On ne le répètera jamais assez, une facture est un document à valeur commerciale, juridique, comptable et fiscale dont la forme est rigoureusement encadrée par la loi. En cas de litige avec un client, par exemple, le document de référence sera… la facture. Idem en cas de contrôle fiscal. Au-delà des nombreuses mentions obligatoires, il convient donc de respecter des règles de conservation des factures. Durée, format… On vous dit tout.
Quel est le délai légal de conservation des factures ?
Pourquoi la conservation des factures est-elle importante ?
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la règlementation ?
Comment conserver les factures papier ?
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Quel est le délai légal de conservation des factures ?
Les factures sont considérées comme des documents commerciaux, au même titre que les devis ou bons de commande par exemple. Or, en France, le délai légal de conservation des documents commerciaux de tous ordres est de dix ans. Le délai de conservation des factures est donc, de ce fait, de dix ans lui aussi.
Sur ce point, le Code de Commerce est plus exigeant que ne l’est la règlementation fiscale. Les documents fiscaux doivent, eux, être conservés durant six ans à compter de dernière opération mentionnée ou de la date à laquelle les documents ont été établis, précise le Livre des procédures fiscales. Sont concernés tous les documents, livres ou registres sur lesquels peuvent s’exercer les droits de contrôle ou d’enquête de l’administration fiscale. Les factures sont bien des documents fiscaux car elles permettent de vérifier, lors d’un contrôle fiscal, l’exactitude des déclarations de l’entreprise.
Quant aux documents comptables (livre-journal, grand livre, balance des comptes, journaux auxiliaires, livre d’inventaire, états financiers…), ils sont à garder dix ans eux aussi.
Pourquoi la conservation des factures est-elle importante ?
Le respect du délai de conservation des factures est primordial à plus d’un titre.
- Traçabilité : les factures retracent l’historique commercial et financier de votre entreprise.
- Contrôles : l’administration pourra les exiger pour procéder à des vérifications en matière de TVA, par exemple.
- Audits : les factures sont des pièces requises par les cabinets d’audit ou de conseil.
- Litiges : en cas de litige ou de contentieux, les factures, documents à valeur juridique, feront foi.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la règlementation ?
La négligence ou le non-respect de la loi relative à la conservation des factures, peut en premier lieu, porter préjudice à vos relations avec vos partenaires.
Par exemple, si un client vous demande un duplicata de facture, vous êtes dans l’obligation de lui fournir. De même, en cas d’impayé, vous devrez être en mesure de présenter la facture aux autorités.
Mais au-delà de ces difficultés, le non-respect de la loi en matière de conservation des factures peut avoir des conséquences judiciaires.
Sanctions administratives
En cas de contrôle, si vous n’êtes pas en mesure de présenter les documents requis par l’administration, vous êtes passible d’une amende de 10 000 € par exercice contrôlé.
Sanctions fiscales
Toujours en cas de contrôle, l’administration fiscale peut vous réclamer un montant d’impôt plus élevé que ce que vous ne devez réellement. Pire, elle peut vous infliger une majoration et des intérêts de retard. Et, en l’absence de pièces justificatives, vous ne pourrez pas contester ces sanctions.
Sanctions pénales
Les sanctions peuvent être beaucoup plus lourdes s’il est établi que la destruction des pièces comptables est volontaire. On entre alors dans le champ du faux et usage de faux. Si le faux document est un document délivré habituellement par une administration publique, vous risquez cinq ans d’emprisonnement et 75 000 euros d’amende.
Comment conserver les factures papier ?
Même si la tendance est à la dématérialisation, beaucoup d’entreprises utilisent encore des factures papier au quotidien. Voici quelques conseils pour vous aider à conserver vos factures papier.
Tout d’abord, organisez rigoureusement vos archives. Triez-les par année et par ordre chronologique dans des classeurs solides. Étiquetez clairement chaque dossier. Vous pouvez aussi scanner certaines factures pour en garder une copie numérique, en plus du papier.
Autre point clé : le stockage. Conservez vos factures dans un endroit sec, à l’abri de la lumière et des variations de température. Si possible, privilégiez un coffre-fort ignifugé pour les documents les plus importants. En cas de sinistre, vous serez heureux d’avoir pris cette précaution !
Enfin, n’hésitez pas à faire un grand ménage régulier dans vos archives. Chaque année, recyclez les factures qui ont dépassé le délai légal de conservation. Vous libérerez de l’espace et faciliterez vos recherches.
Cependant dans la perspective du passage à la facture électronique obligatoire à partir de 2026, c’est le moment idéal pour basculer vers la e-facture, plus sûre et écologique.
Les avantages de la facturation électronique
La facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Commençons par l’essentiel : votre trésorerie. Saviez-vous qu’une e-facture coûte 10 à 20 fois moins cher à traiter qu’une facture papier ? Imaginez les économies réalisées !
Autre atout de taille : l’efficacité. La facture électronique est envoyée en un clic, depuis votre logiciel de facturation. Toutes les étapes de facturation sont automatisées. Ainsi, la digitalisation de la gestion financière réduit le temps administratif, les risques d’erreurs, de vol ou de fraude, la paperasse inutile et fastidieuse.
La facture électronique est également un outil de pilotage puissant pour votre entreprise. Stockée dans le Cloud, elle est accessible partout, tout le temps et par tous les collaborateurs concernés. Vous avez une vision globale de votre trésorerie. De quoi prendre les bonnes décisions au bon moment.
Enfin, basculer vers la facture électronique, c’est préparer l’avenir puisqu’elle deviendra obligatoire à partir de 2026. En adoptant dès maintenant la facturation électronique, vous prenez une longueur d’avance !
Pour conclure, la conservation des factures n’est pas qu’une contrainte légale. Elle garantit la traçabilité, la conformité fiscale et la protection juridique de l’entreprise.
Si les factures papier restent encore largement utilisées, la tendance est à la dématérialisation. En effet, la facture électronique présente de nombreux avantages : réduction des coûts, gain de temps, sécurité renforcée, accès facilité à l’information…En adoptant dès maintenant un logiciel de facturation, vous faites le choix de la modernité et de l’efficacité. Vous préparez sereinement votre entreprise aux défis de demain.
Nos experts sont à vos côtés pour vous guider et optimiser la gestion de votre entreprise. N’hésitez pas à les contacter !
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