Six avantages incontestables du système de bons de commande

Si votre entreprise achète des biens ou des services, il convient d’assurer le suivi des commandes. À cet effet, vous pouvez opter pour un système de bons de commande. Mais en quoi consiste précisément ce système et quels en sont les avantages ? Découvrez-le dans cet article. Les points suivants sont abordés :

• Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
• Comment un système de bons de commande peut-il m’aider ?
• Six avantages d’un système de bons de commande
• Réflexions finales

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande (PO ou Purchase Order en anglais) indique l’intention d’un acheteur d’acquérir auprès d’un fournisseur une certaine quantité d’un produit ou d’un service à un prix convenu. Ce document est juridiquement contraignant.

Un bon de commande reprend généralement les éléments suivants :

• le numéro de bon de commande,
• la date du bon de commande,
• l’adresse de l’acheteur,
• l’adresse du fournisseur,
• une liste de produits/services et de prix,
• les conditions de paiement.

Comment un système de bons de commande peut-il m’aider ?

Un système de bons de commande ne présente que des avantages pour votre entreprise. Il permet de transmettre les bonnes informations à vos fournisseurs, d’obtenir une vue d’ensemble de vos niveaux de stock et de disposer d’un système qui fonctionne en toute transparence. Enfin, il vous permet d’économiser du temps et de l’argent.

Six avantages du système de bons de commande

1. Commandes correctement passées dès la première fois

Un bon de commande adressé à votre fournisseur constitue une offre légale d’achat de ses produits ou de ses services. Si votre fournisseur accepte le bon de commande, on parle alors généralement d’un contrat entre vous et lui. Le lien contractuel n’existe pas tant que le fournisseur n’accepte pas le bon de commande.

Les bons de commande précisent exactement ce qui a été commandé. Les informations qui y figurent sont très utiles en cas de litige. Un bon de commande mentionne la description de l’article, la quantité, le prix, les remises, les instructions de livraison (le cas échéant), et la date de la commande. Il laisse donc moins de marge aux erreurs qu’une commande verbale. S’assurer de l’exactitude des détails du bon de commande facilite le paiement.

2. Gestion des projets et des achats

Un système de bons de commande (Purchase Order System en anglais, ou POS) calcule à l’avance les coûts de la commande. Une commande peut être passée pour un ou plusieurs projets à la fois. Si vous commandez des biens ou des services pour un projet, vous devez appliquer les références du projet à l’ensemble de la commande afin de lier les biens commandés au projet. Cela permet d’automatiser l’affectation des stocks et l’application des coûts au projet, à chaque étape du cycle de vie du bon de commande. Un bon système de bons de commande commence par des devis précis et rigoureux.

Pour produire des bons de commande précis, il convient de calculer les quantités réelles de la commande et de déterminer les coûts avant de lancer un projet.

3. Gain de temps pour vos collaborateurs

Lorsque vos fournisseurs vous envoient une facture qui fait référence à votre numéro de commande, vos collaborateurs ne doivent plus vérifier si la facture est légitime. Dès que le fournisseur accepte votre bon de commande, il s’agit d’un contrat, ce qui écarte tout litige. Le processus de saisie a, en amont, permis de s’assurer de la légitimité de la commande et de simplifier sa comptabilisation. La facture est saisie dans votre système comptable en faisant référence à votre bon de commande initial, ce qui permet d’enregistrer la livraison et de mettre à niveau vos stocks en toute transparence.

4. Faire des affaires avec les autorités (locales)

De nombreux organismes publics ne paient leurs factures qu’après avoir reçu un bon de commande valide. Si vous n’êtes pas en mesure de créer un tel bon de commande, vous limitez vos opportunités commerciales. Une entreprise qui crée des bons de commande indique ainsi qu’elle maîtrise ses finances, ce qui inspire davantage de confiance que des entreprises qui ne disposent pas d’un tel système.

5. Rationaliser votre stock

Un système de bons de commande efficace donne une vue d’ensemble de vos obligations financières et de vos stocks. Les niveaux de stock actuels, les stocks en attente, les niveaux de réapprovisionnement et les stocks libres constituent autant de domaines sur lesquels les entreprises manquent de clarté ou de contrôle, ce qui peut entraîner des ruptures de stock. Les bons de commande vous apportent une vue d’ensemble sur tous ces aspects, ainsi que sur les prix de revient et les prix de vente, ce qui vous permet de connaître les marges bénéficiaires de vos produits.

6. Découvrir vos meilleurs fournisseurs

Peu d’entreprises connaissent leurs meilleurs fournisseurs. À qui commandent-elles la plupart de leurs produits ? Quel était le coût des produits précédents et ont-elles pu obtenir des remises ?

Réflexions finales

Ce ne sont là que quelques-unes des questions auxquelles les entreprises n’apportent pas de réponse. Un système de bons de commande cohérent permet de répondre à toutes ces questions. Les entreprises peuvent ainsi mieux contrôler et clarifier leurs activités.