Huit manières de recouvrer les paiements sans tenir des discussions difficiles

Combien de temps vous faut-il pour traiter les factures de vos clients et être payé pour vos biens et services? Et combien de discussions difficiles avez-vous eu en cours de route? On estime qu’environ 350 millards de factures sont émises à travers le monder à chaque année.

L’étude de Sage révèle que plus d’un client sur 10 ont payé en retard. L’étude révèle également qu’à travers le monde, l’excuse la plus courante fournie pour les paiements en retard … absolument aucune raison!
Comment éviter des discussions difficiles

Comme tout propriétaire d’entreprise ou professionnel financier le sait, cela peut mener à des appels téléphoniques ou courriels délicats et souvent difficiles, si le paiement est en retard.

Selon la même étude de Sage, le plus important obstacle à faire la chasse aux paiements consiste à protéger les relations avec le client pour la plupart des entreprises.

«Ce n’est pas une mince affaire de courir après les factures pour les petites entreprises » affirme Sue Keogh, propriétaire de Sookio, une agence de marketing numérique primée.

«Lorsque mon entreprise était plus modeste, un client a manqué à ses obligations de payer une somme importante. Et je l’attends toujours. J’ai même dit à mon équipe que si jamais j’étais payée, nous irions à un hôtel le plus luxueux et boirions du champagne toute la journée».

Pire encore, le fait de courir après la facture m’empêchait de m’occuper de mon entreprise. Elle déclare ensuite : « Je l’ai traduit en justice. Cet épisode a été émotionnellement épuisant. C’est la raison pour laquelle il est préférable d’éviter d’abord ce type de situation».

Cependant, il y a des moyens de manoeuvrer dans des circonstances difficiles pour recouvrer des paiements de factures pour les plus petites entreprises. Voyez ci-après huit conseils pour faciliter ces discussions difficiles ou supprimer éventuellement la possibilité qu’elles ne se produisent jamais.

1. Créer une adresse courriel « comptes@»

La plupart des conseils listés ci-après s’articulent autour d’un concept simple : utilisez une approche et une attitude professionnelles lorsque vous gérez les finances de votre entreprise. Parfois cela peut vouloir dire de les séparer de vos activités quotidiennes.
À cet effet, la plupart des grandes entreprises ont leur propre service de contrôle du crédit. Alors pourquoi ne pas les imiter?

Bien sûr, votre entreprise pourrait compter seulement quelques employés (ou simplement vous-même), mais vous pourriez quand même définir une adresse courriel, par exemple, [email protected] ou [email protected] pour donner l’impression d’avoir un service séparé de votre entreprise destiné à vos finances.
«Cela signifie que vous pouvez continuer d’entretenir des relations étroites avec le client par le biais de votre adresse courriel habituelle,» ajoute Madame Keogh.
«Et utiliser votre adresse de facturation ou de comptes pour s’entretenir sur l’aspect finance».
«J’ai même entendu parler de certaines entreprises qui créent des comptes fictifs à utiliser dans la signature de ce compte de courriel».
«Quoi qu’il en soit, si vous utilisez ce compte de courriel, vous devrez toujours écrire à la manière d’un responsable des finances, et maintenir une attitude professionnelle».

Vous pouvez néanmoins définir facilement des adresses courriel supplémentaires, et faciles à utiliser dans la plupart des cas. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, discutez-en avec votre fournisseur de services Internet.
La plupart des clients de messagerie, tels que Microsoft Outlook peuvent être configurés avec plus d’un compte de courriel, mais vous pourriez vous charger de sélectionner les bonnes adresses à chaque fois.

