Les retards de paiement sont un fléau pour les entreprises. Ils exposent, en effet, les fournisseurs à de graves problèmes de trésorerie. Selon une étude de la Banque de France, les retards de règlement augmentent de 25% la probabilité de défaillance des entreprises, et de 40 % si les retards excèdent un mois. Des pénalités de retard existent pour inciter les entreprises à honorer les conditions de paiement prévues contractuellement et compenser le préjudice subi par le fournisseur en cas de retard de paiement. Suivez le guide !
- Qu’est-ce qu’un délai de paiement ?
- Quelles sont les sanctions encourues en cas de retard de paiement ?
- Comment calculer les pénalités de retard ?
- Qu’est-ce que l’indemnité forfaitaire ?
- Quelles sont les alternatives aux pénalités de retard ?
Le délai de paiement
Le délai de paiement est le temps dont dispose légalement un client pour honorer une facture. Par défaut, lorsque le fournisseur et le client n’ont pas négocié de délai de paiement particulier, le délai appliqué est de 30 jours. Ce délai court à compter de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services.
Toutefois, les modalités de paiement (délai, mode de règlement) peuvent faire l’objet d’une négociation. Par exemple, il est possible de négocier un paiement comptant au moment de la livraison ou de la réalisation de la prestation de services. Mais il est également possible d’accorder un délai de paiement de 45 jours fin de mois à compter de la date à laquelle la facture a été émise.
Sauf cas particuliers, le délai de paiement ne devra pas excéder 60 jours après l’émission de la facture, la réalisation de la prestation de services ou la livraison des marchandises. Au-delà, le délai est généralement considéré comme abusif.
Le délai de paiement doit être explicitement indiqué sur chaque facture client et dans les conditions générales de vente. Il est important de préciser la date à partir de laquelle court le délai :
- Émission de la facture
- Date de livraison de la marchandise
- Date d’exécution de la prestation de service
Règlement à 45 jours fin de mois
Dans ce cas assez courant, le règlement interviendra :
- Soit à la fin du mois au cours duquel la facture a été émise, auquel on ajoute 45 jours. Par exemple, une facture est émise le 3 janvier 2024, elle devra être réglée avant le 16 mars 2024.
- Soit à la fin du mois sur lequel on tombe en comptant 45 jours après la date d’émission de la facture. Prenons l’exemple, d’une facture est émise le 3 janvier 2024.Si on ajoute 45 jours, on tombe sur le 17 février 2024. La facture est donc à payer avant le 29 février 2024.
Quelles sanctions en cas de retard de paiement ?
Le non-respect du délai normal de paiement entraîne des sanctions financières. Elles sont de deux ordres :
- Les pénalités de retard
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ces sanctions financières doivent être indiquées sur les factures et dans les conditions générales de vente du fournisseur.
Comment calculer les pénalités de retard ?
Les intérêts de retard s’appliquent pour chaque jour de retard de paiement. Le calcul des pénalités de retard se fait sur la base du taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE). Le taux directeur évolue tous les six mois, entraînant mécaniquement une évolution du taux des pénalités :
- Durant le premier semestre de l’année, le taux des pénalités est égal au taux directeur en vigueur au 1er janvier, auquel on ajoute 10 %. Par exemple, au 1er janvier 2024, le taux directeur de la BCE était de 4,5 %. Le taux des pénalités de retard était donc 14,5 %.
- Durant le second semestre de l’année, le taux des pénalités est égal au taux directeur en vigueur au 1er juillet, auquel on ajoute 10 %. par exemple, au 1er juillet 2023, le taux directeur de la BCE était de 4 %, le taux des pénalités de retard était donc de 14 %.
Attention !
La loi précise que le taux des pénalités ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Le taux d’intérêt légal sert à calculer les intérêts sur les sommes dues à un créancier, en cas de retard de paiement.
Au 1er semestre 2024, le taux d’intérêt légal entre entreprises était de 5,07 %. Cela signifie donc que dans notre premier exemple, le taux de pénalités réellement applicable aux professionnels était de 15,21 %.
Au second semestre 2023, au contraire, le taux d’intérêt légal entre entreprises était de 4,22 %, ce qui, multiplié par trois, fait 12,66 %. Ce taux reste inférieur aux 14 % de notre calcul ci-dessus. Les pénalités de retard restent calculées sur un taux de 14%.
Enfin, le calcul des pénalités de retard se fait selon la formule suivante :
(Somme due x nombre de jours de retard x taux de pénalité) / (365 x 100)
Pénalités de retard : l’indemnité forfaitaire ?
En plus des intérêts de retard, les mauvais payeurs peuvent être amenés à verser une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Un retard de paiement amène le fournisseur à entamer des démarches de recouvrement. Ces démarches ont un coût humain et financier. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est faite pour compenser ce coût. Elle est de 40 € pour chaque facture qui n’a pas été réglée en temps et en heure, même si le client a versé un acompte. L’indemnité forfaitaire doit être mentionnée sur les factures et dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur.
Les alternatives aux pénalités de retard
Les sanctions nuisent de toute évidence à votre relation client ! Pour éviter d’en arriver là, il existe de bonnes pratiques.
- Récompensez les paiements anticipés ou à l’heure : vous pouvez, par exemple, proposer à vos clients une remise pour paiement anticipé ou paiement comptant.
- Communiquez avec vos clients : relancez vos clients dès que vous constatez leur retard. Au départ, un simple mail suffira. Puis, vous ferez preuve d’une autorité progressive : courrier simple, recommandé avec accusé de réception, mise en demeure…
Grâce à l’automatisation des relances et à la centralisation des données, un logiciel de facturation assurera un suivi rigoureux des paiements, réduisant ainsi les risques de retards. En outre, cela vous permettra de vous mettre en ordre de marche en vue du passage à la facture électronique, obligatoire à partir de 2026.
Il est important de faire la différence entre un retard de paiement exceptionnel, dû à une difficulté ponctuelle de trésorerie, et un retard chronique qui traduit un manque d’égard envers ses fournisseurs, voire une franche malhonnêteté.
Dans le premier cas, le dialogue ou la médiation sont de mise. L’objectif est d’aboutir à une solution amiable – un paiement échelonné, par exemple – toujours moins coûteuse qu’un contentieux.
Enfin, si les retards de paiement deviennent récurrents et mettent en péril votre entreprise, sachez qu’il existe des solutions financières adaptées.
Les contrats d’assurance contre les impayés
En pratique, si un client ne règle pas sa facture en temps en en heure, le fournisseur contacte son assureur, lequel va se charger du recouvrement. S’il n’y parvient pas, l’assureur va indemniser l’entreprise à hauteur d’un certain pourcentage (autour de 90%) de la créance impayée.
L’affacturage ou factoring
Ce service financier permet à une entreprise de céder ses créances à une société d’affacturage ou factor, en échange d’une avance de trésorerie. Le factor se charge de recouvrer les créances et assume le risque d’impayé. Mais attention, en contrepartie, il rachète les créances de l’entreprise pour un montant généralement compris entre 70 et 90% de leur valeur. C’est ainsi qu’il se rémunère. L’affacturage est donc une solution confortable mais coûteuse.
Les pénalités de retard sont une sanction efficace mais évitable. En effet, la prévention, le dialogue et la digitalisation de la facturation vous éviterons, dans la plupart des cas, d’avoir recours à ces moyens coercitifs.
Ces articles peuvent également vous intéresser :
Guide 2024 de la facture électronique pour les TPE
7 étapes pour facturer en toute conformité et préserver sa trésorerie
