Boiron Frères a construit son succès sur 2 disruptions successives : la surgélation et la purée de fruits. La transformation vertigineuse de l’entreprise induite pas ces deux ruptures a rendu nécessaire de muscler le SI. Le renforcement du pilotage s’est déroulé en deux étapes, bien accompagnées par Arcanes : des montées en version jusqu’à rattraper la road map Sage puis l’optimisation de l’utilisation de Sage X3.
Retours d’expérience.
- La créativité technologique au service d’une exigence de qualité
- Construire un SI à la hauteur de l’ambition de l’entreprise
- Une meilleure visibilité de la trésorerie avec Sage XRT
- Un maximum d’efficacité pour les utilisateurs de l’ERP
La créativité technologique au service d’une exigence de qualité
Créé par le grand père du président actuel de l’entreprise, Boiron Frères a connu 2 grandes ruptures, qui ont construit son leadership mondial.
La première grande idée est l’application de la surgélation aux fruits frais, qui permet à l’entreprise d’origine ardéchoise de garantir à ses clients une qualité constante et une disponibilité tout au long de l’année. La deuxième rupture est la transformation industrielle des fruits en purée, qui donne naissance à l’offre actuelle de 60 saveurs différentes disponibles en 284 références.
Les clients sont des artisans, pâtissiers, boulangers et glaciers, et des acteurs engagés du monde de la restauration et du cocktail. Quelques industriels ‘’artisans du goût’’ triés sur le volet complètent le portefeuille, disponible dans 80 pays à travers le monde.
La maîtrise d’un savoir-faire complexe, de la sélection à la transformation des fruits
Un néologisme résume parfaitement l’engagement de l’entreprise : la fruitologie. Boiron Frères s’appuie sur une excellente sélection au départ, avec des lots analysés et qualifiés. La transformation en purée est effectuée selon une logique proche de celle de la vinification des grands crus bordelais, avec des assemblages savamment dosés et inventifs. Ils garantissent aux artisans les plus exigeants une qualité et une stabilité constantes du produit.
Comptant 30 salariés en 2008, l’entreprise emploie 210 personnes en 2023. Elle dispose d’un bureau à Hong-Kong, une filiale aux États-Unis et une au Royaume-Uni. Le chiffre d’affaires s’est élevé à 115 millions d’euros en 2023. Boiron Frères transforme 18 500 tonnes de produits issus de 62 pays.
L’entreprise accorde une grande importance aux aspects RSE, avec au centre un accompagnement engagé de ses producteurs. Boiron Frères a adopté le statut d’entreprise à mission et est labellisé B Corp. La distinction Great Place To Work lui a été décernée en 2023 pour la 2e année consécutive.
Le pilotage d’un process industriel contrôlé de bout en bout
L’usine de Valence (26) accueille les fruits, qui arrivent frais ou congelés selon les variétés et les provenances. La première étape est la mise en température (pour les produits congelés) et la préparation (élimination des parties non nobles).
Ensuite, les fruits sont réduits en purée par centrifugation. Puis les purées sont assemblées en lots homogènes et conditionnées en barquettes, seaux et pots. Après surgélation, les produits sont stockés chez un partenaire spécialiste de la logistique à température maîtrisée.
Le contrôle qualité est présent tout au long du process, avec l’exigence de garantir une production stable tout au long de l’année et une date de durabilité minimale (DDM) de 30 mois.
Construire un SI à la hauteur de l’ambition de l’entreprise
L’aventure digitale de l’entreprise commence véritablement en 2016. Gaël Le Clainche, le Directeur des Systèmes d’Information, intègre Boiron Frères pour « créer le service des Systèmes d’Information. Dans l’esprit des dirigeants, et c’est toujours le cas, le numérique devait d’abord servir à recueillir des données utiles et à alimenter la prise de décision ».
Ingénieur mécanicien de formation, Gaël Le Clainche est passionné par l’optimisation de la production et le bon usage d’un ERP. « À mon arrivée, Sage X3 était en version 5 et très loin d’exprimer tout le potentiel que l’on peut attendre d’un tel outil. Mon premier grand chantier a été de construire un système d’information digne de ce nom et de placer notre ERP au centre du dispositif ».
Un solide partenariat avec Arcanes
Pour optimiser Sage X3, Gaël Le Clainche se met très vite en quête d’un partenaire qui partage son exigence et qui puisse accompagner sa volonté de tirer un bien meilleur parti de la solution. « Notre rencontre avec Arcanes, en 2017, a été décisive. Nous nous sommes tout de suite entendus autour d’une même conception du partenariat et de la réussite commune. Depuis 7 ans, c’est gagnant/gagnant ».
Aujourd’hui, le partenariat est même entré dans une phase nouvelle, avec la mise en place à l’initiative de Gaël Le Clainche d’un club utilisateurs regroupant des clients d’Arcanes. « Nous sommes une petite dizaine, à avoir la volonté de partager nos bonnes pratiques, en particulier en matière de migration. Sage X3 est un bel outil. Il faut qu’il avance aussi grâce à ses utilisateurs ! »
Une couverture avec efficacité tous les processus de l’entreprise
Sage X3 pilote l’ensemble des processus de l’entreprise. Intégré en 2012, l’ERP couvre les achats, les ventes, la gestion des stocks, la comptabilité, la gestion financière et la gestion des immobilisations. « Les relations avec nos principaux partenaires commerciaux sont assurées par EDI. L’automatisation du transfert d’informations fait gagner du temps et de la fiabilité ».
