[#Sage On Air] L’ERP, l’efficacité automatisée

La contribution de l’ERP démontrée par les retours d’expérience des clients.
En six épisodes diffusés sur Sage On Air, la chaîne podcast dédiée aux enjeux de la gestion des entreprises, Sage explore en profondeur les bénéfices d’un logiciel ERP.
Aujourd’hui : l’automatisation.

Alain Marty, Directeur de la Rédaction de CFO Radio.TV
Bienvenue dans Sage On Air. Le podcast de Sage dédié aux enjeux de la gestion des entreprises.
Bonjour Céline.

Céline Bayle, Directrice Marketing Produits chez Sage
Bonjour.

Alain Marty
Aujourd’hui, votre chronique s’appelle : L’automatisation au pays des DAF. Alors de quoi allons-nous parler exactement ?

Céline Bayle
De nombreux clients aujourd’hui orientent en effet leur choix de solutions de gestion en fonction du ROI. Et nous pouvons remercier les innovations technologiques, car la digitalisation et les automatisations sont de fabuleux gisements d’efficacité.

Alain Marty
Dans quelle mesure ?

Céline Bayle
C’est bel et bien notre sujet d’aujourd’hui. Automatiser, pour quoi faire ? D’une part, réduire les coûts de gestion. D’autre part, réduire la pénibilité pour les collaborateurs.

Alain Marty
Alors, quand on parle d’automatisation, évidemment, j’aimerais bien savoir de quoi on parle vraiment. Quelles sont les applications, les technologies qui vont concourir le plus à cette mise en efficacité de la vie des entreprises ? On va faire un petit tour d’horizon avec vous ?

Céline Bayle
Tout à fait. Il y a d’abord la dématérialisation, portée à la fois par des événements conjoncturels et par les décisions structurelles. Les éléments conjoncturels, inutile de faire un dessin, ce sont toutes les conséquences de l’éloignement du bureau et de la dispersion des équipes liées à la pandémie.
Les décisions structurelles amplifient le mouvement et expliquent la multiplication des projets de dématérialisation. Cet élan s’appuie en effet sur de nombreuses mesures gouvernementales en faveur de la transition digitale des entreprises françaises : la loi LME, la DSN, le PAS et bientôt la facture électronique.
En particulier, pour gagner en productivité, une piste évidente est la dématérialisation des factures fournisseurs. C’est le rôle de Sage de démocratiser les usages. Et afin de convaincre les entreprises que toutes sont aujourd’hui éligibles à la dématérialisation, quelle que soit leur taille, de la TPE à l’ETI, je partage avec vous ce témoignage.

Alain Marty
Allez-y.

Céline Bayle
La Chambre de commerce et d’industrie de la Côte d’Azur a lancé une démarche de transformation digitale avec la volonté de mettre fin à la circulation de plus d’une dizaine de milliers de factures papier entre les différents établissements de la CCI. Comme les ports, les écoles ou les centres d’apprentissage.
Je vais synthétiser pour vous les quatre bénéfices de la mise en place de ce projet.

• Le premier, il est facile. C’est un processus d’achat dématérialisé de bout en bout pour gagner à la fois en productivité et pour la planète atteindre l’objectif du zéro papier.
• Deuxièmement, rationaliser ses coûts. Parce qu’une facture dématérialisée procure entre 5 et 7 euros d’économie par rapport à la gestion des factures papier. Côté collaborateurs, c’est également une avancée considérable puisque que le temps moyen passé par un salarié pour rechercher des documents, c’est 60 minutes par jour. Une heure par jour pour chercher des documents ! Donc, autant aider les collaborateurs à ne plus chercher une épingle dans une botte de foin.
• Troisièmement, la fiabilisation. Parce que la dématérialisation permet de fiabiliser, de tracer toutes les transactions et de simplifier aussi les démarches d’audit avec les organismes certificateurs.
• Enfin, la relation fournisseurs. Car en instaurant un cercle bien plus vertueux entre les clients et les fournisseurs, en permettant de réduire les délais de mise en paiement, la dématérialisation associée à la signature électronique permet réellement de favoriser un climat bien plus bienveillant entre les acteurs de la chaîne de valeur.

Alain Marty
Mais on n’en est pas là. On n’en est pas encore là.

Céline Bayle
Malheureusement, on n’y est pas, comme vous dites. On peut penser pour autant que les projets de dématérialisation vont se démultiplier. Parce qu’aujourd’hui, il reste encore 80 % des factures en format papier.
Quoi qu’il en soit, la généralisation de la facture électronique dans les relations entre les entreprises va être imposée par l’État. Progressivement, entre 2023 et 2025. À cette échéance, évidemment, on n’aura plus ces 80 % de factures papier.
Il va sans dire que les solutions Sage intègrent au fil de l’eau ces nouvelles attentes, ces nouvelles exigences de l’État pour pouvoir envoyer, recevoir et produire le reporting associé. Nous allons connaître normalement les spécifications en septembre prochain, par un décret. Nous serons prêts pour 2023 !

Alain Marty
L’État est donc un allié de la dématérialisation !

Céline Bayle
Et même un moteur ! L’État, à travers cette démarche, cherche à sécuriser non seulement les revenus de la TVA, mais aussi à sécuriser les flux entre les entreprises.
Aujourd’hui, en France, la fraude à la TVA est estimée à 20 milliards d’euros par an. Ces 20 milliards, si on peut les mettre dans la relance économique des entreprises, ça sera aussi bien…

Alain Marty
D’autres pistes d’automatisation ?

