Factur-X de A à Z

Factur-X est un format de facture électronique hybride développé conjointement par la France et l’Allemagne. Il combine un fichier PDF avec une structure de données XML intégrée. Ce format innovant permet une lecture à la fois par l’homme et par la machine, sans nécessiter d’outils de lecture automatique de documents. Explications.

• Factur-X : définition
• Comment émettre une facture au format Factur-X ?
• Quels sont les avantages de Factur-X ?

Qu’est ce que le format Factur-X ?

Concrètement, Factur-X est un fichier PDF/A3 qui incorpore un fichier XML avec les données de facturation. Il indique de façon explicite, les données de facturation et permet aux systèmes d’information de procéder à une lecture et à un rapprochement automatisé des données.

Il est compatible avec les exigences de l’administration allemande et du portail public de facturation en France.

Ce format présente de nombreux avantages :

• Il est infalsifiable, inaltérable et non modifiable, garantissant l’identité de l’émetteur.
• Il automatise la gestion des factures, réduisant les coûts et les erreurs.
• Il fait gagner du temps sur la déclaration de TVA.
• Il fluidifie le processus de facturation, contribuant à réduire les délais de paiement.
• Il permet aux entreprises de se mettre en conformité simplement avec l’obligation légale à venir.

Un standard pour toutes entreprises

Factur-X intègre cinq profils de données en fonction des exigences réglementaires et sectorielles propres à chaque entreprise :

• Le profil Minimum contient les données exigées par la réglementation en vigueur et par le portail publique de facturation, qui a déjà adopté la facture électronique.
• Le profil Basic WL est le profil minimum enrichi de données nécessaires à l’automatisation de la facturation chez les clients. Il ne comprend pas le détail des données de facturation.
• Le profil Basic est identique au profil Basic WL mais il inclut, en outre, un certain nombre de données.
• Le profil Comfort EN 16931 équivaut au profil Basic enrichi des données de la Norme Sémantique Européenne (NSE).
• Le profil Extended est le profil Comfort enrichi de données satisfaisant à des besoins spécifiques liés aux extensions de la Norme Sémantique Européenne (NSE).

Comment émettre une facture au format Factur-X ?

En réalité, c’est simple et quasi gratuit.

1. L’entreprise émettrice établie ses factures au format PDF. Les documents devront intégrer les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture.
2. Ensuite, l’entreprise émettrice fera appel à une Plateforme de Dématérialisation partenaires (PDP) ou au Portail Public de Facturation (PPF).
3. La plateforme choisie convertira les PDF en en PDF/A3, avec signature électronique répondant aux normes RGS (Référentiel Général de Sécurité).
4. Une fois convertie au format PDF/A3, la facture électronique sera envoyée au récepteur et les données de facturation automatiquement transmises au PPF, lequel les communiquera à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) en vue du contrôle et de la pré-déclaration de la TVA et de la tenue des comptes nationaux.

L’utilisation d’un logiciel de facturation facilite la création et la gestion de factures conformes à la norme Factur-X. En effet, les logiciels de facturation sont souvent équipés de fonctionnalités qui permettent de générer automatiquement des factures au format Factur-X et de les envoyer par voie électronique

Quels sont les avantages de Factur-X ?

Factur-X offre plusieurs avantages significatifs pour les entreprises, en particulier en matière de gestion des factures électroniques qui seront obligatoires à partir de 2026.

Factur-X : l’automatisation des processus

L’intégration des données structurées dans le fichier XML, Factur-X permet l’automatisation du traitement des factures, ce qui réduit considérablement les tâches de saisie manuelle. En outre, les factures peuvent être automatiquement importées et traitées par les systèmes de gestion, accélérant ainsi le processus de facturation et de paiement.

Réduction des erreurs

L’automatisation réduit les risques d’erreurs de saisie, de double facturation et autres anomalies courantes dans le traitement manuel des factures. De plus, les systèmes peuvent vérifier automatiquement la conformité des factures avec les règles comptables et fiscales, diminuant ainsi les risques d’erreurs et de litiges.

Conformité légale et fiscale

Factur-X est conforme aux normes européennes (EN 16931) et aux exigences locales en matière de facturation électronique, garantissant ainsi que les entreprises respectent les obligations légales et fiscales. Par ailleurs, les factures en format PDF/A-3 sont adaptées à l’archivage à long terme, ce qui facilite la traçabilité et la conformité aux exigences réglementaires.

Interopérabilité et standardisation

Le format hybride (PDF et XML) permet une interopérabilité accrue entre différents logiciels de gestion (ERP, comptabilité, etc.), facilitant ainsi les échanges de factures électroniques entre partenaires commerciaux. De plus, l’utilisation d’un format reconnu et standardisé réduit les complications liées à l’utilisation de formats propriétaires ou non standardisés.

Efficacité et gain de temps

Le traitement automatisé des factures accélère le cycle de facturation et de paiement, améliorant ainsi la gestion de la trésorerie. Les salariés peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des coûts

En passant aux factures électroniques, les entreprises réduisent les coûts liés à l’impression, à l’envoi et à l’archivage physique des documents. L’automatisation permet également de réduire le temps de traitement des factures, entraînant des économies sur les coûts de main-d’œuvre.

Amélioration des relations commerciales

La standardisation et la fiabilité des factures électroniques améliorent la transparence et renforcent la confiance entre les partenaires commerciaux. Les échanges d’informations sont simplifiés grâce à un format standardisé, qui facilite la résolution des litiges ou des erreurs.

En résumé, Factur-X permet aux entreprises de gagner en efficacité, de réduire les coûts et les erreurs, tout en assurant la conformité aux réglementations en vigueur. Cela conduit à une meilleure gestion des flux de trésorerie, une productivité accrue et une amélioration des relations commerciales.

Pour aller plus loin :

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Article initialement publié le 25/10/2021. Dernière mise à jour le 17/06/2024