efficacité, non ?

Alexandre Martinez
Eh bien non, justement. L’intérêt de ce retour d’expérience, c’est aussi de pouvoir vous dire que tous les engagements pris ont été tenus. Y compris ce que vous appelez les demandes particulières.
Un seul exemple : la personnalisation des documents de vente. C’était une demande de la part de France 2023 que de pouvoir utiliser des bons de commande personnalisés dans les échanges avec les fournisseurs internationaux. La promesse a été tenue !

De manière plus stratégique, nous avons aussi évidemment veillé à renforcer les aspects de sécurité dans un contexte international. Le projet a été mené tambour battant sans renoncer à rien. Alors même, au passage, que la pluralité des structures ajoutait à la difficulté de la tâche !

Un process pragmatique, une grande confiance, un engagement de tous les instants et des solutions souples : voilà le cocktail gagnant pour France 2023 !

Richard Fremder
Cocktail que nos auditeurs ont apprécié, j’en suis certain !

Merci Alexandre Martinez d’avoir contribué à cet épisode de CFO Radio.

Et à très bientôt pour un nouveau numéro de ce podcast dédié à la fonction finance.

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