Céline Bayle
Oui. Après la dématérialisation des factures, on peut aussi parler de l’automatisation du recouvrement. Or, c’est moins connu, on en parle moins, mais c’est pourtant à faire figurer également en bonne place dans l’agenda des entreprises.
En effet, le mal français du retard de paiement induit aujourd’hui 12 milliards d’euros de manque à gagner. C’est énorme ! Si les entreprises pouvaient consacrer cette somme stérilisée à de l’investissement productif, nous ferions un progrès fantastique !
Et, du coup, le module Sage de recouvrement contribue aux bonnes pratiques de ce que la presse économique nomme la culture du cash.
Notre solution d’automatisation du recouvrement a deux vertus :

• Évidemment, à court terme, elle va faire baisser le DSO1. Elle va permettre de faire rentrer le cash beaucoup plus vite. En moyenne, on constate une baisse du DSO de 3 jours, ce qui est déjà important.
• Également, elle va préparer le long terme en révisant les processus de recouvrement via le paramétrage d’alertes, de scénarios de relance, qui seront vraiment spécifiques en fonction du comportement des clients.
  Et je dois dire que c’est grâce à la fonction finance que cette culture du cash devient réellement transverse à l’entreprise. La fonction finance a de ce point de vue une vraie mission pédagogique pour expliquer à chaque entité opérationnelle de quelle manière elle contribue à la chaîne de valeur financière. Et ainsi fédérer les collaborateurs autour des meilleures pratiques de gestion du cash. On espère ainsi rendre chaque collaborateur beaucoup plus responsable vis-à-vis de l’entreprise.

Alain Marty
Difficile également de ne pas parler du RPA, le Robotic Process Automation ?

Céline Bayle
Oui, ces trois petites lettres qu’on entend beaucoup cette année et qui font partie du thème de l’industrie 4.0. La robotisation des processus permet en effet de libérer les collaborateurs de tâches très répétitives à traiter dans un temps court.
C’est d’ailleurs ce qui a été mis en place au sein de notre client la RATP. Nous avons robotisé pour eux la création des immobilisations en masse et en temps réel à travers l’utilisation d’un logiciel de gestion des immobilisations. Nous parlons tout de même d’un million d’immobilisations par an, gérées dans l’ERP X3 de Sage.
Que fait ce petit robot ? Il accède au portail des factures et il crée tout seul les fiches d’immobilisation dans l’ERP. Il va récupérer les informations pour définir le mode d’amortissement, le type, la durée ou encore le compte.

Un double objectif est atteint :

• Des performances économiques, une fiabilité d’information
• La suppression d’actions rébarbatives sans aucune valeur ajoutée pour les collaborateurs.

Alain Marty
Vous avez un autre exemple ? Je sais qu’à Nice, il n’y a pas que la Chambre de commerce…

Céline Bayle
Oui, il y a aussi l’aéroport.
L’aéroport de Nice a fait le choix, en termes d’automatisation, d’étendre la chaîne de valeur financière non seulement à ses collaborateurs opérationnels, mais aussi jusqu’à ses banques. L’entreprise a couplé son ERP Sage X3 avec notre solution de trésorerie. Ainsi qu’avec une application de signature électronique.
La responsable des domaines finances à la DSI, Évelyne Nicolini, témoigne que cette configuration permet, d’une part, d’assurer une inter-connectivité sécurisée avec ses partenaires bancaires et, d’autre part, d’optimiser le cash disponible afin d’anticiper et d’avoir toutes les informations pour prendre les bonnes décisions de gestion.

Alain Marty
La signature électronique, c’est aussi une ressource d’efficacité ?

Céline Bayle
Oui, qui donne de la souplesse en plus de la fiabilité et de la traçabilité. Aujourd’hui, chez Sage, on compte près de 1 000 clients outillés avec notre application de signature électronique. C’est fondamental.
La généralisation de la facture électronique va vraiment rendre plus rapides les transactions, accélérer les investissements et les opérations. Aujourd’hui, il y a près de 10 000 utilisateurs en France à utiliser la signature électronique Sage. Les banques en sont très friandes.

Alain Marty
Très bien. Un autre exemple peut être dans le Made in France ?

Céline Bayle
Oui. Revenons à notre enjeu initial. La recherche d’automatisation à travers la digitalisation, c’est d’abord pour faire faire des gains de ROI à l’entreprise. C’est la première motivation, même si cela permet aussi de gagner en tâches rébarbatives pour les collaborateurs.
Je partage avec vous un dernier retour d’expérience de cet acteur du Made in France : notre client Fermob, créateur de la chaise bistro, leur création iconique qui a 132 ans cette année. Son DAF, Guy Bataillard, nous dit que l’accélération de l’exécution des opérations imputable à l’ERP induit une réduction de leur niveau de stocks de près de 700 000 euros. Il s’agit d’un montant vraiment important pour une société comme la leur. Et cela a eu un impact direct sur leur trésorerie.

Merci d’avoir écouté le podcast Sage On Air. Retrouvez tous les épisodes sur vos plateformes de streaming et sur le blog Sage à l’adresse sage.com/blog.

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