5 fonctions comptables à digitaliser d’urgence

Particulièrement sensibles et chronophages, certaines fonctions comptables peuvent aisément être digitalisées, pour un retour sur investissement maximal. Par où commencer ? Voici nos priorités.

1. Réduire le circuit de paiement des fournisseurs grâce à la digitalisation des fonctions comptables

Le retard moyen de paiement en 2021 est de 15 jours, contre 13 jours en 2020, selon la 11^ème édition du baromètre Arc / Ifop. Parmi les raisons données, 22 % invoquent un processus de validation des factures en interne trop long. Dans les entreprises qui réalisent encore totalement ou partiellement leur facturation au format papier, les retards de paiement et les frais qui y sont liés sont fréquents, malgré la bonne volonté du service comptable. La dématérialisation des factures permet aujourd’hui de réduire considérablement ces délais, automatisant les saisies et les rapprochements. Les algorithmes de recoupement, quant à eux, permettent de certifier les informations. Le paiement est lui aussi facilité, qu’il soit par carte bancaire, virement ou prélèvement, via une procédure simplifiée. Rationalisé, le circuit est notablement réduit et plus clair : les dates de règlement fournisseur sont optimisées et la visibilité sur les paiements est améliorée.

2. Automatiser le recouvrement des factures

30 % des factures impayées 90 jours après leur échéance ne sont jamais soldées selon une étude menée par Atradius. Ainsi, plus tôt vous relancez un client retardataire, plus vous avez de chances d’obtenir un paiement. Des solutions innovantes peuvent vous aider dans cette tâche fastidieuse si vous avez choisi de la garder en interne. Certains logiciels permettent en effet de générer des listes de clients à relancer, voire d’initier automatiquement des relances par mail selon des scénarios pré-établis, avec des messages personnalisés. Dans la plupart des cas, ce simple rappel dématérialisé suffit à obtenir le règlement. Ce type d’outils permet en outre de garder un œil sur l’historique des actions passées et sur celles à venir. Un bon point pour obtenir des indicateurs en temps réel utiles à votre suivi de trésorerie. Pour aller plus loin encore, les algorithmes seront en mesure de prédire le comportement d’un client et vous renseigner sur sa solvabilité.

3. Optimiser la gestion des dépenses professionnelles

Le coût de traitement moyen d’une note de frais est estimé à 53 euros, avec un temps de processus moyen de 30 jours¹. Dans 1 cas sur 5, il faut même revoir la note de frais, soit un coût supplémentaire de 48 euros, d’après une étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA. Bref, cela peut vite devenir un vrai gaspillage de temps et d’argent pour l’entreprise. Heureusement, des solutions digitales permettent d’optimiser le traitement des notes de frais. Elles proposent une saisie automatisée des dépenses, le plus souvent via une simple photographie des notes de frais dans une application. Celle-ci remplit automatiquement les champs comptables par reconnaissance de caractères, avec dans la foulée un workflow d’approbation facilement accessible pour un processus de validation efficace. Non seulement, les justificatifs ne sont plus perdus, comme c’est souvent le cas dans un process manuel, mais les collaborateurs bénéficient d’un délai de règlement plus rapide et l’entreprise peut garder un œil en temps réel sur les dépenses engagées.

4. Mieux visualiser et anticiper la trésorerie grâce à la digitalisation des fonctions comptables

75 % des entreprises considèrent que les prévisions de trésoreries constituent un enjeu croissant selon une étude réalisée par le cabinet Mazars.
S’il est un domaine où la digitalisation est devenue capitale, c’est bien dans celui-là. Elle facilite le traitement d’un gros volume de données et permet de se projeter pour arbitrer par exemple les dépenses. Ces solutions comptables centralisent les informations de décaissements et d’encaissements et maximisent les capacités de calculs et de synthèse : ainsi vous pouvez plus facilement analyser les flux et les anticiper grâce à des indicateurs fiables. Il devient plus facile de créer et de gérer un budget prévisionnel, d’avoir une gestion quotidienne optimisée et d’analyser les situations financières pour prendre les bonnes décisions.

5. Contrôler efficacement la conformité des virements

720 millions d’euros, c’est le coût des préjudices causés par la fraude au président en 2020, selon la Police nationale. Cette escroquerie consiste à utiliser l’identité d’une personne haut placée dans une entreprise et à adresser par mail ou par téléphone une demande urgente de virement à un collaborateur de l’entreprise. Pour déjouer ces fraudes, mieux vaut s’équiper en nouvelles technologies. Les solutions de gestion sécurisent les process des règlements et peuvent aider à prévenir, détecter et réagir face aux risques. Des outils de contrôles automatisés relèvent les failles dans les bases fournisseurs ou les anomalies dans les procédures en temps réel. La double validation dématérialisée des ordres de paiement par signature électronique permet, quant à elle, de ne pas concentrer la responsabilité sur un seul collaborateur.

¹Selon HRS et la Fondation GBTA

Article initialement publié le 19/05/2021. Dernière mise à jour le 29/03/2023.

Ces articles sur les fonctions comptables pourraient également vous intéresser :

• Trésorerie fragile : primes et autres alternatives à l’augmentation salariale
• Allongement des délais de paiement : ne subissez pas !
• Pour réduire les délais de paiement, adoptez la culture du cash [guide]
• Trésorerie en temps de crise : les 10 bonnes pratiques
• 4 bonnes raisons de passer à la comptabilité en mode Cloud