2. Connaître la personne responsable et qui gère les paiements

Il peut sembler judicieux de facturer la personne qui a demandé vos services. Mais cela peut mener à des délais.
La personne peut laisser traîner la facture pendant quelque temps avant de l’acheminer à son directeur, qui à son tour la néglige, avant de la passer aux comptes fournisseurs.
Et si la facture soulève un problème, la personne pourrait vous la retourner à ce stade, et par conséquent, vous devrez renvoyer la facture, et revivre cette période d’attente. «Dès le départ, cherchez à savoir qui s’occupe des paiements de factures à l’entreprise », affirme Madame Keogh, en précisant qu’il s’agit bien plus qu’un simple inconvénient : « Vous souhaitez entretenir de bonnes relations avec la personne avec laquelle vous avez affaire. Mais le traitement des factures n’est pas sa priorité absolue. Donc, en découvrant les processus de l’entreprise avec laquelle vous travaillez, vous supprimez toute source de friction. Et vous rendez la vie plus facile pour elle et vous-même » Tenir ce type de discussion peut être assez intimidant, surtout pour des plus petites entreprises. Faites-le le plus tôt possible avec un nouveau client pour en finir avec cette discussion, et vous pourrez quand même l’aborder dans des questions générales sur le travail que vous faites. «N’hésitez pas » conseille Madame Keogh. « Si le client ne paie pas dans les délais prescrits, vous financez l’entreprise de quelqu’un d’autre. Et ce n’est pas juste».

3. Synchroniser avec les cycles de paiement

Dans le cadre de vos demandes discutées précédemment, essayez de déterminer le moment où l’entreprise effectue des cycles de paiement.
Certaines petites entreprises peuvent traiter les factures au besoin, mais les plus grandes entreprises ne le feront probablement qu’une fois par mois. Cette procédure occasionne des délais, car une fois les factures sont traitées, c’est à ce moment-là qu’elles appliquent leurs modalités de 30 jours. Quelque chose d’aussi simple que de dater une facture du mois précédent signifie que vous n’avez pas à attendre aussi longtemps pour le paiement.
Par exemple, si vous envoyez une facture le 1er juin, et l’utiliser comme la date, alors vous pourriez ne pas être payé avant la fin juillet. La facture sera traitée dans le cycle de paiement de juin, puis payée une fois les modalités terminées en juillet.
Toutefois, si vous datez la facture le 30 mai, alors l’entreprise la traitera probablement dans le cycle de paiement de mai, ce qui veut dire vous recevrez le paiement en juin.

Cette astuce peut également marquer le moment où vous devriez faire la chasse à une facture. «Je constate que les grandes entreprises effectuent souvent un cycle de paiement le vendredi,» dit Madame Keogh. «Il est donc logique de faire la chasse à une facture au début de la semaine, afin d’être bien positionné». Le cycle de paiement est souvent planifié pour s’exécuter automatiquement le vendredi, souvent en l’absence du personnel responsable, donc en courant après le paiement plus tard dans la semaine, vous courez le risque non seulement de rater le cycle, mais aussi de ne pas pouvoir communiquer avec la personne responsable qui peut être absente du bureau pour diverses raisons.

4. Facturer sur-le-champ

Si vous tardez à émettre une facture, vous laissez entendre au client que le paiement ponctuel n’est pas important.
«Les gens cherchent une excuse pour se défiler de payer une facture»., affirme Madame Keogh. «Si vous retardez l’envoi de votre facture, ils la mettront au bas de la pile, avec la conviction qu’ils n’ont pas à se presser pour la payer». Envoyer une facture en retard ne vous mettra certainement pas en meilleure position, surtout si vous devez communiquer avec le client et essayer de recouvrer le paiement. Émettre une facture plus tard que plus tôt peut également créer de la confusion auprès du client, considérant le délai écoulé, cela ne serait pas évident de déterminer à quel effet la facture est associée. La personne qui gère les cordons de la bourse devra peut-être enquêter, ce qui ajoute encore plus de retard au règlement de paiement.
Quel est le délai pour envoyer une facture? Faites-le sur-le-champ. Si vous utilisez un logiciel comptable moderne, accompagné d’une appli mobile, vous pouvez même le faire en présence du client.
Tout juste de terminer une tâche ou livrer des marchandises? Produisez et envoyez directement la facture en utilisant un téléphone ou une tablette, et assurez-vous que le client sache que vous l’avez fait. Suite à cela, il ne fait aucun doute que le client a reçu la facture si vous devez courir après le paiement.

