Coffre-fort numérique : les atouts pour les entreprises
Le coffre-fort numérique est un outil de stockage électronique sécurisé qui protège les données sensibles des entreprises et des salariés contre les cyberattaques. Il facilite la collaboration interne et externe grâce à un accès contrôlé et à des normes strictes comme le RGPD.
Le coffre-fort numérique est un service électronique de stockage de documents. Il permet de sécuriser les données sensibles grâce à des protocoles stricts. Il favorise également le partage d’informations et la collaboration entre vos équipes et avec vos partenaires externes. Les usages varient cependant selon les types de coffres-forts, qu’ils s’adressent aux salariés ou à la gestion de l’entreprise.
Des entreprises toujours plus exposées aux risques cyber
La recrudescence des attaques cyber illustre la vulnérabilité croissante des sociétés et des professionnels. Pour preuve, 53 % des entreprises tricolores ont signalé avoir été victimes d’une cyberattaque en 2023, contre 48 % en 2022. Les attaques à l’encontre des petites et moyennes entreprises ont d’ailleurs doublé, prouvant que plus aucune organisation n’est à l’abri du phénomène (1).
Le coût moyen d’une cyberattaque pour les entreprises est de 14 720 €. Ce coût est toutefois supérieur à 230 000 € pour 1 entreprise sur 8.
Rapport Hiscox 2023 sur la gestion des cyber-risques – Hiscox – 2023
Le risque cyber est d’autant plus important qu’il peut prendre de nombreux visages : phishing, exploitation d’une faille, arnaque au président, faux ordre de virement, etc. Au-delà de leur coût, les cyberattaques ont des conséquences variées pour les entreprises, dont les plus récurrentes sont le vol de données (dans 31 % des cas), le déni de service (30 %), l’usurpation d’identité (30 %) et l’exposition de données (29 %)1.
Les coffres-forts numériques pour les salariés
Les coffres-forts numériques destinés aux salariés répondent efficacement aux risques cyber en protégeant leurs données personnelles sensibles contre les attaques et les accès non autorisés. Ces outils offrent également une solution pratique en centralisant tous les documents administratifs, comme les fiches de paie et contrats de travail, dans un espace numérique sécurisé. Cela simplifie considérablement leur transmission, supprimant le besoin d’envois physiques tels que les bulletins de paie par courrier.
De plus, les coffres-forts numériques garantissent la sécurité des données grâce à des mécanismes comme le chiffrement et un contrôle rigoureux des accès. Ces fonctionnalités répondent aux exigences du RGPD tout en renforçant la confiance des salariés envers leur employeur. Les documents, accessibles à tout moment via une interface sécurisée, peuvent être conservés facilement, même après le départ des collaborateurs de l’entreprise.
Les coffres-forts numériques au service de la gestion de l’entreprise
D’autres coffres-forts numériques sont dédiés à la protection des données sensibles et parfois stratégiques des entreprises, comme les contrats, brevets, bases de données ou informations financières. Grâce à des normes rigoureuses (NF Z42-020, ISO 27001, eIDAS), ces solutions offrent une protection avancée contre les cyberattaques et garantissent l’intégrité des documents grâce à des mécanismes comme le scellement numérique.
Le coffre-fort numérique est également utile pour centraliser tous les documents de l’entreprise au sein d’un espace unique et sécurisé, tels que les documents juridiques, financiers et comptables, les documents administratifs, les brevets et toutes les autres données sensibles de l’entreprise (bases de données, codes d’accès, fichiers clients, etc.) et pour favoriser le travail collaboratif de vos experts. (de la DAF, DRH…)
En effet, vos collaborateurs peuvent accéder à l’ensemble des données partagées, en fonction de leur niveau d’habilitation. Vous optimisez ainsi l’efficacité opérationnelle de votre organisation.
Ces coffres-forts numériques facilitent également le partage de documents à l’externe avec des restrictions contrôlées. Les experts-comptables et leurs clients voient notamment leurs processus de collaboration optimisés et plus transparents, simplifiant les échanges au quotidien et le travail collaboratif.
Grâce aux API (interfaces de programmation d’application), les coffres-forts numériques pour entreprises peuvent être intégrés à l’ensemble des systèmes d’information, tels que :
- le logiciel de paie ;
- le logiciel de comptabilité ;
- votre ERP progiciel de gestion intégré) ;
- ou encore votre logiciel CRM.
Une réduction des coûts de fonctionnement
Factures, bons de commande, contrats de travail, documents administratifs et financiers, bulletins de salaire… le coût de traitement et d’archivage de ces documents au format papier peut être très important. À titre d’exemple, le seul prix du timbre nécessaire à l’envoi d’un bulletin de paie dépasse 1 euro, alors que le stockage d’un bulletin de paie numérique ne dépasse pas les 50 centimes. Outre les coûts de routage et d’affranchissement, vous vous délestez également des dépenses liées aux impressions, aux équipements (local d’archivage, imprimantes, etc.) et à la maintenance des archives. Ce stockage centralisé simplifie également la recherche de documents et limite le risque de perte : les coûts indirects liés aux erreurs humaines d’archivage sont donc aussi réduits.
1Baromètre de la cybersécurité des entreprises – Opinionway pour CESIN – 2024
Autre source : Comment sécuriser le stockage de vos documents grâce au coffre-fort numérique ? – France Num – 2024
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