Comment organiser des réunions client fructueuses – check-list gratuite

Le métier de comptable est en pleine mutation. Vos clients n’ont pas simplement besoin d’aide en matière de comptabilité et de conformité. Ils ont également besoin de conseils pour développer leur entreprise et atteindre leurs objectifs financiers. Les réunions avec vos clients constituent dès lors des instants précieux. C’est à ce moment-là que vous pouvez apporter une valeur ajoutée et devenir un partenaire stratégique de confiance.

Cet article vous explique comment tirer le meilleur parti de chaque rencontre avec vos clients. Vous y trouverez également un outil simple et puissant pour que vos clients soient satisfaits de vos services.

Cet article aborde les points suivants :

• l’importance de la cohérence
• comment mieux cibler vos réunions
• comment mettre en place un processus de réunion
• réflexions finales

L’importance de la cohérence

Chaque minute passée avec un client influe sur l’opinion qu’il a de vous et sur la valeur qu’il accorde à vos services.

Imaginons que vous ayez un nouveau client. Vous voulez faire bonne impression. Pour ce faire, vous passez du temps à préparer votre premier entretien, à élaborer des rapports, à procéder à quelques prévisions et à planifier les points à aborder. Lors de la réunion, vous vous plongez dans les finances du client. Vous l’encouragez à vous faire part de ses préoccupations et vous lui donnez des conseils détaillés sur la marche à suivre. Votre client repart, confiant dans l’orientation future de son entreprise, avec le sentiment d’avoir pris la bonne décision en vous choisissant.

Trois mois plus tard, l’heure est venue de planifier une nouvelle réunion. Mais vous êtes un peu pris par le temps en raison d’autres occupations. Vous parvenez à préparer les rapports, mais vous n’avez pas réfléchi à tous les points que vous souhaitez aborder. Lors de la réunion, vous vous contentez de faire le point sur la situation financière de votre client mais vous ne vous sentez pas suffisamment préparé pour lui donner des conseils avisés ou l’aider à prendre des décisions stratégiques. Cette fois, le client repart déçu et incertain quant à l’avenir.

C’est ce qu’il advient lorsque ce que vous lui procurer manque de cohérence. Vous ne répondez pas aux attentes du client, les conversations tournent en rond et sa confiance en vous en prend un coup.

Vous pouvez éviter cette situation en établissant un ordre du jour structuré que vous pourrez utiliser pour chaque réunion. Le temps pour préparer chaque réunion sera ainsi réduit et l’expérience client, toujours positive. Plus important encore, cet ordre du jour reproductible permet de mieux suivre, de manière plus proactive, les progrès réalisés pour concrétiser les objectifs financiers et de croissance du client.

Comment mieux cibler vos réunions

Pour être efficace, votre ordre du jour réitérable doit être structuré de telle sorte à rendre les discussions particulièrement focalisées. En d’autres termes, tout ce qui y figure doit apporter une valeur ajoutée. Si un point à l’ordre du jour n’est pas constructif, laissez-le tomber.

Quelques mesures utiles pour que vos réunions soient ciblées :

• envoyez l’ordre du jour avant chaque réunion afin que le client sache à quoi s’attendre et puisse ajouter des points supplémentaires nécessitant une attention particulière ;
• veillez à ce que l’objectif général de chaque réunion soit clair ;
• motivez clairement chaque point de discussion ;
• donnez la priorité à une bonne préparation. Si vous n’avez pas le temps de le faire, demandez de reporter la réunion ;
• ne préparez que les rapports et les prévisions qui sont pertinents pour les points de discussion.

Comment mettre en place un processus de réunion

Un ordre du jour bien structuré et réfléchi procure une expérience cohérente au client et permet de ne pas s’écarter du sujet de la discussion. Mais l’ordre du jour n’est qu’une base. Certes, les points principaux doivent revenir dans presque toutes les réunions mais il convient de laisser de la place pour les questions, les préoccupations ou d’autres points qui nécessitent d’être abordés.

Pour vous permettre de mettre en œuvre ce genre de flexibilité, nous avons élaboré une check-list des réunions comptable-client. Elle constitue un bon point de départ pour les sujets qui doivent figurer dans votre ordre du jour standard et propose également plusieurs mesures à mettre en œuvre avant et après chaque réunion.

Réflexions finales

Chaque minute passée avec un client constitue une opportunité d’améliorer votre relation avec lui et d’accroître la valeur ajoutée apportée. Pour tirer le meilleur parti de votre temps et de celui de vos clients, vous devez faire preuve de cohérence et bien cibler chaque réunion. Vous constaterez alors rapidement que vos clients commenceront à vous percevoir différemment. Vous deviendrez ainsi un partenaire stratégique fiable, immanquablement bien préparé. Bref, un instrument essentiel pour la réussite de vos clients.