Un logiciel de gestion commerciale vous serait certainement utile. Mais au moment d’investir dans cet outil qui accompagnera votre croissance, vous craignez de ne pas choisir la bonne solution. Une excellente raison pour passer en revue, avec nous, les critères déterminants pour le succès de votre projet.
1. La simplicité pour démarrer, l’évolutivité à anticiper
L’acquisition d’un logiciel de gestion commerciale fait très souvent suite à l’utilisation de logiciels bureautiques par plusieurs acteurs de la chaîne commerciale, ici pour créer des modèles de factures avec un traitement de texte, là pour gérer les stocks avec une feuille de calcul ou encore pour tenir à jour un annuaire des fournisseurs.
Pour rationaliser vos processus, le choix se portera sur un logiciel capable de récupérer cet existant, afin que les utilisateurs puissent garder un maximum de leurs habitudes
de travail, et partager, de manière simple et intuitive, ces informations. Une gestion des droits d’accès protégera les données sensibles, mais l’objectif est bien de fluidifier la circulation de l’information. Ainsi, dans sa version réseau, le logiciel permettra d’irriguer toute l’entreprise avec de bonnes pratiques commerciales, en toute sécurité.
Pensez aussi à la croissance de votre entreprise, c’est-à-dire à celle de ses fichiers clients, de fournisseurs ou encore d’articles.
Votre choix doit prendre en compte ce futur accroissement des volumes à gérer par le logiciel.
2. Choisir une solution qui connait votre métier
Quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise, la gestion commerciale a ses invariants, mais aussi ses particularités. Une entreprise de services et une PME industrielle ne comptent pas le même nombre de fournisseurs.
La gestion des projets et la facturation à partir des plannings de ses collaborateurs préoccupent grandement la première tandis, que la seconde accorde une importance majeure à la gestion de ses stocks.
Les versions métiers des logiciels de gestion commerciale permettent de bénéficier à la fois d’un ensemble de fonctions communes à tous les secteurs, ce qui facilite par exemple le recrutement d’une assistante commerciale formée à ces familles d’outils. Ces outils spécifiques à l’activité de l’entreprise lui permettent aussi de gagner en précision dans ses actions commerciales.
3. Penser mobilité de vos collaborateurs
Les commerciaux comptent parmi les utilisateurs les plus assidus de smartphones et autres tablettes. Il leur arrive fréquemment d’utiliser leur matériel personnel. Choisir un logiciel de gestion commerciale en ligne qui autorise, lors d’une visite, l’accès distant et sécurisé à des données comme l’encours du client ou l’état du stock avant d’établir un bon de commande, permet de renforcer leur efficacité.
Mais la productivité d’ensemble de l’entreprise est également impactée positivement, puisque les saisies des commandes, sur le terrain et en temps quasi réel, permettent de garantir l’exactitude de la gestion des stocks par
exemple. La direction commerciale peut compter sur les données les plus récentes pour suivre ses différents indicateurs de pilotage. Et les dirigeants peuvent, eux-aussi, consulter ces indicateurs depuis leur terminal mobile préféré.
4. C’est vous le pilote, équipez-vous en conséquence
Un logiciel de gestion commerciale enregistre et manipule de nombreuses données, qui concernent vos clients, leurs achats, leurs règlements, vos fournisseurs, le prix de leurs produits, leurs délais de livraisons… Pour les managers de l’entreprise, leur analyse est riche d’enseignements mais constitue aussi un facteur de prises de décisions plus rapides et mieux fondées.
Il faut donc privilégier des logiciels proposant un accès simplifié à des indicateurs de performances préconfigurés et puissants, avec de nombreux axes d’analyse, dont vous n’aurez alors plus qu’à consulter les évolutions. Sans pour autant négliger la possibilité de créer vos propres indicateurs et tableaux de synthèse, à l’aide de générateurs faciles à prendre en main.
5. L’ouverture, vers la comptabilité et au-delà
Dès les premières utilisations, le logiciel de gestion commerciale va permettre d’alimenter d’autres logiciels de l’entreprise, à commencer par votre solution de comptabilité. Toutes les pièces de ventes et d’achats, ainsi que les règlements saisis et validés au niveau commercial sont automatiquement traduits en écritures comptables, sous réserve de compatibilité entre les logiciels.
S’équiper d’une solution de gestion commerciale, c’est s’ouvrir de gros gains de productivité : pas de ressaisie, pas d’erreur… Ils peuvent être démultipliés si votre logiciel se montre techniquement et fonctionnellement ouvert à d’autres logiciels, soit de façon native, soit en faisant appel à des intégrateurs capables de lui développer des modules complémentaires qui vont le « personnaliser » en fonction de vos besoins.
Cette « ouverture » sur le monde peut permettre d’automatiser des requêtes pour aller extraire des données chez un partenaire par exemple des listes d’articles et de prix chez un fournisseur ou au contraire s’ouvrir aux requêtes d’un autre.
6. Soigner vos clients
La fidélité des clients est cruciale. Elle commence par une communication adaptée et il suffit que le logiciel de gestion commerciale dispose d’une brique CRM pour que vous puissiez réaliser simplement des opérations de phoning, de mailing ou d’e-mailing, au moment où vous le décidez. Par exemple pour une promotion ciblant les clients ayant commandé un produit récemment.
7. Du service face aux évolutions techniques et réglementaires
Les évolutions réglementaires sont fréquentes dans les sphères comptables et fiscales – par exemple les changements de taux de TVA, les taxes… -, avec des implications pour la direction commerciale dans ses relations avec les clients ou les fournisseurs. Votre logiciel doit non seulement se conformer strictement aux différentes réglementations lors de votre achat mais également vous garantir, dans le temps, des mises à jour rapides pour suivre leurs évolutions.
La même logique doit prévaloir concernant les évolutions techniques. Le logiciel doit proposer l’intégration des meilleures pratiques et les standards du marché – bureautique, bases de données, serveurs, mobilité, pilotage, etc. L’éditeur doit aussi être en mesure de vous faire bénéficier, au plus vite, des nouveautés susceptibles d’améliorer votre efficacité, par exemple des accès en mobilité ou un fonctionnement en mode SaaS/Cloud.
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