5. Offrir plusieurs modes de paiement

Ce point n’est pourtant pas sorcier de nos jours. Une entreprise qui émet des factures doit offrir autant d’options de paiement que possible. Essayez d’inclure des cartes de crédit et de débit, des virements bancaires, PayPal, ou même des technologies, telles que Apple Pay ou Google Pay. Vous devriez tout offrir en plus des anciennes méthodes comme poster un chèque ou effectuer un virement bancaire.
«En raison de la pandémie du coronavirus, les gens sont juste un peu plus enclins à faire les choses différemment maintenant», dit Madame Keogh. «Et n’oubliez pas de mentionner sur la facture les modes de paiement. S’il s’agit d’une facture électronique, c’est aussi simple que de fournir un lien».

Si vous utilisez des méthodes comptables modernes, votre logiciel comptable devrait vous permettre d’inclure un bouton «Payer maintenant » dans la facture envoyée par courriel, qui permet au client de la régler en quelques clics.
Cette mesure s’avère pratique pour le client de payer sa facture, et élimine par le fait même toute source de tergiversation.
Si vous deviez courir après le paiement, les discussions difficiles seraient atténuées si vous pouvez démontrer comment vous avez essayé de faciliter le paiement de votre client.
Même les interentreprises, dont certaines d’entre elles comptent largement sur les chèques ou BACS (Banker’s Automated Clearing Services) se rallient à l’idée de payer les factures par voie électronique, en utilisant plus de modes contemporains.
En s’assurant toujours d’offrir cette option, cela s’avère sûrement un pas dans la bonne direction. Selon le montant de la facture, si vous offrez une variété de modes de paiement, il serait peut-être même possible pour la personne qui autorise l’achat de le payer comme demande de dépense. Ainsi, le service financier n’a pas à s’impliquer immédiatement, ce qui élimine un potentiel plus élevé de délais.

6. Savoir quand les clients prennent connaissance des factures

Une fonction de pointe dans un logiciel comptable affiche l’échéancier des factures. En plus d’afficher exactement quand vous avez envoyé la facture, vous pouvez même voir le moment où le client l’a visualisée.
Cela fonctionne de la même manière dont certaines applications de messagerie vous indiquent quand le client a ouvert son courriel. Vous êtes même informé de l’heure et de la date à laquelle la facture a été consultée.
«Plus tôt vous pourrez mettre en œuvre cette tactique, mieux ce sera», déclare Madame Keogh. « Certaines petites entreprises la retardent, en croyant qu’elles ne sont pas encore assez grandes pour ce genre de logiciel comptable. L’entreprise se rentabilisera rapidement en réduisant le temps consacré aux tâches administratives». Au bout du compte, l’échéancier de la facture peut vraiment vous aider au cours des discussions difficiles, si vous devez faire la chasse au paiement. Si le client vous dit qu’il n’a pas reçu la facture, vous pouvez lui expliquer non seulement qu’il l’a bien reçue, mais l’informer exactement du moment où il l’a reçue.

Le fait que vous puissiez démontrer le temps écoulé depuis qu’il a pris connaissance de la facture, cela devrait l’encourager à la régler le plus tôt possible, car vous et le client savez que les jours sont comptés à partir de ce moment-là.
De plus, maintenant que le client sait que vous pouvez faire le suivi des factures de cette manière, il est donc moins enclin à retarder le paiement à l’avenir.
«Je n’ai pas utilisé de facture papier depuis environ six ans», ajoute Madame Keogh. «À l’époque, je produisais les factures dans un document Microsoft Word, puis je l’ajoutais manuellement à mon logiciel comptable. Mais si un client avait des questions concernant la facture et que j’apportais des modifications, alors je n’avais plus de trace papier. Et je perdais du temps à parcourir les courriels».

