Votre équipe Finances consacre trop de temps en processus manuels ?
Pourriez-vous gagner du temps en automatisant ?
Idéalement, vos collaborateurs financiers jouent un rôle stratégique pour vous épauler en tant que CFO ou directeur financier. Ils vous aident – vous, le CEO et l’équipe dirigeante – à prendre des décisions critiques qui orientent l’avenir de la société.
Mais que se passe-t-il lorsque vous n’avez pas le temps de vous consacrer à ces tâches pourtant nécessaires ?
Que se passe-t-il si vous devez consacrer dix jours ou plus aux clôtures financières mensuelles, à l’évaluation et à la réconciliation de vos données ?
Vous devez sans doute effectuer une clôture mensuelle ou trimestrielle ou faire face à des audits annuels.
Pour de nombreuses entreprises, ces cycles impliquent aujourd’hui énormément de travail répétitif induit par des processus manuels chronophages.
Dans le présent article, nous démontrons comment vous-même et votre équipe financière pouvez dire adieu à ces processus manuels grâce à l’automatisation.
Voici les aspects que nous y abordons :
- Les défis des processus manuels pour les équipes financières
- Comment les tableurs ralentissent le processus de clôture financière
- Pourquoi automatiser peut accélérer les choses
- Comment appliquer l’automatisation aux processus financiers
- L’IA prédit l’avenir
Les défis des processus manuels pour les équipes financières
La gestion des processus peut s’avérer chronophage pour vos équipes financières, en particulier pour l’établissement et le traitement de factures, la surveillance des budgets, et la création des rapports financiers.
A mesure que votre société grandit et que les processus et les rapports se complexifient, il est normal de gaspiller une somme incroyable de temps à des saisies manuelles de données, à des tableurs rebelles et à de fastidieuses astuces.
Quels que soient les talents de votre département financier, tout système qui s’appuie sur la saisie manuelle de données au départ du papier est sujet à des lenteurs et à des erreurs humaines.
Chaque fois qu’un document papier est transmis, vous courez le risque de commettre une erreur, de l’égarer ou de mal le comprendre.
La moindre marge d’erreur peut se traduire par de lourdes pertes pour une société traitant 10.000 factures chaque mois.
Les traitements manuels sont également source de perte de contrôle et de visibilité, ce qui vous empêche de prendre des décisions bien informées pour diriger efficacement votre équipe. Il en résulte un environnement vulnérable aux fraudes.
Comment les tableurs ralentissent le processus de clôture financière
Les tableurs sont des outils peu onéreux et flexibles.
Nous savons tous comment ils fonctionnent. Et, dans bien des cas, ils peuvent s’avérer très utiles.
L’un de leurs soucis majeurs est de vous imposer de saisir vos calculs sous forme de formules. Vous devez donc apprendre la formule exacte correspondant à chaque calcul dont vous avez besoin.
Cela risque d’être un gros problème dans le contexte de processus de clôture financière.
S’y former prend du temps. Pour certains utilisateurs, cela reste un véritable défi.
Si vous vous trompez en saisissant une formule ou des données dans une cellule, tous les calculs qui y sont liés seront, eux aussi, erronés.
Des tableurs d’une certaine taille peuvent comporter d’inévitables erreurs de saisie ou de formule. Les dénicher peut être chronophage et produire de sérieuses conséquences si elles ne sont pas rectifiées.
Il vous est possible d’empiler les tableurs autant que vous en avez besoin.
Mais à mesure que votre société grandira, vos livres se feront toujours plus complexes. Ce qui provoquera encore plus de perte de temps pour les tenir en ordre.
Plus les tableurs se font complexes, plus la modification, le traitement, voire la suppression de données peuvent s’avérer difficiles.
Et si vous les verrouillez, vous sacrifiez la flexibilité-même pour laquelle vous avez justement commencé à les utiliser.
Pourquoi automatiser peut accélérer les choses
En intégrant l’automatisation dans vos processus financiers, vous pouvez drastiquement minimiser les jours de clôture, renforcer votre flexibilité, réduire les coûts, améliorer la rentabilité, réduire les retards, éviter des erreurs et, au bout du compte, donner plus de temps à votre équipe pour qu’elle se concentre sur la stratégie, la croissance de la société et sa réussite.
L’automatisation peut ramener l’exercice de clôture financière à un laps de temps plus abordable, de l’ordre de trois à cinq jours, et peut même vous en affranchir totalement.
Il arrivera peut-être un jour où vous pourrez automatiser complètement la totalité des processus qui concernent votre équipe financière. L’automatisation augure d’un avenir où les données en temps réel supprimeront le besoin de clôture — étant donné que vous serez systématiquement à jour.
Les sociétés qui proposent du Software as a Service (SaaS) et qui ne pouvaient sans doute prédire des prolongations de services que sur la base trimestrielle peuvent désormais détecter des tendances en temps réel et épingler des changements majeurs.
Et, chose sans doute la plus importante : l’automatisation des tâches routinières d’assurance et de comptabilité libère du temps pour votre équipe financière afin qu’elle se concentre sur des activités plus stratégiques.
Comment appliquer l’automatisation aux processus financiers
Voici quelques éléments que vous pouvez mettre en œuvre si vous désirez vous lancer dans l’automatisation.
1. Déterminez de quel type d’automatisation vous avez besoin
Toutes les sociétés sont différentes. Il est crucial d’optimiser la valeur que vous pouvez en espérer. Il est donc essentiel de comprendre quel volet de vos finances peut le plus profiter de l’automatisation.
