La rentrée est l’occasion idéale de prendre de bonnes résolutions. Les TPE et PME n’échappent pas à la règle : vous pouvez profiter de ce moment pour vérifier votre conformité aux principales réglementations numériques (facturation électronique, DSN, etc.). Un réflexe d’autant plus important que de nombreuses entreprises ne sont toujours pas dans les clous.
- Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
- La DSN (Déclaration Sociale Nominative)
- La facture électronique
Réglementation numérique n°1 : le RGPD
Bien qu’il soit en vigueur depuis le 25 mais 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est encore loin d’être conformément appliqué par toutes les organisations. Or, cette réglementation visant à protéger les données personnelles concerne toutes les entreprises, y compris celles dont l’activité n’implique pas de traiter des données. Par exemple, vous êtes concerné si vous avez au moins un salarié car vous avez besoin de collecter certaines de ses informations personnelles.
42 sanctions ont été prononcées et 168 mises en demeure ont été adressées par la Cnil pour non-respect du RGPD en 2023*
*Rapport annuel 2023 – Commission nationale de l’informatique et des libertés – 2024
Pourtant, pour les petites et moyennes entreprises, les mesures à mettre en œuvre pour se mettre en conformité ne sont pas si lourdes, comme le souligne la Cnil dans son Guide pratique de sensibilisation au RGPD pour les PME. À travers celui-ci, le régulateur dresse les 4 actions principales à mener.
- Créer un registre pour définir les activités qui impliquent de traiter des données personnelles (recrutement, gestion de la paie, etc.), l’objectif de la collecte et la nature des données (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité sociale, etc.).
- Faire le tri dans les données en supprimant celles qui ne sont pas utiles à l’activité et en réduisant les informations collectées à leur strict nécessaire.
- Respecter le droit des personnes, notamment en donnant le droit aux individus d’avoir accès à leurs données personnelles.
- Sécuriser les données via différentes actions (mise à jour des logiciels, modification régulière des mots de passe, etc.).
Réglementation numérique n°2 : les nouveautés de la DSN
Obligatoire pour toutes les entreprises depuis 2017, la Déclaration sociale nominative permet de transmettre les principales données issues de la paie et de signaler certains événements (arrêt maladie, etc.). Or, le périmètre de la DSN s’élargit régulièrement, pouvant impacter la conformité des TPE et PME. Plusieurs exemples des évolutions récentes de la DSN qu’il vous faut prendre en compte :
- le solde de la taxe d’apprentissage à déclarer tous les mois ;
- la contribution supplémentaire à l’apprentissage à déclarer en début d’année ;
- la déclaration du montant net social, intégré depuis juillet 2023 dans le nouveau bulletin de paie clarifié ;
- la déclaration des heures supplémentaires exonérées à réaliser avec les éléments de revenu calculé en net ;
- l’inclusion des indemnités journalières de Sécurité sociale dans la rubrique consacrée au PAS (prélèvement à la source).
Pour les entreprises qui ne seraient pas encore à jour de toutes ces évolutions, deux réflexes s’imposent : s’équiper d’un logiciel de gestion de la paie compatible DSN et s’assurer de la qualité des données intégrées dans celle-ci. Mise à jour régulièrement par votre fournisseur, cette solution digitale de gestion de la paie vous permet de garantir votre conformité, sans intervention de votre part.
Réglementation numérique n°3 : le chantier urgent de la facture électronique
Malgré le report du calendrier, l’échéance pour se conformer à la facturation électronique obligatoire est de plus en plus proche. Non seulement ce chantier ne se traite pas en un jour, mais ses bénéfices encouragent les entreprises à l’anticiper. Pour les TPE et PME, vous avez en effet l’obligation de :
- recevoir les factures électroniques dès le 1er septembre 2026 ;
- émettre des factures électroniques à partir du 1er décembre 2027 ;
- transmettre les données de facturation (e-reporting) à partir du 1er septembre 2027.
12 mois
*Les entreprises très en retard pour la facturation électronique – Républik IT – 2024
C’est la durée minimale que le processus de transition demandera pour 59 % des entreprises*.
Un sondage réalisé par OpinionWay révèle que seulement 2 % des entreprises d’au moins 10 salariés sont aujourd’hui en conformité avec cette future obligation. Une situation problématique dans la mesure où l’adoption de la e-facturation et du e-reporting exige du temps et de nombreuses évolutions, dont :
- l’audit du système d’information ;
- la mise à jour de la base de données clients et fournisseurs ;
- l’ajout des nouvelles mentions obligatoires sur les factures ;
- la mise en place d’un mode de transmission des factures adapté à votre organisation.
Choisir son partenaire de conformité
Pour assurer votre conformité dans le temps, tout en gagnant du temps sur la veille réglementaire qu’elle implique, certaines TPE et PME se dotent de solutions Cloud. Accessibles en ligne, les logiciels de comptabilité, de facturation et de paie sont mis à jour régulièrement par leur éditeur et ce automatiquement au regard des nouvelles réglementations numériques. Vous avez ainsi la garantie de respecter vos obligations relatives à la DSN et à la facturation électronique.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la bonne gestion des données personnelles, accédez à notre base pédagogique sur le RGPD.
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