Préparez votre gestion des frais pour 2021

Le coronavirus a confronté les entreprises, où qu’elles soient dans le monde, à une toute nouvelle réalité.

Nous vivons à une époque où les choses que nous considérions comme évidentes — comme de pouvoir se déplacer pour aller travailler et quitter notre domicile le coeur léger — nous sont provisoirement refusées.

Les processus financiers, tels que la gestion des frais, ont changé de nature dans la mesure où les entreprises ont dû se mettre au télétravail.

De très nombreuses personnes travaillent aujourd’hui de leur domicile et font face à de nouveaux problèmes techniques. Certaines doivent revoir leurs processus internes en raison des confinements.

Si vous êtes directeur financier, le coronavirus aura été source d’un joli défi. Cet événement inattendu vous a forcé à modifier votre manière de faire les choses. Peut-être devez-vous désormais vous appuyer sur des technologies que vous n’utilisiez ou que vous ne connaissiez pas auparavant.

Toutefois, rien n’est éternel et nos données prouvent que les activités économiques en reviennent tout doucement au niveau qui était le leur avant la pandémie.

Le développement de vaccins efficaces nous indique par ailleurs qu’il y a une lumière au bout du tunnel — et que vous devez être prêt pour la relance et être à même de supporter le rythme.

Gestion des frais de voyage

Les voyages d’affaires vont faire leur retour mais il nous faudra beaucoup de temps avant de retrouver le même niveau qu’avant le coronavirus, si tant est que ce soit le cas un jour.

Au sujet du retour des entreprises et de leurs collaborateurs vers les aéroports et les hôtels, McKinsey déclare qu’il se fera par étapes. Votre entreprise doit dès lors surveiller les contraintes sanitaires et les mesures de sécurité, de même que la disposition dont font preuve les salariés à se déplacer.

Il se peut que les déplacements nationaux et régionaux reprennent plus rapidement que des voyages internationaux. Une fois les restrictions liées aux confinements levées, vos collaborateurs se sentiront peut-être plus en sécurité en voyageant en voiture plutôt que de prendre l’avion et ce, afin de limiter les risques.

Chaque jour, de nombreuses sociétés hésiteront à faire revenir leurs collaborateurs au bureau, surtout au vu de la réussite démontrée par le travail à domicile lors des confinements.

Vous avez peut-être déjà adapté votre politique de frais afin de vous y préparer.

Des effectifs hybrides

De nombreuses entreprises ont modifié, au jour le jour, leur stratégie afin de faire face aux problèmes provoqués par le coronavirus.

Le travail ne sera plus jamais le même, même si nous ne savons pas ce à quoi l’avenir ressemblera précisément. Les salariés de Google, par exemple, continueront de travailler à domicile jusqu’à l’été 2021 tandis que Twitter a annoncé en mai 2020 que ses collaborateurs travailleraient définitivement à partir de chez eux.

Stewart Butterfield, le CEO et co-fondateur de Slack, auteur du logiciel de chat et de collaboration éponyme, estime que votre société sera l’une des composantes d’un revirement majeur et de grande ampleur et que vous vous devez sans doute d’offrir de nouveaux choix à vos collaborateurs en matière de flexibilité, de conditions et d’équilibre travail/vie privée .

Selon l’étude Future Forum menée par Slack , la plupart des salariés ne veulent pas en revenir à l’ancienne manière de travailler. Seulement 12% d’entre eux désirent travailler à temps plein au bureau tandis que 72% aspirent, pour l’avenir, à un modèle de télétravail hybride.

Si l’avenir doit être celui auquel Stewart Butterfield s’attend, votre département financier rencontrera potentiellement des difficultés avec le travail flexible. Si le coronavirus ne vous pas déjà obligé à prendre processus inefficaces et technologie à bras-le-corps, un environnement de travail hybride le fera pour vous.

Vous avez la possibilité de relever bien des défis en matière de travail flexible, hybride et à distance en recourant aux outils et technologies appropriés. Pensez par exemple aux formules salariales innovantes, à investir en formations et en soutien, ainsi qu’à recourir à des outils cloud largement disponibles.

Vos processus doivent être parés pour la flexibilité accrue de vos effectifs. Lorsque le confinement sera levé, le lieu et la manière dont les individus travaillent seront devenus plus complexes. Certains reviendront au bureau, d’autres continueront de travailler chez eux, d’autres encore opteront pour l’approche hybride — un mélange des deux.

