Gérer sa paie et ses RH en ligne : pourquoi les PME ont tout à y gagner

D’une importance stratégique pour les PME, la gestion de la paie et des RH peut vite se révéler fastidieuse et chronophage. Opter pour un logiciel de paie et de gestion des RH, accessible à tout moment depuis n’importe quel support, facilite grandement l’édition, le suivi et la mise en conformité de votre paie comme votre gestion des entretiens individuels, des congés et des absences ! Ainsi, elle libère du temps précieux pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Nous vous expliquons comment :

• Vous libérer des tâches les plus fastidieuses
• Automatiser la gestion de la paie et de vos RH pour gagner en productivité
• Garder la main sur toutes les données
• Sécuriser vos données et vos processus
• Assurer la conformité de la paie et des RH quoiqu’il arrive
• Devenir proactif sur les fonctions paie et RH
• Optimiser votre gestion des entretiens individuel

Libérez-vous des tâches les plus fastidieuses

En tant que gestionnaire de paie, l’édition et la gestion des bulletins de salaire peuvent vous demander énormément de temps et vous détourner des tâches à plus forte valeur ajoutée (formalités d’embauche, missions de ressources humaines, etc.). En migrant ce poste dans le Cloud, vous simplifiez la gestion de la paie et pouvez ainsi consacrer davantage de temps et d’énergie à des tâches pour lesquelles votre expertise est indispensable. Pour cela, les outils en ligne vous permettent :

• d’accéder à l’ensemble de vos tableaux de bord et applicatifs métiers depuis n’importe où et à tout moment ;
• d’automatiser l’intégration des données et d’offrir la possibilité aux collaborateurs de renseigner eux-mêmes certains changements les concernant ;
• de centraliser tous les documents relatifs à la paie au sein d’un outil unique (fiches de paie, arrêts de travail, soldes de tout compte, etc.) ;
• de poser, de valider ou de visualiser le solde des congés, RTT et autres jours de récup’ de n’importe où et via mobile.

Automatisez la gestion de la paie et de vos RH pour gagner en productivité

En plus de faciliter la gestion de la paie et des RH, les solutions Cloud automatisent de nombreuses tâches fastidieuses – avec des gains de valeur ajoutée indéniables. En effet, l’outil se charge à votre place de :

• reporter les informations récurrentes des bulletins de paie et des déclarations ;
• paramétrer automatiquement les conventions collectives utilisées dans les documents sociaux ;
• mettre à jour les taux en vigueur afin de garantir la conformité du calcul des taxes ;
• de simplifier le règlement des cotisations dues par l’entreprise auprès des organismes sociaux.

Gardez la main sur toutes les données

La gestion de la paie et des RH se place en enjeu stratégique dans une entreprise, et notamment pour son impact sur le climat social. C’est pour cette raison qu’il est essentiel que vous conserviez un contrôle absolu des informations renseignées, ne serait-ce que pour éviter toute erreur. À cette fin, vous pouvez – une nouvelle fois – compter sur les fonctionnalités avancées des outils en ligne :

• l’analyse automatique des informations de paie renseignées ;
• l’envoi d’une alerte en cas d’incohérence détectée par des outils de Business Intelligence ;
• la possibilité de modifier manuellement les renseignements.

Les outils RH quant à eux, réduisent considérablement le risque d’erreur dans les plannings et les bulletins de salaire.

Sécurisez vos données et vos processus

Garantir l’intégrité des comptes bancaires et la confidentialité des salaires est une responsabilité majeure pour l’employeur. Les outils de gestion de la paie et des RH vous aident à répondre au double défi de la cybersécurité et de la gestion des rémunérations :

• les flux d’information et les mots de passe sont cryptés ;
• les données personnelles et les données de paie passives sont chiffrées ;
• la protection des solutions cloud fait l’objet d’audits de sécurité réguliers et bénéficie de plans de correction
• vos données sont hébergées sur les serveurs Microsoft Azure : garantie d’une stricte conformité aux normes françaises, drastiques en matière de stockage et de traitement des données.

Assurez la conformité de la paie et des RH quoiqu’il arrive

Évolutions réglementaires, modification de la convention collective, spécificités de tel ou tel salarié, important volume de saisies… de nombreux facteurs peuvent être à l’origine d’une erreur dans la gestion de la paie. Heureusement, vous pouvez compter sur les outils en ligne pour vous épauler et vous garantir la conformité du poste, et ce, grâce à plusieurs fonctions spécifiques :

• la mise à jour automatique de l’outil au regard des évolutions réglementaires ;
• la centralisation de toutes les données depuis une seule interface ;
• l’assistance dans l’utilisation de la solution Cloud par des experts aux compétences variées (informatique, juridique, etc.) ;
• l’utilisation collaborative de l’outil, vous permettant de vous concentrer sur le contrôle des informations.

Devenez proactif sur les fonctions paie et RH

En tant que gestionnaire paie et/ou RH, il est important que vous participiez à l’optimisation continue du poste, et ce, dans l’intérêt des salariés comme de l’entreprise. Plus que de simples assistants, les outils de gestion de la paie et des RH en ligne vous donnent les moyens d’anticiper les évolutions futures et d’être force de proposition. À titre d’exemple, les solutions Cloud vous donnent la possibilité :

• d’anticiper les changements de mode d’organisation, en vous permettant de travailler à distance ;
• de perfectionner la fonction paie, en mutualisant les informations avec la comptabilité par exemple ;
• de préparer les futures évolutions réglementaires ou technologiques grâce à l’optimisation proactive de l’outil par le fournisseur.

Optimisez votre gestion des entretiens individuels

Faites gagner du temps aux managers. Dispensez-les de manipuler de multiples fichiers nominatifs sur tableau ou des formulaires papiers. Qu’il s’agisse d’entretiens en présentiel ou à distance, utilisez des questionnaires en ligne paramétrables, interfaçables avec les autres processus de gestion RH impliqués (formation, gestion carrières etc.)
En aval, les managers sont en mesure de suivre en un coup d’œil l’état d’avancement des campagnes annuelles. Les collaborateurs, quant à eux, pourront accéder à leurs derniers comptes-rendus d’évaluation.
D’une part vous fluidifiez les processus, et de l’autre, vous professionnalisez vos démarches RH !

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Article initialement publié le 08/09/2021. Dernière mise à jour le 14/12/2021.