La facture acquittée consiste à indiquer par écrit, au fournisseur ou au client, que la somme facturée a été réglée. Elle n’est pas obligatoire. La facture acquittée présente toutefois un grand intérêt quand on pratique la comptabilité de trésorerie. Et surtout, quand on est client, lorsqu’il s’agit de prouver que l’on a bien réglé son dû, en cas de litige avec un fournisseur.
La facture acquittée, c’est tout bête et cela peut s’avérer bien utile. Explications.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
C’est une facture sur laquelle figure la mention « acquittée ». Elle constitue la preuve que le règlement a bien été effectué intégralement par le client. Il n’est pas obligatoire d’apposer cette mention sur une facture une fois qu’elle est réglée, mais c’est conseillé en cas de litige. Si vous tenez une comptabilité de trésorerie (basée sur les flux de trésorerie), il vous est vivement conseillé de pratiquer le système de la facture acquittée.
Pour le fournisseur
Le fournisseur peut, dès qu’il a encaissé le montant figurant sur la facture qu’il a émise, apposer la mention « acquittée » sur celle-ci. La justification de cette mention, c’est son compte bancaire professionnel, sur lequel figure le versement de la somme due. Le fournisseur peut adresser cette facture acquittée à son client pour lui signifier qu’il a bien reçu le paiement, mais cette démarche n’est pas obligatoire.
Pour le client
Le client peut, une fois effectué le règlement, apposer la mention « acquittée » sur la facture reçue. Il peut l’adresser cette à son fournisseur, en joignant également copie de son relevé bancaire sur lequel apparaît le virement de la somme due.
Dans le cadre d’un marché public
Le comptable public qui agit au nom et dans l’intérêt du pouvoir adjudicateur vise le relevé de mandat qui accompagne la facture émise par le titulaire du marché. En signant ce document, il mentionne la date de paiement de la facture.
Quelles mentions sur une facture acquittée ?
Pour qu’une facture acquittée soit valable, elle doit comporter les éléments suivants :
- la mention « acquittée »
- la date et le mode de règlement (virement, carte bancaire, chèque…)
- éventuellement la référence du règlement
- la signature du fournisseur.
À quoi sert une facture acquittée ?
Son objectif principal est de limiter les risques de litige entre client et fournisseur. elle permet de justifier facilement l’extinction de la dette pour les deux parties. À défaut de quoi le fournisseur pourra s’engager dans une procédure de recouvrement.
L’enjeu est également d’ordre comptable : la mention « acquittée » permet de visualiser simplement les factures réglées et celles qui doivent encore l’être. Enfin, dans certains secteurs d’activité comme le bâtiment et les travaux publics, c’est une pratique courante, les chantiers faisant généralement l’objet de plusieurs factures partielles.
Pour faciliter la justification du paiement d’une facture par son relevé bancaire, il est donc grandement préférable de privilégier le virement bancaire ou le paiement par carte et de proscrire le règlement en espèces.
Quelles sont les autres solutions ?
L’article 1353 du Code civil stipule que celui qui exige la réalisation d’une obligation conventionnelle doit préalablement prouver son existence, tout comme celui qui affirme s’en être libéré. Le client doit donc être en mesure de prouver qu’il a effectivement réglé sa dette. En matière commerciale, cette preuve peut être apportée par au moins trois solutions :
- une facture acquittée
- le relevé bancaire sur lequel apparaissent clairement les virements effectués au bénéfice du fournisseur
- une attestation d’un commissaire aux comptes ou d’un expert-comptable.
La facture acquittée constitue donc probablement le moyen le plus simple de prouver sa bonne foi.
L’utilisation d’un logiciel de facturation, vous permettra d’automatiser l’émission de vos factures, la relance des paiements et la gestion de votre trésorerie.
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