La gestion électronique des documents (GED) d’entreprise est l’outil permettant d’intégrer, d’analyser, d’archiver puis de gérer, tout au long de leur cycle de vie, les documents indispensables au bon fonctionnement de l’organisation (factures, bons de commande, contrats, formulaires…).
Alors que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à entrer dans l’ère de la révolution digitale, la dématérialisation des documents constitue un véritable levier de performance pour une entreprise. La crise sanitaire, conduisant de nombreux collaborateurs à télétravailler, a prouvé, s’il en était besoin, l’intérêt de mettre en place des outils numériques efficaces et pertinents.
Désormais indispensable et écologiquement responsable, la mise en œuvre d’une GED d’entreprise implique donc d’étudier avec attention les besoins, les contraintes et les objectifs de son organisation. Pour bien choisir la solution adaptée.
La GED est l’outil idéal pour gérer ses documents
La première étape de la vie d’un document dématérialisé dans l’entreprise est son « acquisition » par la GED. L’outil intègre le document, l’analyse (LAD/RAD), intègre ses données au système d’information de l’entreprise et l’archive dans une « armoire numérique ». Dès lors, les collaborateurs habilités à le consulter pourront le retrouver sans difficulté.
Fini les documents perdus, dont la recherche vaine peut représenter jusqu’à 7 heures et demie du temps de travail d’un collaborateur chaque semaine ! Fini les tâches fastidieuses de saisie manuelle et l’impression en plusieurs exemplaires d’un même document, source de gaspillage de papier. Chaque document est désormais disponible, à jour et « tracé » grâce à un historique précis de chacune des interventions dont il a fait l’objet.
Cette disponibilité et cette traçabilité sont les marques de fabrique d’une GED d’entreprise efficace. Résultat : un workflow performant, où le rôle de chacun est clairement identifié, avec la possibilité pour le manager de visualiser en temps réel les points de blocage. Les données circulent avec fluidité et les validations s’enchaînent sans perte de temps. Interfacée avec les logiciels métiers, la GED d’entreprise s’intègre pleinement dans le système d’information de l’entreprise.
De plus en plus fréquemment, l’outil de GED est hébergé dans le Cloud, ce qui permet de bénéficier des mises à jour en temps réel et facilité son utilisation par les collaborateurs hors site, dans le respect des protocoles de sécurité.
Une GED d’entreprise performante se traduit par des gains de productivité immédiats, d’autant que l’outil est ergonomique et intuitif, aisé à prendre en main pour les collaborateurs. Elle entraîne une forte réduction des coûts de gestion de documents et vous permet de réduire la surface de vos locaux dédiés au stockage des archives.
Le respect d’une forte exigence de sécurité et de transparence
Le fait de ne travailler que sur des documents dématérialisés n’est pas synonyme de moindre sécurité, bien au contraire. Une GED d’entreprise avancée utilise des technologies de cryptographie protégeant vos données de tentatives de vol. Il est en capacité d’authentifier les documents entrants et de garantir l’intégrité des documents pendant toute leur durée de vie. Il vous permet également d’émettre des documents porteurs d’une signature électronique. La traçabilité et la sécurité des documents sont garantis par l’utilisation de la technologie Blockchain.
L’accès aux documents n’est ouvert qu’aux collaborateurs dûment accrédités : il est possible de paramétrer les droits d’accès en fonction du niveau de confidentialité souhaité.
La GED d’entreprise intègre enfin les contraintes liées à la réglementation en vigueur, permettant d’éditer des documents conformes aux standards, d’émettre ou de recevoir des accusés de réception, de supprimer les erreurs de saisie. Le niveau élevé de réactivité qu’elle permet contribue enfin à mieux maîtriser les délais de paiement et donc à limiter les litiges avec les fournisseurs et les clients. Autant de raisons qui expliquent qu’à ce jour, 55 % des entreprises françaises ont adopté la GED pour tout ou partie de la gestion de leurs documents².
En conclusion, la GED d’entreprise permet de développer des méthodes de travail collaboratives, sources de compétitivité et de performance accrues pour l’entreprise. Créatrice de valeur, elle contribue à une baisse des coûts de fonctionnement et réduit l’impact environnemental de l’activité. Les fonctionnalités qu’elle propose – traçabilité, souplesse, fluidité, transparence… – sont associées à un haut niveau de sécurité. L’efficacité de l’outil sera d’autant plus forte qu’il sera interfacé avec les logiciels métiers et impliquera l’ensemble des directions métiers.
Gestion électronique des documents d’entreprise
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