Si vous travaillez dans le domaine des technologies d’entreprise, vous avez sans doute déjà rencontré l’acronyme ERP, et entendu dire que cette technologie est le pilier stratégique des grandes entreprises et des ETI.
Mais si vous faites une recherche sur les systèmes ERP, vous constaterez qu’il y a de quoi en perdre son latin, et ce pour une raison assez simple : chaque fournisseur qui vend des logiciels ERP a sa propre interprétation de ce terme, et si vous creusez un peu plus, vous verrez que la façon dont les ERP sont utilisés par les entreprises varie considérablement selon les secteurs d’activité.
ERP signifie « Enterprise Resource Planning » (un terme généralement traduit en français par « Progiciel de gestion intégrée » ou PGI), mais cela ne nous dit pas ce que cet outil doit ou peut faire pour votre entreprise. Il faut donc envisager l’ERP en tant que logiciel de gestion d’entreprise comme un levier qui aide les entreprises en croissance, les ETI et les grandes entreprises à gérer des processus quotidiens essentiels tels que la gestion des stocks, la comptabilité, les ressources humaines et la gestion de la relation client (CRM).
Pour faire simple, on peut dire que les logiciels de gestion d’entreprise facilitent le travail des différentes entités de l’entreprise en transmettant des informations par l’intermédiaire d’une base de données commune.
Comment un logiciel de gestion intégrée peut-il donner de la puissance à votre entreprise ?
Cela dépend des besoins de votre entreprise et de son secteur d’activité, et c’est pourquoi aucune installation d’ERP ne ressemble à une autre !
Alors, pour y voir un peu plus clair, nous allons étudier les différentes façons dont les logiciels d’Enterprise Management peuvent aider les collaborateurs de tous types d’entreprises à travailler plus efficacement en mettant fin au cloisonnement des services.
- Un logiciel de gestion intégrée vous permet de visualiser vos données dans un seul et unique outil.
Au lieu d’utiliser plusieurs logiciels pour obtenir des informations, l’intégration au sein d’une base de données unique permet aux gestionnaires de voir ce qui se passe dans tous les services, des finances aux RH en passant par la vente, la gestion des stocks et la distribution. - Un logiciel de gestion intégrée actualise les données en temps réel.
Cette possibilité d’avoir une vision globale et en temps réel des données peut être très utile, pour les gestionnaires comme pour leurs collaborateurs. Sans la gestion d’entreprise, vous ne pourriez probablement pas connaître le volume de stocks d’une entreprise et ce dont elle a besoin à un instant T. Or, pour de nombreux secteurs, dont l’industrie et la distribution, ces informations sont cruciales. - Un logiciel de gestion intégrée peut vous aider à conserver vos clients actuels… et à en trouver de nouveaux !
En les dotant d’une source d’informations unique pour la facturation et le suivi des relations, il permet aux entreprises de mieux servir leurs clients et d’automatiser certains processus ; les collaborateurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à des activités plus utiles.
Les problèmes des ERP
L’une des autres raisons de la confusion qui entoure l’ERP est liée aux nombreux changements survenus ces dernières années dans l’implémentation de ces logiciels. À une époque, on reprochait aux ERP leurs longs délais de mise en œuvre, ainsi que leur coût élevé et leur complexité d’utilisation.
Et, la plupart des entreprises ayant leurs propres exigences en matière de solution ERP, cela nécessitait un degré de personnalisation élevé, et donc une dépense plus importante.
Mais aujourd’hui, nous avons les logiciels d’Enterprise Management, des outils beaucoup plus robustes et complets que les anciennes solutions ERP, qui remplissent plus de fonctions au sein de l’entreprise et sont très souvent dédiés à un secteur en particulier.
Depuis une dizaine d’années, les logiciels en tant que services et le Cloud computing ont facilité l’implémentation des outils de gestion d’entreprise dans les structures souhaitant profiter de bénéfices à court terme, mais aussi à plus long terme, notamment les nouvelles entreprises et les ETI. Il faut pourtant savoir que de nombreuses entreprises (en particulier les très grandes entreprises) optent encore pour des solutions sur site en raison de besoins spécifiques.
Quelle est la bonne solution pour votre entreprise ?
Il est clair que les chefs d’entreprise qui veulent avoir un logiciel de gestion d’entreprise performant doivent faire un important travail de recherche et définir leurs besoins en amont, en impliquant l’ensemble des acteurs concernés.
En matière de projets d’Enterprise Management, il n’existe pas de solution universelle : c’est à l’outil de s’adapter aux besoins et aux objectifs de l’entreprise. Mais, si vous souhaitez acquérir une solution d’Enterprise Management pour soutenir la croissance de votre activité, voici quelques conseils pratiques pour partir du bon pied :
- Obtenez l’aide dont vous avez besoin.
L’installation d’un nouveau logiciel de gestion d’entreprise est une décision importante pour n’importe quelle entreprise ; il est donc essentiel que les personnels de l’encadrement ou de la direction puissent bénéficier d’une assistance. Ils n’auront bien sûr pas besoin de connaître tous les détails techniques, mais ils doivent au moins être au courant de tout ce qui peut entraîner des retards ou poser des problèmes sur un projet. - Dressez une liste précise de vos besoins.
Vous devez comprendre la portée du projet, les processus métiers spécifiques qui seront concernés et les exigences techniques requises. Il sera ainsi beaucoup plus facile pour les fournisseurs de logiciels d’adapter leurs propositions à vos besoins réels. - Pensez ergonomie, utilisateurs mobiles et sécurité.
Vous voulez que vos collaborateurs aient envie de travailler sur le système que vous aurez choisi, alors privilégiez une solution facile à utiliser. Tenez compte de vos besoins de mobilité et de sécurité : de nombreux employés voudront certainement accéder à votre système flambant neuf depuis un téléphone portable ou l’extérieur de l’entreprise. - Pesez bien le pour et le contre de chaque proposition.
Optez pour une solution logicielle qui fonctionnera pour votre entreprise ; en d’autres termes, ne basez pas votre décision d’achat sur les belles promesses ou le discours dithyrambique du vendeur. Faites vos propres recherches et tenez compte des avis des personnes concernées afin de choisir un système qui sera adopté et utilisé par vos collaborateurs. - Sachez ce que vous voulez personnaliser, et pour quelles raisons.
Les fournisseurs fiables et sérieux proposeront généralement des solutions logicielles personnalisables ou capables de répondre aux exigences de divers secteurs. Par exemple, les objectifs métiers et les exigences d’un commerçant peuvent être très différents de ceux d’une agence de publicité.
L’Enterprise Management doit répondre à vos besoins spécifiques
De plus en plus de PME adoptent les logiciels d’Enterprise Management. Ceux qui sont basés sur le Cloud sont rapidement rentabilisés et faciles à déployer, ce qui signifie que les entreprises n’ont pas besoin de budgets pharaoniques pour accéder à une technologie digne des plus grandes structures.
Le véritable avenir des logiciels d’Enterprise Management n’est pas d’être une énième nouvelle technologie à la mode, mais d’offrir des solutions qui aident immédiatement votre entreprise et font rapidement une vraie différence. La solution que vous choisirez doit être flexible, conviviale, régulièrement mise à jour et adaptée aux exigences de votre secteur.