Vous pouvez par exemple vous concentrer sur les processus de réconciliation qui exigent beaucoup de temps et de ressources de la part de tout responsable financier.
La réconciliation est un processus qui vise à faire correspondre les écritures du compte bancaire avec les factures correspondantes dans votre système lorsque vous recevez un paiement.
Pourquoi ne pas l’automatiser ?
Certains types de logiciels de gestion financière permettent de créer des règles qui opèrent automatiquement la corrélation entre des paiements réguliers et les factures correspondantes.
Par ailleurs, le recours à l’Intelligence Artificielle (IA) implique que vous pouvez corréler des paiements ponctuels ou autres.
Bien entendu, un membre de votre équipe devra toujours vérifier la réconciliation.
Il y a toutefois une énorme différence, en termes de temps et de travail, entre le fait de comparer deux listes, d’établir les correspondances, et simplement vérifier si une réconciliation existante est exacte.
L’automatisation peut vous permettre d’importer des extraits provenant de vos institutions bancaires et de les réconcilier automatiquement en l’espace de quelques minutes lorsque vous gérez vos liquidités.
Vous pouvez ainsi repérer rapidement des exceptions, gérer des erreurs bancaires, surveiller des fraudes éventuelles et préserver la précision de vos soldes de trésorerie.
2. Elaborez une analyse de rentabilité
Si vous envisagez d’introduire l’automatisation au sein de vos départements, vous devez vous interroger sur le degré de rentabilité des opportunités que cela représente.
Vous devez déterminer quel en serait le retour sur investissement.
Impliquez des collaborateurs des départements concernés et essayez de dresser une analyse de rentabilité.
3. Suscitez du soutien au niveau de la direction
Il vous faut obtenir de l’information, directement auprès des parties prenantes concernées, au sujet de ce qu’elles entendent par automatisation et de la manière dont elles pourraient en tirer parti.
Vous-même et d’autres membres de l’équipe dirigeante devez aider l’ensemble de la société à comprendre ce que l’automatisation peut apporter et comment elle peut faciliter la vie de tout un chacun. Cela leur permettra de se concentrer sur des tâches plus essentielles, moins répétitives.
4. Aidez l’équipe IT à mettre en œuvre les systèmes
L’équipe IT peut apporter son expertise technique afin de faire en sorte que l’implémentation se déroule sans encombres et au bon rythme.
La direction technique doit procéder graduellement au passage à l’automatisation, laisser la société s’habituer à la technologie et passer à la prochaine étape lorsque les personnes concernées se sont habituées aux changements.
Le cloud peut offrir plus de flexibilité et de rapidité d’action à votre équipe financière. Elle gagne en efficacité grâce au temps que vous épargnez en éliminant des tâches manuelles chronophages.
Pour extraire de la valeur de l’automatisation, il vous reviendra d’évaluer des modèles commerciaux, d’étudier les risques, d’identifier et de démontrer la plus-value, et de mettre en œuvre des instruments de contrôle et de gouvernance.
5. Engrangez des résultats
Définissez une claire feuille de route pour l’automatisation. Il vous faudra travailler en étroite collaboration avec vos collaborateurs qui seront la force motrice de l’utilisation de la nouvelle technologie.
Vous devrez évaluer vos progrès à l’aide des solutions technologiques déployées. Posez une série de questions à votre équipe financière :
- Comment utilisez-vous l’automatisation et comment procédez-vous concrètement ?
- Quel est le degré d’efficacité de vos nouveaux processus ?
- Débouchent-ils sur les améliorations, en termes de productivité et d’efficacité, que vous en attendez ?
- Quels résultats constatez-vous avec la nouvelle technologie ?
- Comment pouvez-vous obtenir des indicateurs opérationnels portant sur les objectifs que vous visez ?
L’IA prédit l’avenir
L’automatisation est une sous-catégorie de l’IA qui suit des règles préprogrammées afin d’exécuter des processus.
On verra sans doute apparaître à l’avenir des formes d’IA plus évoluées à mesure que les systèmes mettront en œuvre des potentiels d’auto-apprentissage grâce à l’apprentissage automatique (machine learning).
A terme, des équipes financières férues d’innovation auront recours à la science des données et à l’IA pour se projeter dans l’avenir à l’aide d’analyses en temps réel et de potentiels prévisionnels basés sur l’IA.
Dès aujourd’hui, l’IA peut apporter de l’aide à de petites entreprises par le biais de projections de trésorerie tandis que des sociétés SaaS plus importantes, opérant dans des secteurs spécifiques, peuvent, comme nous l’évoquions, utiliser l’IA pour prédire des renouvellements.
Les membres de vos équipes financières peuvent avoir recours à l’IA pour élaborer des modèles de compréhension qui identifient des transactions passant par votre société et ne correspondant pas à ces modèles — en temps réel.
Vos équipes financières se reposeront sur ce potentiel pour passer en revue des centaines de milliers de transactions par mois. L’être humain n’est pas capable de vérifier cela manuellement.
« La véritable valeur d’un prévisionnel piloté par l’IA ne vient pas du fait qu’il est plus précis que l’être humain », déclare Aaron Harris, chief technology officer de Sage. « Le réel potentiel est le fait que l’IA peut fonctionner sans discontinuer et quasi gratuitement. »
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