Pourquoi dématérialiser vos bulletins de paie et documents RH ?

Dans un contexte de digitalisation grandissante, de simplification des processus, de limitation de l’impact environnemental… et désormais de préoccupations sanitaires, la dématérialisation a un rôle décisif à jouer, notamment dans le secteur des ressources humaines. Explications.

Depuis janvier 2017, la loi Travail affranchit les entreprises de l’accord de leurs collaborateurs en matière de dématérialisation des fiches de paie. Seuls les employés qui en émettent le souhait explicitement pourront continuer à recevoir leurs bulletins en version papier. Que ce soit pour la fonction RH, l’entreprise elle-même ou ses salariés, les bénéfices du recours au format numérique sont nombreux et très concrets.

Une fonction RH innovante qui optimise ses traitements

Bulletin de salaires, mais également contrat de travail, formulaire de demande de congés ou fiche d’entretien individuel : l’ensemble des documents concernant le cycle de vie des salariés dans l’entreprise peut être dématérialisé par un logiciel RH adapté. Une fonction RH qui choisit de s’engager dans la transformation digitale est résolument tournée vers l’avenir. Voici pourquoi :

• Les collaborateurs RH peuvent accéder facilement et rapidement à tous les documents dont ils ont besoin, depuis n’importe quel support et à n’importe quel moment. Il en va de même pour l’ensemble des données archivées. L’accessibilité est donc favorisée.
• Les processus sont optimisés grâce à une automatisation des tâches chronophages (impression et mise sous pli des bulletins de paie, tri et archivage des documents, etc.) et des workflows (validation des congés, onboarding, envoi de notes d’information à l’ensemble des salariés, etc.). Libérées des processus lourds, les équipes RH peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• La dématérialisation permet au service RH de gagner en innovation et en modernité. Cette évolution est valorisante pour l’image de l’entreprise d’une part, et pour les collaborateurs RH d’autre part, qui se voient confier des missions plus en accord avec leur cœur de métier : la gestion du personnel et le contact humain.
• La dématérialisation s’inscrit généralement dans une démarche plus globale : une dynamique générale de digitalisation et d’interopérabilité. L’enjeu ? Permettre à chaque entreprise d’entrer dans une logique de dématérialisation RH, quels que soient les applications et les logiciels de paie qu’elle utilise.

Une entreprise qui réduit ses coûts et son empreinte écologique

81 %¹
C’est le taux d’entreprises notant avoir optimisé leurs coûts grâce à la dématérialisation RH. Parmi elles :

• 61 % ont réduit leurs coûts d’impressions ;
• 53 % ont baissé leurs coûts d’envoi postaux ;
• 25 % ont optimisé leurs coûts liés aux salaires ;
• 24 % ont réduit leurs coûts de stockage ;

La fonction RH n’est pas la seule concernée par les bénéfices d’une dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH.

L’ensemble de l’entreprise profite d’une réduction considérable des coûts grâce aux économies réalisées sur l’achat du papier et des cartouches d’encre, l’acheminement du courrier, le stockage des documents, etc.

Une entreprise axée vers le digital gagne en productivité. Les missions à plus forte valeur ajoutée qui sont proposées aux salariés sont génératrices de plus-value pour la société. Le retour sur investissement est donc rapide !

Enfin, la dématérialisation des fiches de paie et des documents RH s’inscrit dans une démarche écoresponsable. Des actions en faveur de l’environnement sont aujourd’hui incontournables pour les entreprises qui sont de plus en plus nombreuses à opter pour une politique « zéro papier ».

Des salariés qui ont accès à leurs bulletins de paie à tout moment et de façon sécurisée

Et les collaborateurs, dans tout cela ? Eux aussi bénéficient des avantages de la dématérialisation.

• Ils ont généralement la possibilité d’accéder à un coffre-fort électronique, depuis leur smartphone ou leur tablette, pendant 50 ans. Tandis que l’employeur gagne du temps en distribuant instantanément les fiches de paie, les salariés se sentent souvent rassurés de savoir leurs documents accessibles en un clic et archivés en lieu sûr.
• Les échanges entre les collaborateurs et le support RH sont simplifiés. Des formulaires de demandes personnalisées sont mis à leur disposition : les messages sont directement transmis aux bons interlocuteurs : managers, responsables des ressources humaines, formateurs, etc. Moins de temps perdu.
• Grâce à la dématérialisation, les employés manipulent moins de documents papier, limitant ainsi les leviers de contamination. L’enjeu est donc également sanitaire.

En somme, les solutions RH dématérialisées permettent à l’entreprise d’améliorer l’expérience collaborateur, contribuant ainsi à la fidélisation de l’ensemble du personnel et à la réduction du turnover.

Vous souhaitez aller plus loin dans le déploiement d’outils digitaux au sein de votre service RH ? Découvrez les avantages des tableaux de bord pour gérer au mieux vos ressources, alors que le travail en présentiel revient progressivement.

¹Source : Observatoire de la dématérialisation RH 2019 – Althéa