Déjà source d’erreurs et de fraudes, la gestion des notes de frais pourrait se complexifier encore davantage en 2022, notamment face à la généralisation du télétravail. Dans ce contexte, un levier se révèle indispensable pour affronter les défis qui vous attendent : la dématérialisation.
1. Une réglementation source de confusions
En 2022, aucune grande nouveauté réglementaire encadrant les frais professionnels n’est attendue. Malgré tout, le cadre actuel – de par sa complexité – constitue une difficulté tenace pour les entreprises. Il faut dire que de nombreuses règles sont à assimiler et à appliquer :
- l’employeur peut opter pour le remboursement au forfait ou le remboursement au réel, notamment selon la nature des frais professionnels, obligeant la comptabilité à jongler entre plusieurs obligations fiscales ;
- le remboursement des frais peut être obligatoire ou facultatif : abonnement aux transports publics, usage du véhicule personnel, repas… autant de frais dont les règles de prise en charge divergent, pouvant occasionner des tensions à l’interne ;
- au quotidien, l’entreprise fait face à une importante disparité de frais présentés par les salariés : les frais de restauration, de déplacement ou encore d’hébergement disposent chacun de leur propre cadre réglementaire qui, en outre, est susceptible d’évoluer.
2. Un poste chronophage et confronté aux erreurs
En raison de cette réglementation complexe et potentiellement mouvante, le risque de confusion et d’erreurs est loin d’être anodin pour l’entreprise. Celles-ci peuvent d’ailleurs avoir de nombreuses origines :
- un justificatif de frais égaré par le collaborateur ou la comptabilité ;
- un justificatif incomplet, celui-ci devant présenter un certain nombre de mentions obligatoires ;
- une demande de prise en charge pour des dépenses non remboursées ;
- le dépassement des plafonds de remboursement, pouvant empêcher l’entreprise de bénéficier d’une exonération sociale sur la prise en charge des frais.
Des approximations qui, d’ailleurs, peuvent avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise : perte de temps, allongement des délais de remboursement, incompréhension des collaborateurs ou même redressement fiscal.
20 minutes par mois
C’est le temps moyen qu’il faut à un salarié pour gérer et suivre ses frais professionnels au format papier ou via Excel¹.
3. Un coût important pour l’entreprise
Au-delà de la simple erreur humaine, l’employeur est également confronté à un autre défi de taille : les fraudes aux frais professionnels. En plus d’être variées (comptabilisation des dépenses personnelles, frais arrondis, etc.), ces « tricheries » sont difficiles à identifier car elles peuvent avoir diverses causes :
- des règles de prise en charge non assimilées par les salariés, notamment en raison d’un manque de pédagogie de l’employeur ;
- une volonté délibérée de frauder, le collaborateur pouvant estimer que cela ne porte pas préjudice à l’entreprise ;
- un sentiment d’impunité, principalement si le contrôle assuré par la comptabilité est perfectible ou inexistant.
Outre le climat délétère qu’elle peut instaurer à l’interne, cette situation a généralement un coût très élevé pour l’employeur : 13 709 € par an en moyenne pour une entreprise de 250 personnes².
4. Une tâche plus complexe à l’heure du télétravail
Depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail n’a cessé de s’intensifier. Anecdotique par le passé, ce mode d’organisation concerne désormais 1 salarié sur 4 et pourrait d’ailleurs poursuivre son essor à court terme³. S’il permet d’optimiser plusieurs pans de l’activité, tout en protégeant mieux la santé des collaborateurs, le distanciel complexifie pourtant encore plus la gestion des notes de frais :
- davantage de frais professionnels à rembourser : matériel de bureau, mobilier, factures énergétiques, etc. ;
- un traitement plus long, notamment en raison des difficultés à fournir les justificatifs à distance ;
- un risque d’erreurs plus important, principalement à cause d’une difficulté à échanger avec la comptabilité ;
- un sentiment d’impunité renforcé, pouvant amener les salariés à frauder plus qu’à l’accoutumée.
La dématérialisation pour relever les enjeux des notes de frais
Bien qu’ils puissent constituer une menace pour le bon fonctionnement de l’entreprise, ces défis peuvent aussi être perçus comme une opportunité de faire évoluer la gestion des notes de frais. Pour y parvenir, la dématérialisation du poste s’affirme comme un levier incontournable, d’autant plus qu’elle permet d’optimiser plusieurs facettes de l’activité :
- le pilotage managérial ;
- la gestion comptable ;
- la prise de décisions.
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¹Notes de frais : dissection des pratiques de 1300 entreprises – Paccioli – 2020
²Fraude à la note de frais : pourquoi elle se produit et comment l’éviter – SAP Concur – 2021
³Rapport d’information fait au nom de la délégation sénatoriale à la prospective (1) sur : « 8 questions sur l’avenir du télétravail, vers une révolution du travail à distance ? » – Sénat – 2021
