Ayant succédé à la déclaration unique d’embauche (DUE), la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire permettant à un employeur d’informer de son intention de recruter un salarié. Cette déclaration – qui doit obligatoirement être effectuée avant le recrutement effectif – permet également de s’acquitter d’autres formalités obligatoires à l’embauche (demande d’examen médical, immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, etc.). Explications.
Qu’est-ce qu’une DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche, plus couramment appelée DPAE, est une procédure obligatoire permettant à un employeur de déclarer un salarié qu’il a l’intention d’embaucher.
Selon la situation de l’entreprise et du futur salarié, cette procédure peut d’ailleurs permettre d’accomplir plusieurs formalités obligatoires en une seule démarche :
- la déclaration de première embauche du salarié au sein de l’entreprise ;
- s’il s’agit du premier salarié embauché, l’immatriculation de l’entreprise au régime de la Sécurité sociale et de l’assurance chômage ;
- l’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’Assurance maladie (s’il dépend d’un autre régime) ;
- l’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
- la demande de réalisation de la visite médicale obligatoire du salarié.
Quelles entreprises sont concernées par la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche concerne toutes les entreprises recrutant un salarié. Elle doit être effectuée dans les 8 jours précédant le recrutement d’un salarié et obligatoirement avant l’embauche officielle.
En revanche, les TPE, PME, associations et fondations employeurs peuvent être exemptés de DPAE. Dans ce cas, ces structures doivent déclarer l’embauche via l’un des titres de paiement simplifiés suivant :
- le titre emploi-service entreprise (Tese) ;
- le titre emploi forains (TEF) ;
- le titre emploi simplifié agricole (TESA), mais uniquement pour un CDD agricole de moins de 3 mois ;
- le chèque emploi associatif (CEA) ;
- ou le guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
Bon à savoir : en lieu et place de la DPAE, un particulier peut déclarer l’embauche d’un salarié à domicile grâce au Cesu (Chèque emploi service universel).
Qui est le destinataire de la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche est envoyée à l’organisme en charge du recouvrement des cotisations, et ce, en fonction du régime dont dépend l’entreprise. Il s’agit :
- de l’URSSAF pour le régime général (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) ;
- de la MSA pour le régime agricole (Mutualité sociale agricole).
Comment réaliser une déclaration préalable à l’embauche ?
La déclaration préalable à l’embauche peut tout d’abord être réalisée par voie électronique, notamment via le compte de l’entreprise sur le site de l’URSSAF ou de la MSA. Vous pouvez également utiliser le service DPAE de Net Entreprise afin de déclarer l’embauche d’un salarié. Votre déclaration pourra être réalisée :
- par saisie d’un formulaire en ligne ;
- par dépôt d’un fichier structuré provenant du logiciel de paie de l’entreprise.
Bien que la déclaration en ligne soit recommandée, les employeurs peuvent également réaliser une DPAE au format papier en remplissant le Cerfa 14738*01 et en l’adressant par courrier ou par fax à l’URSSAF ou à la MSA. La déclaration devra comprendre un certain nombre de mentions obligatoires, dont :
- la dénomination sociale de l’entreprise ;
- le numéro de SIRET et le code APE (ou NAF) de l’entreprise ;
- les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend ;
- l’identité du futur salarié (nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, etc.) ;
- les caractéristiques de l’embauche (date prévue, type de contrat, etc.).
À noter : la DPAE doit obligatoirement être réalisée par voie électronique si l’entreprise a effectué plus de 50 déclarations d’intention d’embauche lors de l’année civile précédente.
Comment annuler une déclaration préalable à l’embauche ?
La DPAE est uniquement une déclaration d’intention d’embaucher : elle n’oblige pas l’entreprise à réaliser effectivement le recrutement d’un salarié, notamment si ce dernier se désiste ou si l’employeur change d’avis. Par conséquent, il n’est pas obligatoire d’annuler une DPAE si l’embauche n’a pas lieu. En revanche, l’inverse n’est pas vrai : il est impératif de déclarer une embauche véritable, sous peine de sanctions.
Malgré tout, il peut parfois être judicieux d’annuler une DPAE auprès de l’URSSAF ou de la MSA. C’est le cas notamment s’il s’agissait de la toute première embauche d’un salarié au sein de l’entreprise afin d’interrompre l’ouverture d’un compte employeur. Pour cela, il suffit à l’employeur de contacter l’URSSAF ou la MSA, par téléphone ou par message privé via son espace personnel par exemple.
CDD, stagiaire ou bénévole : faut-il faire une DPAE ?
La DPAE doit être réalisée lors de l’embauche d’un salarié en CDD. En revanche, vous n’avez pas besoin de réaliser une nouvelle déclaration préalable à l’embauche si un CDD est renouvelé puisque le renouvellement de contrat ne s’apparente pas à une nouvelle embauche. La première DPAE reste ainsi valable pour les contrats suivants, à condition que ces derniers se suivent sans interruption.
N’ayant pas la qualité de salarié, les stagiaires n’ont, pour leur part, pas besoin de faire l’objet d’une DPAE. L’employeur a néanmoins l’obligation d’effectuer certaines démarches :
- conclure une convention de stage avec l’étudiant et son établissement d’enseignement ;
- indiquer la présence de stagiaires au sein du registre unique du personnel.
Les bénévoles, volontaires et participants au service civique ne sont pas non plus considérés comme des salariés. L’employeur n’a donc pas besoin de réaliser une DPAE, bien qu’il puisse malgré tout avoir certaines obligations vis-à-vis d’eux (déclaration des cotisations dans le cas d’un volontaire par exemple).
Embauche d’un salarié : quelles sont les autres obligations de l’employeur ?
Une fois la déclaration réalisée, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception envoyé par l’URSSAF ou la MSA. Cette formalité est toutefois considérée comme respectée si :
- le salarié dispose d’un contrat de travail écrit ;
- et que ce contrat fait apparaître le nom de l’organisme destinataire de la DPAE.
En complément de la déclaration préalable à l’embauche, l’entreprise peut être contrainte d’envoyer une déclaration préalable des personnes recrutées à l’inspection du travail. C’est le cas si :
- l’entreprise n’a réalisé aucune embauche au cours des 6 derniers mois ;
- certaines informations de l’entreprise ont été modifiées (déménagement, changement d’exploitant, etc.).
Quelles sanctions en l’absence de DPAE ?
Si l’entreprise embauche un salarié mais n’effectue pas de DPAE, elle peut être sanctionnée de différentes manières :
- le paiement des arriérés de cotisations de Sécurité sociale ;
- le paiement d’une pénalité de 1 095 € par salarié non déclaré ;
- des poursuites pénales si l’absence de DPAE est intentionnelle.
À noter : si l’absence de DPAE résulte de la volonté manifeste de l’employeur de dissimuler un emploi salarié, il s’expose au maximum à une amende de 225 000 € et à un placement sous surveillance judiciaire (dans le cas d’une personne morale).
