Pour faciliter la gestion financière et administrative, utiliser un logiciel unique est une solution intelligente. Mais face à la question du prix des logiciels et de leurs mises à jour, le cloud peut-il être une bonne solution ?
Facturation, contrats, listes d’achats, suivi financier devis… sont autant de documents courants dans la vie de l’entreprise. Précieuses, voire vitales, ces données sont à la fois le cœur et le produit de votre activité et ne doivent être perdues sous aucun prétexte. Par ailleurs, utiliser un logiciel unique commun à tous les services – RH, communication, finance, marketing – facilite le travail en collaboration. Les échanges entre services sont plus fluides, plus agiles, les salariés se concentrent davantage sur leurs missions prioritaires tandis que vous pouvez avoir une vue d’ensemble beaucoup plus aisément.
Si ces programmes uniques sont pratiques, il faut les mettre à jour régulièrement, ce qui représente un coût régulier. Et ils nécessitent des serveurs internes pour que les ordinateurs de vos services soient reliés entre eux : on parle de logiciels on premises. Si l’implémentation et la maintenance sont assez lourdes -en gestion interne comme via un prestataire-, cette solution a le mérite d’être bien maîtrisée par les entreprises. Deuxième force : le réseau étant totalement interne, sa sécurité est maximum et c’est évidemment un avantage pour des entreprises dont les capacités d’innovation suscitent des convoitises. Dans ces secteurs, notamment à l’international, l’espionnage industriel n’est jamais loin. Toutefois, comprenant les limites de cette méthode, les éditeurs de logiciels s’appuient aujourd’hui sur le cloud, c’est-à-dire sur l’hébergement à distance des données et des logiciels.
À ce jour, le cloud peut revêtir trois formes sur le plan technique et commercial : le cloud public, le cloud hybride et le cloud privé. Et comme nous allons le voir, ces trois terminologies peuvent répondre à des besoins très variables.
Le cloud public, idéal pour les TPE et PME
Avec cette offre, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles : à l’aide d’une connexion internet, le cloud est accessible via une adresse IP publique et un réseau sécurisé, par exemple à l’aide d’un mot de passe. Une fois que vous avez accédé à votre backoffice, tout est possible. Le prestataire qui gère votre solution informatique peut proposer tout un panel d’options correspondant à vos besoins :
- gestion financière,
- évaluation des stocks,
- bases de données marketing,
- infographies statistiques en temps réel,
- suivi du mailing de votre assistant(e),
- supervision du travail des RH,
- conservation des fiches techniques,
- sauvegarde des travaux de votre laboratoire d’innovation,
- restriction des accès selon les usages et les postes.
Tout est imaginable pour vous servir, vous composez votre outil de travail en fonction de vos besoins, ce qui vous amène à ne payer que ce que vous utilisez au quotidien, là où il est courant de payer un logiciel que l’on n’exploite qu’à 50 % de ses capacités. C’est le « pay-as-you-go ». Trois éléments restent à prendre en compte pour bien saisir ce qu’implique l’adhésion à une offre de cloud public. Le premier est encourageant dans la mesure où le prestataire s’occupe de tout ! C’est idéal pour une TPE ou une PME dans la mesure où tant de petites structures n’ont pas les moyens d’avoir un service informatique interne. Le second est plus sensible : comme toute solution informatique dématérialisée, le cloud public n’offre pas de plan B en cas de problème technique, qu’il soit interne ou externe. Si les serveurs sont inaccessibles -en cas de connexion internet défaillante ou de serveurs inaccessibles-, impossible de travailler. Le troisième peut être problématique : contrairement à une solution coupée du réseau Internet, le cloud public ne garantit pas une confidentialité totale de vos données, notamment si vous travaillez dans un secteur en rapport avec l’innovation et la recherche. Bien que rares, les piratages ne sont pas impossibles. Voilà pourquoi le cloud privé, que nous allons détailler, conserve un intérêt stratégique.
Le cloud privé, la solution locale et sécurisée
Ce système ambitieux mais exigeant offre les mêmes avantages qu’un cloud public. Par contre, il est un réseau interne, mis place grâce à une architecture informatique que vous achetez, que vous entretenez, que vous mettez à jour. Car un cloud privé, concrètement, est une sorte de réseau fermé, un data center personnel ultra sécurisé. Par exemple, à l’aide d’un système de pare-feu fiable, vous restreignez totalement l’accès aux données à certains utilisateurs, là où un cloud public ne protège vos informations qu’à l’aide d’un cryptage et d’un mot de passe. Et comme le réseau est hyperlocal, vous gagner aussi un temps précieux par rapport à des solutions publiques qui souffrent parfois de ralentissements, voire de plantages intempestifs.
Comme toute structure informatique totalement privée, c’est à vos services d’assurer l’administration de ce cloud privé : si en jouir est évidemment un confort, il implique aussi des surcoûts liés au personnel qu’il nécessite, aux matériels vitaux, aux logiciels à mettre à jour, aux serveurs à changer ou à entretenir. Bref, c’est une solution performante, confidentielle mais exigeante et chronophage. En conséquence, les TPE et les PME récemment créées n’auront peut-être pas intérêt à se tourner vers cette offre. À moins que l’innovation et la protection des brevets soit au coeur de leur modèle économique.
Le cloud hybride, l’intermédiaire
C’est en quelque sorte un juste milieu entre le cloud privé et le cloud public. Grâce à des infrastructures allégées par rapport à une solution privée, vous déposez sur un réseau interne vos données les plus confidentielles, qui restent protégées par un système de pare-feu performant et configuré par vos vos experts « maison ».
En parallèle, vos documents de travail exploitant ces données sont, eux, hébergés temporairement sur une solution de cloud public -moins chère- pendant la durée de leur utilisation. Vous bénéficiez en théorie des avantages des deux systèmes sans avoir à investir lourdement dans une solution intégralement privée. Concrètement, ce système repose sur l’interaction permanente entre votre cloud privé -sécurisant- et un cloud public dont les capacités de stockage sont quasiment infinies, en principe. Pour parvenir à ce résultat, cette connexion entre les deux réseaux est sécurisée via un cryptage complexe. Seul petit bémol : certes exposées pendant leur stockage temporaire sur les serveurs, les données n’y sont jamais conservées longtemps.
Public, privé ou hybride, le Cloud vous proposent des caractéristiques différentes. À vous de trancher, selon vos usages et vos attentes professionnelles.
