L’encours client est une donnée importante à surveiller pour assurer la santé financière des entreprises. Une gestion optimisée des encours clients permet non seulement d’éviter les tensions de trésorerie, mais aussi de prévenir les impayés.
- Encours client : définition
- Comment le calculer ?
- Comment diminuer l’encours client ?
- Comment maîtriser ses encours clients ?
- Les avantages de la facture électronique
Qu’est-ce qu’un encours client ?
L’encours client est le montant total des créances que vos clients doivent régler à une date donnée. Il comprend les factures non réglées pour des produits ou services déjà livrés. Cette notion est particulièrement importante dans les entreprises B2B où les paiements différés sont fréquents.
En pratique, l’encours client représente un actif pour l’entreprise, car il s’agit d’argent dû.
Cependant, cet actif peut aussi devenir un risque financier si les paiements ne sont pas effectués dans les délais. C’est pourquoi une gestion proactive de l’encours client est essentielle pour maintenir une trésorerie saine et éviter les interruptions dans l’activité.
Encours client vs encours fournisseur : quelle différence ?
L’encours fournisseur est le montant que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou services reçus mais pas encore réglés.
L’équilibre entre les encours clients et les encours fournisseurs est important pour éviter des problèmes de trésorerie. Si vos encours fournisseurs sont élevés alors que vos encours clients ne sont pas encaissés rapidement, cela peut générer des tensions financières.
Comment calculer les encours clients ?
Son calcul repose sur la formule suivante :
Encours client = (factures émises + factures échues + factures non échues) – (avances + acomptes)
Le calculer permet de déterminer le montant réellement récupérable. De plus, cela vous aide à identifier rapidement les anomalies, comme des créances impayées depuis trop longtemps. L’utilisation de logiciel comptable facilite ce suivi et garantit une meilleure visibilité sur les paiements en cours.
En analysant l’évolution des encours clients dans le temps, vous pouvez ajuster votre politique commerciale et vos conditions de paiement pour éviter les dérives.
Comment les diminuer ?
1. Négociez des délais de paiement plus courts lors de la signature de contrats. Cela réduit le délai d’encaissement et améliore vos flux de trésorerie.
2. Privilégiez les paiements anticipés à l’aide de remises commerciales ou de conditions préférentielles.
3. Optez pour l’affacturage : en cédant vos créances à une société d’affacturage, vous recevez immédiatement une avance, ce qui améliore votre trésorerie.
4. Renforcez la sélection des clients en évaluant systématiquement leur solvabilité avant d’accorder des conditions de paiement.
Comment maîtriser ses encours clients ?
Effectuer un suivi régulier et efficace
Le suivi des encours doit être un processus continu. Mettez en place un système permettant de suivre l’état de chaque facture en temps réel, ainsi que l’historique de paiement de chaque client. Les rappels automatiques avant l’échéance des paiements sont également efficaces pour éviter les retards. Si un retard est constaté, n’attendez pas pour relancer le client. Une communication proactive renforce la relation de confiance tout en réduisant les risques d’impayés.
Définir votre procédure de recouvrement
Une procédure de recouvrement claire est indispensable pour gérer les cas d’impayés. Commencez par des relances amiables, comme des appels téléphoniques ou des courriers.
Si cela ne suffit pas, passez à des relances plus formelles, voire une mise en demeure. En cas de litige persistant, faites appel à une société de recouvrement ou engagez une procédure judiciaire. Il est important de bien encadrer ces étapes dans votre processus interne.
Mettre à jour les conditions générales de vente de votre entreprise
Vos conditions générales de vente (CGV) sont un levier essentiel pour maîtriser vos encours clients. Assurez-vous qu’elles précisent clairement :
- les délais de paiement
- les pénalités en cas de retard
- les garanties éventuelles.
Ces éléments permettent de limiter les ambiguïtés et de sécuriser vos transactions. Pensez également à actualiser vos CGV en fonction des évolutions réglementaires et des pratiques de votre secteur d’activité.
Faire gérer votre encours client en externe
Si la gestion des encours clients devient trop complexe ou chronophage, vous pouvez externaliser cette tâche. Des entreprises spécialisées proposent des services de suivi, de relance et même de recouvrement. Cette solution permet de bénéficier d’une expertise professionnelle tout en libérant du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Les avantages de la facture électronique
La facture électronique est un outil précieux pour optimiser la gestion des encours clients. Elle facilite la traçabilité des paiements grâce à l’automatisation des processus, réduit les erreurs de saisie et accélère les délais de règlement. De plus, elle contribue à une meilleure relation client en offrant transparence et praticité.
Enfin, son adoption permet également de renforcer la conformité et de réaliser des économies sur les coûts de gestion administrative.
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