En 2017, Boiron Frères a questionné son choix à travers une remise en cause des choix antérieurs, initiée par Gaël Le Clainche. « Avant de nous lancer dans la transformation de notre système d’information, à l’évidence nécessaire et urgente, nous avions besoin d’être collectivement sûrs de notre ERP Sage X3. C’est seulement après avoir caractérisé son potentiel et diagnostiqué une sous-exploitation que nous avons lancé notre phase de montée en puissance ».
Une implication forte des métiers dans l’amélioration continue du SI
La DSI comprend 7 personnes, dont 3 dédiées à l’amélioration continue de l’ERP et de son environnement direct. « Boiron Frères, c’est 200 personnes pour faire tourner une multinationale ! Nous avons besoin de pouvoir nous appuyer sur un ERP à notre main ».
De plus en plus du travail d’optimisation est partagé avec les métiers. « Nous avons identifié 12 utilisateurs clés, un par service. Intéressés et formés, ils sont capables de faire le lien entre les processus qu’ils maîtrisent et les possibilités de Sage X3 ».
Les utilisateurs clés disposent d’un crédit de temps avec Arcanes, les ‘’journées d’agilité’’, pour monter en compétence et adresser directement certaines demandes d’amélioration du quotidien. « L’engagement est très fort autour de notre ERP. Nous sommes collectivement en mesure d’exploiter toutes les opportunités d’évolution ».
Une meilleure visibilité de la trésorerie avec Sage XRT
Le système d’information de l’entreprise est étendu à plusieurs autres solutions Sage. « Avec Sage XRT Solutions, nous avons gagné en visibilité pour notre gestion de trésorerie », précise Gaël Le Clainche.
Boiron Frères exploite Sage XRT en mode SaaS. « Avoir quitté Excel® apporte à la direction financière un gain d’automatisation et l’accès à de nombreuses fonctionnalités propres à la solution Sage ».
La gestion des factures avec Sage Youdoc
Sage Youdoc est également désormais intégré au SI de l’entreprise valentinoise. Gaël Le Clainche raconte : « Le projet de dématérialisation a débuté il y a 18 mois. Chaque service recevait ses factures. Il en arrivait dans tous les sens, avec tous les risques que cela comporte ».
Aujourd’hui, avec Sage Youdoc connecté à Sage X3, Boiron Frères constate un gain évident de centralisation et de fiabilisation de la boucle d’approbation. « De plus, et c’est loin d’être négligeable, nous disposons avec Sage Youdoc d’un archivage à valeur probante. C’est aussi une façon d’anticiper avec sérénité le projet facture électronique ».
Faciliter la production des déclarations fiscales avec Sage Fiscalité Powered by Invoke
Boiron Frères a décidé par ailleurs d’ajouter Sage Fiscalité Powered by Invoke à son environnement Sage, en remplacement de Sage 100 États Comptables et Fiscaux. « Nous avons gagné une meilleure interopérabilité avec Sage X3. Ce qui nous permet de réaliser nos déclarations fiscales beaucoup plus facilement qu’auparavant, la consolidation étant produite au sein de Sage X3 », se félicite Gaël Le Clainche.
Un maximum d’efficacité pour les utilisateurs de l’ERP
Sous l’impulsion de Gaël Le Clainche, Boiron Frères est attentif à placer chaque fonction de l’entreprise dans les meilleures conditions de travail. « Chacun a accès à toutes les données et à toutes les fonctions dont il a besoin pour bien travailler. Les espaces de travail de Sage X3 sont personnalisés par métier ou périmètre : administration des ventes, comptabilité, finance, Comex… ».
L’intégration de Sage Enterprise Intelligence dans le système d’information contribue évidemment à alimenter métiers et fonctions en données customisées.
Une montée en version par étape
L’entreprise exploite la dernière version de Sage, la version 12. « Nous avons choisi de suivre la feuille de route Sage. Nous apprécions de disposer de fonctionnalités nouvelles et d’une sécurité renforcée. La possibilité de passer en mode graphique nous séduit également beaucoup ». Boiron Frères est monté en version en 3 semaines depuis la version 11.
Avant de passer en dernière version, l’entreprise a marqué une étape, en migrant de la version 5 à la version 11 à iso-fonctionnalités. « Cela nous a pris 6 mois pour pouvoir nous appuyer sur une base moderne. Et ensuite accomplir le dernier saut pour être à jour de la road map ». Le prochain chantier de l’entreprise : la gestion des lots directement dans son ERP.
Sage X3 est aujourd’hui la colonne vertébrale de l’entreprise, au cœur d’un système d’information intégrant également de nombreux autres outils Sage. Les fonctions et métiers disposent d’un outil de travail à leur main et sont très impliqués dans l’amélioration continue de leur ERP. Ils bénéficient en particulier d’un processus agile pour régulièrement envisager des mises à niveau qui répondent à l’évolution de leurs besoins.
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