Le retard de paiement est une durée anormalement longue, non prévue par le contrat, voire une absence totale de règlement des prestations. Les causes de ce retard peuvent être multiples :
- l’oubli ;
- la non-réception ou la perte de la facture ;
- des difficultés de trésorerie ;
- un litige sur la prestation ;
- des process de règlement longs ou complexes – situation rencontrée dans les grands groupes ;
- la mauvaise foi…
Quelle que soit la raison du retard de paiement, il importe de ne jamais laisser passer. Les fournisseurs sont parfois également fautifs car ils « omettent » de relancer, souvent par manque de suivi de leurs factures.
Ou alors ils « n’osent pas » relancer, par crainte de dégrader la relation commerciale. Il convient de rappeler que les devis signés et les contrats engagent et sont faits pour être respectés.
La loi de modernisation de l’économie (LME) de 208 définit les règles avec précision :
- Le délai de paiement par défaut est de 30 jours à réception de la facture;
- Il peut être porté, dans le contrat, à 60 jours ou 45 jours fin de mois. Il s’agit là du délai maximum possible.
Des délais spécifiques sont prévus par les textes dans certains secteurs d’activité comme la restauration, les activités saisonnières ou la logistique.
Que faire en cas de facture impayée ?
Face à un client qui tarde à régler une facture, un fournisseur pourra déployer toute une palette de mesures graduées, allant du simple rappel amiable à l’action en justice.
La première mesure consiste à adresser un courrier de relance. Ce premier courrier doit être envoyé rapidement après l’extinction du délai légal. Ce courrier amiable vise à vérifier que la facture a bien été reçue. Un deuxième rappel pourra être adressé quelques jours plus tard. Sans réaction rapide, il faudra envoyer un courrier recommandé.
La loi prévoit des pénalités de retard, calculées en principe selon la formule suivante : taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet + 10.
À ces pénalités s’ajoute une indemnité pour frais de recouvrement. Ce dispositif entre en vigueur de manière automatique.
Les étapes suivantes relèvent de l’action judiciaire. Un courrier de mise en demeure indique votre intention d’en passer par la justice : elle constitue en quelque sorte l’ultime avertissement. La procédure de recouvrement pourra s’enclencher ensuite, sous la forme :
- d’une ordonnance d’injonction de payer ;
- d’un référé-provision ;
- ou d’une assignation en paiement.
Cette procédure passe par le juge du tribunal de commerce, dans le cas d’un litige entre professionnels, ou du tribunal judiciaire en cas de différend avec un particulier. Le créancier, qui peut être représenté par un avocat, doit remplir un dossier et le déposer au greffe.
Une procédure simplifiée, via un commissaire de justice, peut être déclenchée pour les sommes inférieures à 5 000 euros.
Pour tous les courriers que vous seriez amenés à rédiger, il existe des modèles à télécharger sur internet, n’hésitez pas à recourir à ces solutions simples.
Comment se prémunir des factures impayées ?
L’entreprise peut déployer plusieurs mesures :
- Renseignez-vous sur tout nouveau client en consultant Internet ou tout simplement son réseau ; les mauvais payeurs ayant souvent mauvaise presse.
- Demandez un acompte à chacun de vos clients. Cela vous aidera à maintenir une trésorerie saine, à financer les frais éventuels nécessaires à la réalisation de la prestation (achat de matières premières, frais de déplacement…) et contribuera également à fidéliser votre client qui ne sera pas tenté de changer de prestataire en cours de route.
- Effectuez un suivi rigoureux de vos factures. Le déploiement d’un logiciel de gestion, par exemple dans le cadre de la mise en place de la facturation électronique, vous y aidera. Ne soyez pas fautifs en « oubliant » de suivre et de relancer, et n’oubliez pas qu’il existe une prescription de deux ans (pour un client particulier) ou cinq ans (pour un client professionnel) sur toute facture émise. Conservez tous les documents nécessaires pour justifier, le cas échéant, de la relation commerciale : devis signés, bon de commande, bon de livraison, et bien entendu facture…
Vous pouvez également souscrire une assurance-crédit pour vous prémunir du risque d’impayé ou recourir à l’affacturage pour couvrir vos dépenses le temps d’être réglé.
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