Allongement des délais de paiement : ne subissez pas !

L’allongement des délais de paiement provient certes souvent du non-respect des délais contractuels par les clients. Et le phénomène a bien sûr tendance à s’aggraver dans les périodes de crise comme celle que nous connaissons aujourd’hui.

Mais l’allongement des délais de paiement subi par les entreprises peut aussi avoir sa source dans le mauvais fonctionnement du processus de facturation. Lui aussi potentiellement mis en tension en période exceptionnelle, qui induit par exemple un travail à distance pas totalement maîtrisé.

Quelles que soient les causes de l’allongement des délais de paiement, le phénomène est préjudiciable et doit être enrayé. Une approche nouvelle du processus de facturation et de recouvrement vous permettra de ne plus subir :

• Prendre la mesure des conséquences de l’allongement des délais de paiement
• En comprendre les causes racines
• Diffuser la culture du cash pour focaliser les comportements

L’allongement des délais de paiement, une fragilisation des entreprises

Le crédit inter-entreprises, calculé en effectuant le total des créances clients dues à un instant T, mobilise en moyenne 774 milliards d’euros¹. Ce montant représente par exemple sept fois plus que les facilités de trésorerie accordées par les banques². Le délai de paiement, consenti par les entreprises à leurs clients dans une perspective circulaire (tout le monde est à la fois client et fournisseur), est donc un pilier de notre économie.

L’allongement des délais de paiement, en revanche, est un problème qui ampute indûment la disponibilité de trésorerie des entreprises et menace dans les cas extrêmes leur pérennité. La logique vertueuse circulaire de crédit inter-entreprises devient un cercle vicieux où les manquements des uns finissent par affecter la capacité des autres.

Du reste, la tendance de l’allongement des délais de paiement au-delà de l’échéance convenue était jusqu’à récemment à la stabilisation. Les délais de paiement inter-entreprises moyens sont calculés à 44 jours de chiffre d’affaires en 2018 pour les délais clients³, ce qui signifie une application relativement bonne de l’esprit de la loi LME.

Le problème, c’est que le respect des échéances de paiement est menacé à chaque crise et sert trop facilement de variable d’ajustement. Ainsi, de 11 jours en début d’année 2020, le retard moyen de paiement dérape à 12,5 jours en juin 20203. 1,5 jour rapporté à 774 milliards d’euros d’encours moyen à 44 jours signifie 26 milliards d’euros. Une masse d’argent qui fait évidemment fortement défaut au moment où il faut se réinventer et relancer son activité avec un modèle économique adapté.

L’allongement des délais de paiement de quelques jours est donc déjà insupportable. Mais de manière claire, les retards de règlement dépassant 30 jours entraînent une fragilisation des entreprises. On calcule que les risques de défaillance augmentent de plus de 40 % en présence de dépassements significativement élevés³.

Des causes multiples

Il est tentant de voir dans l’allongement des délais de paiement le résultat d’une mauvaise volonté de la part de clients peu scrupuleux. Une entreprise sur trois constate par exemple une augmentation des « faux litiges » pour légitimer des retards de paiement entre 2018 et 2019⁴.

Mais même si la pratique existe, la fluidité des processus au sein des entreprises, côté client comme côté fournisseur, peut aussi être légitimement challengée.

Côté clients, par exemple, avant même d’invoquer une quelconque négligence organisée, il suffit de considérer la chaîne de validation des factures reçues. En particulier, la (mauvaise) circulation des factures papier, la difficulté à établir parfois l’identité du commanditaire ou la lenteur de la connexion entre le service payeur et le service utilisateur du bien ou du service suffisent à expliquer nombre de délais injustifiés.

Côté fournisseur, la conduite inefficace du processus de facturation peut aussi expliquer également une partie non négligeable des retards de paiement.

Trois causes expliquent la plupart des retards de règlement imputables au fournisseur :

• L’erreur de facturation : une facture non envoyée, une facture non conforme aux contraintes contractuelles ou une facture expédiée en retard
• Le litige de bonne foi, la non-conformité du service rendu en contrepartie de la facture
• L’absence de relance et de la moindre incitation à régler

Enfin, une facture émise n’est pas forcément immédiatement transmise au débiteur et une facture payée par un fournisseur n’induit pas forcément immédiatement une disponibilité en trésorerie.
Ainsi, on estime à 59 jours le délai moyen nécessaire en France pour convertir en trésorerie une facture émise (contre 51 jours en moyenne en Europe)⁵.
Ce qui signifie que le temps de traitement administratif est en moyenne de deux semaines !