7. Envoyer des factures claires, exactes et attrayantes

Il y a un paquet d’informations que vous devez inclure dans une facture mais, au-delà de cela, une facture claire et présentable incite le client à passer à l’action.
Plus une facture reflète une qualité professionnelle, autant la réponse du client revêtira un aspect professionnel – et cela signifie que la facture sera payée dans les délais prescrits.
Nous ignorons tous les signaux subconscients qui dictent nos actions et ceux dans nos vies professionnelles, nous avons tendance à répondre au professionnalisme avec notre propre niveau de professionnalisme.
Assurez-vous de fournir les informations que vous avez dans la facture, et veillez à inclure les informations dont le client demande, par exemple :
• Le numéro de bon de commande.
• Le nom de la personne ou du service qui a passé la commande.
• Une description concise de la marchandise facturée.
• Les informations de paiement.

Ces renseignements contribueront à éviter les délais lors du traitement.
Et assurez-vous que les informations clé sont claires dès le début.
«Facilitez les paiements de vos clients », précise Madame Keogh. « Une facture doit seulement comporter une page, mais nous essayons toujours de peaufiner et d’ajuster notre approche pour trouver une formule qui fonctionne le mieux.
«En faisant preuve de simplicité, cela contribue à mettre les clients à l’aise lorsqu’ils font affaire avec vous. Vous ne voulez certainement pas leur envoyer des documents qui portent à confusion».
Plusieurs progiciels comptables incluent une variété de modèles de factures que vous pouvez sélectionner. Vous pourriez même les utiliser tout à tour pour tenter une expérience, et constater quel modèle obtient les meilleurs résultats en matière de paiements ponctuels.

8. Configurer des paiements réguliers

Si votre entreprise offre des biens ou services réguliers à une entreprise de façon répétée, pourquoi ne pas configurer des paiements réguliers avec le client? Vous pouvez alors être certain de recouvrer les paiements à la date d’échéance.
Il s’agit également d’une bonne chose pour le client, car il n’a pas à payer des frais administratifs chaque fois qu’il doit régler son paiement de facture.
Même les plus petites entreprises peuvent créer des prélèvements automatiques pour leurs clients, en utilisant leur logiciel comptable et un fournisseur, tel que Stripe ou PayPal.
Les changements sont comparables aux autres formules de paiements électroniques, et les avantages représentent bien plus que la simple réception de paiements réguliers, sans que vous soyez obligé de courir après les paiements.
Les paiements sont automatiquement rapprochés lorsqu’ils entrent dans votre logiciel comptable, et le travail de traitement en arrière-plan est également réduit.
Madame Keogh affirme qu’elle utilise des prélèvements automatiques ou des commandes permanentes autant que possible, même si la transition des clients actuels peut être difficile, de gros clients sont tout simplement incapables de le faire.
Elle déclare : «C’est plus facile avec de nouveaux clients, car vous définissez les attentes et pouvez dire : «Eh bien, il s’agit seulement de notre manière de travailler». Et assez souvent, la réplique est favorable, car je leur dis comment ils n’ont pas à se soucier des factures.

«Je leur décris la manière dont ils reçoivent toujours un courriel automatique les informant que le prélèvement automatique est sur le point d’être effectué».
Bien sûr, la configuration d’un prélèvement automatique pour un client ne doit pas seulement être utilisée pour des paiements réguliers. Vous pouvez en configurer un et l’utiliser pour demander un paiement, au besoin sur une base semi-régulière.
De plus, la diminution des frais administratifs pour vous et le client par rapport à la facturation et au recouvrement de paiement traditionnels peut être très attrayante.

Conclusion sur le recouvrement des paiements

Les discussions avec vos clients devraient être productives et proactives, plutôt que difficiles et tendues.
En utilisant les techniques soulignées dans ce document, vous devriez être en mesure de transformer vos processus de paiement de facture, afin que les discussions difficiles pour recouvrer les paiements soient une chose du passé, ou du moins, moins stressantes.