Coffre-fort numérique : 5 atouts au service des cabinets d’expertise-comptable

Stockage sécurisé des données sensibles de vos clients, partage simplifié de documents, centralisation des informations, preuve du respect de vos obligations professionnelles… le coffre-fort numérique présente de nombreux avantages pour optimiser la relation de travail entre votre cabinet d’expertise-comptable et les entreprises auprès desquelles vous intervenez. Explications.

• La sécurisation des données sensibles de vos clients
• Une réponse à la hauteur de la menace cyber
• La conformité légale de votre cabinet et de vos clients
• Le partage d’informations et une efficacité des process optimisés
• Un vecteur de dématérialisation de la paie

Atout n°1 du coffre-fort numérique : les données sensibles de vos clients sécurisées

Le coffre-fort numérique est un service électronique de stockage et de partage de documents qui répond à diverses normes de sécurité (NF Z42-020, certification ISO 27001, etc.). Une fois déposées, les données sont cryptées et ne sont alors consultables que par les utilisateurs accrédités.

En plus d’encadrer l’accès aux documents, cet outil assure l’intégrité des informations stockées et leur restitution à l’identique, sans possibilité de modifications. Ce principe est garanti grâce à plusieurs protocoles complémentaires :

• la signature électronique pour authentifier le déposant ;
• l’horodatage pour certifier la date et l’heure du dépôt ;
• l’empreinte numérique pour certifier le document déposé.

En tant qu’expert-comptable, vous avez tout intérêt à encourager vos entreprises clientes à adopter le coffre-fort numérique. Avec plusieurs avantages à la clé :

• sécuriser l’ensemble des documents sensibles que vous traitez pour le compte de vos clients (bilans, comptes de résultat, contrats, notes, etc.) ;
• garantir leur intégrité en empêchant toute altération ;
• disposer d’une preuve datée des recommandations apportées à vos clients, notamment pour éviter que votre devoir de conseil ne soit remis en cause.

Atout n°2 : le coffre-fort est une réponse à la hauteur de la menace cyber

La cybersécurité constitue un enjeu de plus en plus important pour les experts-comptables. En la matière, vous avez un double devoir : prévenir les risques au sein de votre propre cabinet, mais également accompagner vos clients dans l’adoption de pratiques plus vertueuses. Le risque est d’autant plus grand que les cabinets d’expertise-comptable sont désormais une cible de choix pour les cyberattaques, en raison du volume, de la diversité et de la sensibilité des informations traitées (comptables, fiscales, sociales, patrimoniales, etc.).

67 % des entreprises ont signalé avoir été victimes d’une cyberattaque en 2024, soit une hausse de 15 %.

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Les experts-comptables se doivent donc d’avoir une posture « d’évangélisation » vis-à-vis de leurs clients, notamment en encourageant l’adoption du coffre-fort numérique. Ce service permet en effet de limiter les principaux risques cyber affectant les entreprises et leurs prestataires : le vol de données, le déni de service, l’usurpation d’identité ou encore l’exposition des informations sensibles. En allant au-delà de vos prérogatives, vous démontrez ainsi votre engagement pour défendre les intérêts de vos clients. C’est aussi un moyen de répondre aux enjeux auxquels ils ont désormais conscience d’être confrontés.

Atout n°3 : le coffre-fort numérique assure la conformité légale de votre cabinet et de vos clients

Dans le cadre de vos missions, vous êtes amené à traiter les données personnelles de particuliers : les informations personnelles, sociales et fiscales des salariés de vos entreprises clientes par exemple. À ce titre, vous avez l’obligation de vous conformer aux exigences du RGPD (Règlement général sur la protection des données). Une fois encore, votre rôle est double : garantir la sécurité des données traitées et respecter votre devoir de vigilance et de conseil quant au bon respect du RGPD par vos clients.

Le coffre-fort numérique constitue une brique de cette conformité, notamment grâce au chiffrement des données et au contrôle strict des accès. Mais ce service est aussi gage de l’intégrité, de la fiabilité et de la traçabilité des informations conservées par votre cabinet. À ce titre, il vous permet de proposer une solution d’archivage à valeur probante aux entreprises : votre cabinet et vos clients sont ainsi mieux armés, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.

Atout n°4 : un partage d’informations et une efficacité des process optimisés

Une fois déployé chez vos clients, le coffre-fort numérique présente l’intérêt de centraliser l’ensemble des données des entreprises au sein d’un espace sécurisé. Vous pouvez ainsi plus facilement retrouver les documents stockés et/ou archivés, client par client. Mais les sociétés profitent également de cet avantage et peuvent conserver toutes leurs données stratégiques au sein de leur espace sécurisé.

Le partage d’informations est aussi optimisé : aussi bien au sein du cabinet d’expertise-comptable, entre le cabinet et le client, au sein de l’entreprise elle-même qu’entre les différents prestataires de la société. Chaque partie prenante dispose de son propre accès et peut transmettre des informations aux individus de son choix. Ce fonctionnement permet d’optimiser les process, mais également de renforcer la transparence et la confiance entre le cabinet et ses clients.

Atout n°5 : un vecteur de dématérialisation de la paie

La gestion de la fonction paie est souvent une mission déléguée aux cabinets d’expertise-comptable : c’est d’ailleurs un levier pour fidéliser les entreprises. Or, cette tâche peut s’avérer chronophage et complexe à assurer, tout particulièrement si vous la menez auprès de nombreuses sociétés.

L’intérêt du coffre-fort numérique est de pouvoir être intégré aux systèmes d’information du cabinet et/ou de vos clients, dont les logiciels de paie et de comptabilité par exemple. Ce service permet ainsi de faciliter le stockage des bulletins de paie, leur partage avec les salariés et leur sécurisation, tout en garantissant leur accessibilité dans le temps.

Vous pouvez d’ailleurs capitaliser sur les avantages du coffre-fort numérique pour encourager la dématérialisation des process, dont la paie, au sein de vos entreprises clientes. La réduction des coûts de stockage et d’envoi des bulletins de salaire, par rapport à un fonctionnement papier, constitue d’ailleurs un avantage à mettre en avant auprès de vos clients. De quoi, à nouveau, renforcer votre rôle de conseil et plus globalement l’ensemble de votre relation avec les entreprises.

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