Le développement du télétravail vient également évidemment télescoper la problématique du recouvrement des factures dans les environnements les moins optimisés, côté client comme côté fournisseur.

La culture du cash, antidote à l’allongement des délais de paiement

Pour faire pièce à l’allongement des délais de paiement, la culture du cash est à promouvoir dans les entreprises. Il faut tout à la fois que chaque acteur de la chaîne de valeur « order-to-cash⁶ » prenne la mesure des impacts de la privation de trésorerie pour les entreprises et agisse à son niveau pour réduire les délais de paiement.

Même si l’essentiel de la responsabilité de la maîtrise des délais de paiement incombe à l’entreprise créancière, le respect des délais de paiement contractuels est aussi dans l’intérêt des débiteurs de bonne foi :

• Pour éviter les sanctions financières prévues par la Loi de Modernisation de l’Économie (LME). En effet, le plafond des amendes applicables s’élève à 2 millions d’euros en cas de dépassement avéré des délais légaux.
• Pour préserver sa réputation d’entreprise et enrichir son image RSE.
• Pour favoriser de bonnes relations commerciales avec ses fournisseurs. Ce qui peut revêtir au passage un intérêt stratégique, dans un contexte de bouleversement de la supply chain, où un fournisseur anonyme peut devenir du jour au lendemain un goulot d’étranglement.

C’est pourquoi l’engagement des valideurs impliqués dans la chaîne de validation des factures fournisseurs est un enjeu important du processus de paiement.

Les acteurs concernés par la chaîne de valeur « order-to-cash⁶ » côté fournisseur peuvent agir à 5 niveaux pour contribuer à la maîtrise des délais de paiement :

• La vente, avec la négociation de conditions de règlement précises et engageantes au moment de la conclusion du contrat commercial.
• La facturation, à exécuter vite, juste et conforme (le Médiateur des Entreprises estime qu’une facture sur 7 reste bloquée dans le logiciel des grands comptes pour non-conformité⁷).
• La facilitation du paiement, en proposant par exemple le paiement par prélèvement (abonnement ou échéancier) ou le paiement en ligne.
• Le suivi commercial, pour valider la parfaite exécution de la contrepartie et intervenir en premier ressort à la moindre alerte sur le règlement.
• Le recouvrement, avec une philosophie de tolérance zéro des retards de règlement.

En conclusion, l’allongement des délais de paiement n’a rien d’une fatalité. Une organisation et un équipement qui tout à la fois accélèrent la facturation juste, facilitent le règlement et systématisent le recouvrement contribueront à améliorer votre trésorerie.

La culture du cash, c’est se donner les moyens pour agir partout et avec une constance dans l’effort. C’est une question de volonté collective, beaucoup, et de digitalisation, pas mal aussi.

Ainsi, interrogés au sujet de l’optimisation du recouvrement, les adhérents de l’AFDCC⁶ attendent de la digitalisation une « automatisation des tâches simples et répétitives », des « gains dans les traitements de masse » et des « progrès dans la gestion de comportements de relance différenciés en fonction des typologies de clients ». Ils prêtent également à la digitalisation complète du processus de facturation une « amélioration de la prévention des défaillances ou des retards de paiement grâce à la mise à disposition de modèles prédictifs des risques ».

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Pour réduire les délais de paiement, adoptez la culture du cash

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¹INSEE – Analyse des bilans 2018 des entreprises
²Grégory Sanson, Président de Lille Place Financière et Directeur général adjoint de Bonduelle, en charge des finances
³Rapport annuel 2019 de l’Observatoire des Délais de Paiement
⁴Association française des crédits managers et conseils (AFDCC)
⁵Assureur Crédit Atradius – 2019
⁶De la réception de la commande au bon paiement de la facture
⁷Baromètre Médiateur des Entreprises