Vous pouvez choisir de laisser les collaborateurs organiser leur travail hybride et leur permettre de planifier leur travail en fonction de leur vie, comme ils l’entendent.

Mais, à l’avenir, vous devrez sans doute décider de réserver certains jours à des réunions et à de la collaboration au bureau et autoriser les journées à distance pour un type de travail qui exige une concentration individuelle. Ou, autre option, vous pouvez aménager des semaines précises pour du travail au bureau et d’autres semaines pour le télétravail. Il se peut également que vous deviez prendre des décisions sur la nécessité que représentent encore des bureaux physiques.

Une politique de frais en mutation

Pour ce qui est de composer avec des effectifs hybrides, vous avez peut-être déjà opéré des changements dans votre politique de frais en raison de la pandémie.

Le basculement vers le travail à distance implique que les collaborateurs seront davantage enclins à rentrer des notes de frais pour du matériel plutôt que pour des déjeuners avec des clients. Et vous avez potentiellement vu apparaître, pour cause de coronavirus, de nouveaux types de dépenses pour lesquelles vous n’aviez pas nécessairement déjà décidé d’une politique.

Si votre entreprise emploie des personnes qui travaillent à domicile, vous pouvez leur octroyer une indemnité temporaire de télétravail, sans toutefois y être obligé.

Vous avez peut-être déjà envisagé d’indemniser des collaborateurs pour des frais de télétravail justifiés et nécessaires. Voici des éléments qui peuvent faire partie de ces frais :

• frais de GSM ;
• frais d’Internet ;
• dépenses pour ordinateur ou tablette ;
• logiciels et matériels de télécommunications.

Lorsque vous rédigerez une convention de frais pour travail à domicile, vous désirerez probablement en exclure certains, tels que des connexions Internet plus rapides, des écrans supplémentaires, des imprimantes et des sièges ergonomiques.

Vous devez veiller à ce que votre politique d’entreprise précise quels frais seront indemnisés.

Politique de déplacements

Dès l’instant où les différents pays auront effectué, avec succès, leurs programmes de vaccination, nous pourrons à nouveau voyager, tant au sein de nos frontières qu’en international. Voici trois conseils destinés à vous aider à élaborer une politique de déplacements pour votre société.

1. Comprendre les besoins de vos collaborateurs

Vous devrez peut-être effectuer un audit qui vous aidera à comprendre ce dont les salariés ont besoin et ce qu’ils attendent de votre politique de déplacements.

Vous pouvez impliquer les cadres et les différents départements dans son élaboration, de telle sorte que chacun ait son mot à dire.

2. Informer vos collaborateurs

Vos salariés comprendront votre politique si vous la concevez de manière synthétique, simple et logique. La politique doit correspondre à votre culture d’entreprise et doit limiter autant que possible les frais de voyage sans faire d’économie sur leur sécurité.

3. Trouver la technologie adéquate correspondant à votre politique

Pour appliquer totalement votre politique de déplacements, vous avez besoin des outils et des technologies adéquats afin d’augmenter la productivité et l’adhésion, tout en limitant problèmes et retards.

Cela implique que vous ayez besoin du bon logiciel de gestion des frais et d’un outil pour faciliter sensiblement la saisie des données. Par exemple, une appli mobile.

Renforcer la visibilité et gérer les coûts

Compte tenu de recettes en recul et de l’incertitude persistante, il est essentiel de garder un contrôle étroit sur les dépenses.

Veiller à de la clarté dans votre gestion des frais sera un facteur déterminant — vous avez besoin de données pour créer les KPI (Key Performance Indicators) et pour identifier les foyers de coûts.

Votre équipe financière aura besoin d’outils et de processus pour s’acquitter de ces tâches. Notamment des outils de gestion de données temps réel, qui sont essentiels pour un contrôle des coûts efficace — par exemple, un logiciel de gestion des frais.

Le coronavirus a également accéléré le passage à des méthodes de paiement numériques — diverses méthodes numériques s’offrent à vous pour régler vos frais d’exploitation.

La nécessité d’une gestion flexible et numérique provoquera un vaste basculement — des processus traditionnels vers des logiciels basés dans le cloud.

Votre société devra être en mesure de gérer ses frais sous la forme sous laquelle ils se présentent. Cet état de choses a sans doute déjà accéléré votre trajet de transformation numérique, en améliorant et en rafraîchissant vos solutions technologiques.

Il est donc plus que probable que le choix d’un logiciel de gestion des frais soit une très bonne idée.