Progressivement obligatoire à partir de 2026, la e-facture fait irruption dans le quotidien de toutes les entreprises. En quoi consiste-t-elle ? Quelles conditions doivent être remplies pour pouvoir parler d’e-facturation ? Quelle est la différence avec une version papier ? Comment envoyer une e-facture ? Nous répondons à vos questions !
- C’est quoi une e-facture ?
- Quels sont les avantages de la e-facturation ?
- Quelles informations doivent figurer sur une e-facture ?
- Est-ce que la e-facture est obligatoire ?
Qu’est-ce qu’une e-facture ?
Attention, la e-facture ne doit pas être confondue avec la facture dématérialisée (sous format PDF par exemple). Une e-facture ou facture électronique est une facture qui est générée, envoyée, réceptionnée et conservée sous forme numérique.
Pour pouvoir parler d’e-facture valide, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Authenticité de l’origine : il doit être clairement fait mention de la personne ou de l’entité dont émane la facture. Quiconque a généré la facture doit également pouvoir prouver qu’il ou elle a émis la facture.
- Intégrité de la facture : il est impossible de modifier la facture.
- Lisibilité de la facture : toutes les données figurant sur la facture doivent être clairement lisibles.
Les entreprises doivent utiliser les mêmes normes afin de pouvoir recevoir et consulter leurs e-factures respectives. Le modèle organisationnel retenu par l’État est le modèle dit « en Y », qui suppose de passer par un tiers de confiance appelé PDP pour Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Quels sont les avantages de l’e-facture ?
L’e-facturation apporte de nombreux avantages que nous détaillons ci-dessous.
Le gain de temps
Grâce à l’e-facturation, un simple clic suffit pour rédiger et envoyer vos factures. Votre logiciel de gestion automatise la totalité du processus. Cela a pour avantage de réduire sensiblement le temps de traitement de chaque facture. Et cela impacte aussi les délais de recouvrement de vos factures.
La réduction du risque d’erreurs
Le processus de facturation entièrement automatisé diminue les interventions humaines. Résultat : le risque d’erreurs dans le libellé de vos factures s’en trouve sensiblement réduit.
La réduction des coûts
Quiconque parle d’e-facturation ne peut qu’évoquer des économies. Les frais d’impression de vos factures (imprimante, encre, papier) et leur affranchissement disparaissent. Vous réalisez également des économies en frais de personnel. Au total, le fait de passer à l’e-facturation peut permettre d’économiser 79 % en frais de traitement. Ce budget économisé peut être alloué à d’autres postes.
La traçabilité de l’e-facture
Afin de pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la fiabilité du contenu d’une facture, votre système informatique doit permettre d’assurer le suivi de chacune des étapes du processus de facturation. Et ce, depuis la création de la facture jusqu’à ce que le délai légal de conservation ait expiré. Grâce à l’e-facturation, vous retrouvez immédiatement la bonne facture en effectuant une recherche par date, émetteur, destinataire, montant … Fini le temps où vous deviez fouiller dans des dossiers d’archive. Cerise sur le gâteau ? Vous appréhendez plus sereinement les contrôles fiscaux puisque tout est sauvegardé sous forme électronique.
La sécurité des données
Tout cela est bien beau mais comment être sûr que vos factures sont en sécurité si vous les stockez sous forme numérique ? Question parfaitement légitime. Vous devez opter pour un système d’e-facturation qui garantisse que toutes les données confidentielles soient traitées de manière adéquate. Veillez dès lors à prendre tous les renseignements nécessaires et n’hésitez pas à aborder le sujet avec votre fournisseur de logiciel.
Une solution écologique
Remplacer la factures papier par la e-facture est une bonne chose pour l’environnement. Vous utilisez moins de papier (ce qui fait également diminuer l’utilisation de produits chimiques) ou de consommables tels que de l’encre. Vous diminuez en outre également le volume de transport physique.
Quelles informations doivent figurer sur une e-facture ?
Une facture électronique doit comporter exactement les mêmes éléments qu’une facture papier. A savoir :
- La date de la facture
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de service
- L’identité du vendeur ou du prestataire de services
- L’identité de l’acheteur ou du client
- Le numéro du bon de commande s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
- Le numéro d’identification à la TVA
- La désignation et le décompte des produits et services rendus
- Le prix catalogue
- Le taux de TVA légalement applicable
- L’éventuelle réduction de prix
- La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- L’adresse de facturation
- Les informations sur le paiement
- L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens
L’envoi d’e-factures est-il obligatoire ?
Déjà obligatoire dans le cadre de la commande publique, la facturation électronique va être généralisée dans les relations interentreprises à partir de 2026.
En effet, conformément à la loi de finance pour 2024, le déploiement de la e-facture se fera en deux temps :
1er septembre 2026 (ou au 1er décembre 2026)
- Obligation d’émission et e-reporting pour les ETI et les Grandes Entreprises
- Obligation de réception pour toutes les entreprises
1er septembre 2027 (ou au 1er décembre 2027)
- Obligation d’émission et e-reporting pour toutes les entreprises, y compris TPE, PME et indépendants.
Cependant, vous avez tout intérêt à anticiper la facture électronique obligatoire pour être opérationnel le jour J. L’utilisation d’un logiciel de facturation peut être un atout précieux pour les entreprises qui se préparent à l’obligation de facturation électronique en France, en garantissant la conformité aux normes légales, en améliorant l’efficacité et en optimisant la gestion financière globale.
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