La tenue de la comptabilité de l’entreprise demande une rigueur sans faille ainsi que la tenue de documents obligatoires.
Définition du livre de comptabilité
Un livre de comptabilité est un registre dans lequel sont consignés tous les mouvements financiers de l’entreprise par ordre chronologique. À chacun d’eux, est associé un compte selon le PCG (plan comptable général). Le Code du commerce définit les livres obligatoires pour la gestion financière de l’entreprise :
- le livre journal,
- le livre d’inventaire (avant 2016),
- le grand livre.
Grâce à ces registres, il est possible de consulter l’ensemble des opérations réalisées par l’entreprise. Les livres de comptabilité permettent l’édition des états, des rapports, et figurent en tant que référence en cas de contrôle. À chaque ligne se rapporte une pièce justificative. La génération du bilan de la société à l’issue de son exercice fiscal et de son compte de résultat sont permis grâce aux données issues des livres comptables.
Le grand livre
Le grand livre concerne les entreprises ainsi que les micro-entrepreneurs qui doivent disposer d’un livre de recettes et dépenses à jour. Le grand livre apporte une synthèse complète de tous les comptes de la société.
Le livre d’inventaire
Le livre d’inventaire permet le recensement de l’actif et du passif de façon exhaustive. À partir du 1er janvier 2016, les entreprises n’ont plus eu l’obligation de tenir ce livre de comptabilité.
Le livre journal
Tout mouvement qui impacte le patrimoine de l’entreprise est inscrit dans le livre journal. Il comporte l’ensemble des références pour identifier les opérations financières ainsi que les pièces justificatives dont elles dépendent.
Rôle du livre de comptabilité
Les livres de comptabilité permettent de structurer les données financières relatives à l’entreprise pour l’enregistrement de chaque mouvement dans des comptes. Toute entreprise française est soumise aux règles de la comptabilité du PCG, permettant ainsi d’apporter une méthodologie stricte, tout en normalisant le suivi des finances. La comptabilité et ses règles parfois vues comme étant une contrainte, tiens également d’outils de pilotage de la stratégie d’une entreprise. En effet, l’édition des états et rapports permet la consultation et le contrôle des mouvements pour une gestion optimale.
L’entreprise dispose à minima des livres obligatoires. Ils peuvent être accompagnés de livres auxiliaires, selon les méthodes choisies pour l’organisation des comptes de la société. L’ensemble des livres, présenté sous la forme d’un registre ou dématérialisé, est conservé pour une durée d’au moins 10 ans.
Vos obligations relatives aux livres de comptabilité
De façon traditionnelle, les livres de comptabilité se présentent avec une simple colonne, ou une double-colonne. Dans le modèle de double-colonne, les crédits doivent être égaux aux débits.
Quel que soit le modèle choisi, les livres comptables doivent présenter des écritures qui respectent strictement les normes du PCG. Aucune rature n’est admise pour ne susciter aucune ambiguïté lors d’une consultation ou d’un contrôle.
De nos jours, les logiciels de comptabilité permettent la dématérialisation des grands livres. Ces versions numérisées sont générées automatiquement, autorisant ainsi de façon facile et rapide les éditions des écritures en cas d’erreur. Les obligations de conservation des livres comptables demandent la plus grande attention de la part des entrepreneurs en termes de cybersécurité.
