Comment concocter un plan de continuité pour mon entreprise ?

Le coronavirus a imposé aux entreprises de se pencher sur leur continuité opérationnelle. Que se passe-t-il si le personnel n’est plus à même de venir travailler ou si un collaborateur essentiel tombe malade ? Que faire si un gros client ou un fournisseur majeur vous annonce qu’il suspend ses activités au cours des prochaines semaines ?

Dans ce cas, vous avez besoin d’un plan de continuité qui tienne compte de différents scénarios possibles pouvant bouleverser le cours normal des choses. Cela peut être une pandémie, un incendie, des inondations, un piratage informatique, des problèmes avec les fournisseurs, une panne IT, etc.

Nombreuses sont les entreprises qui ne disposent pas d’un plan de continuité. Pourtant, il ne s’agit pas là de quelque chose d’aussi difficile à élaborer et à mettre en oeuvre que beaucoup le pensent. Dans cet article, nous vous proposons quelques conseils pour vous aider à vous lancer.

Comment élaborer un plan de continuité ?

Un bon plan de continuité concerne chacun des départements de l’entreprise. Les membres du personnel doivent, eux aussi, être impliqués. Ils disposent souvent des connaissances pratiques qui sont nécessaires à l’élaboration d’un bon plan de continuité.

Identifiez les risques

Outre des problèmes potentiels tels qu’incendie, inondation, pannes électriques, fermetures obligatoires, maladies et problèmes IT, vous devez également vérifier si des risques ne sont pas liés au secteur spécifique dans lequel vous évoluez. Commencez votre analyse en contactant d’autres sociétés et éventuellement des fédérations sectorielles. Réfléchissez ensuite à l’impact que chacun des désastres potentiels peut avoir sur votre entreprise et tentez d’évaluer la probabilité qu’a ce genre de situation de se produire au cours des prochaines années.

La chute d’un avion sur le terrain de votre entreprise serait catastrophique mais il est assez improbable que cela se produise réellement. Concentrez-vous sur les risques qui présentent une certaine probabilité et qui auraient un impact sérieux sur votre société. Essayez également de calculer ce que cela vous coûtera par heure, par jour et par semaine si tel ou tel département de votre entreprise devait être hors service. Cela vous aidera à définir des priorités et à vous attaquer d’abord aux principaux risques.

Concentrez-vous sur la gestion et les ressources

Votre plan de continuité se compose de deux éléments. Le premier porte sur les conventions, les mesures et les procédures que vous devrez suivre dès l’instant où une crise touche votre société. Le deuxième élément concerne les ressources. Pensez ici au personnel, à la diffusion d’informations internes et externes, au support juridique et au financement permettant de tenir la société à flot.

Outre les menaces potentielles, tenez également compte de vos activités essentielles et donnez-leur la priorité. Réfléchissez aussi à la durée pendant laquelle vous pourrez continuer à fonctionner si tel ou tel département est à l’arrêt. Combien d’heures ou de jours la société pourrait-elle par exemple tenir le coup en cas d’absence de support IT ou si un entrepôt majeur n’était soudain plus opérationnel ?

Classez vos services

C’est une bonne idée de classer vos services en trois catégories différentes.

• Catégorie n° 1: Les services essentiels doivent à nouveau être opérationnels 48 heures après le déclenchement de la crise
• Catégorie n° 2: Les services importants doivent à nouveau être opérationnels dans les deux à cinq jours qui suivent
• Catégorie n° 3: Les services non-essentiels doivent à nouveau être opérationnels dans un délai de huit à dix jours

Etudiez votre structure organisationnelle ainsi que les relations entre les différents départements. Déterminez ce que l’arrêt d’un département implique pour le fonctionnement de vos autres départements.

Répartition des rôles

Un plan de continuité exige tout à la fois que les différentes procédures soient étudiées, élaborées et mises en oeuvre. Si chaque département participe à la réflexion, veillez à ce que vos collaborateurs se sentent réellement concernés et qu’ils puissent s’impliquer plus rapidement.

Il est important de faire preuve de clarté en matière de compétences et de hiérarchie. Un membre de votre équipe de crise est-il par exemple compétent pour prendre la tête du département lorsque le plan de continuité entre en action ? Il est important de faire preuve de transparence en la matière, avant d’être obligé de mettre votre plan de continuité opérationnelle à exécution.

En général, un membre de l’équipe de direction pilote et coordonne à la fois l’élaboration, la préparation et la mise en oeuvre du plan de continuité. Un coordinateur de programme peut intervenir pour aider à gérer les budgets et les ressources humaines.

C’est également une bonne idée de pouvoir disposer d’une personne qui assure le suivi et qui contrôle la réactualisation constante de la crise et la manière dont le plan est exécuté. Cette personne travaillera vraisemblablement en étroite collaboration avec votre équipe RH pour la communication interne et avec votre agence PR ou les responsables marketing pour communiquer avec les clients, les fournisseurs, les actionnaires, les autorités compétentes et d’autres groupes-cible.

En fonction de l’envergure de la société, il peut s’avérer utile de constituer un petit comité incluant des représentants des différents départements.

Nécessaire clarté des objectifs et des actions

Le plan doit mentionner clairement les objectifs généraux pour chaque situation de crise. Il peut par exemple préciser que vous désirez limiter les pertes financières à 20 % ou que vous désirez assurer la livraison en temps et heure de deux commandes sur trois, ou encore que vos employés peuvent travailler immédiatement à partir de leur domicile si cela s’avère nécessaire.

Définissez vos objectifs et élaborez une liste de contrôle répertoriant les actions que chaque département doit immédiatement entreprendre dès l’instant où une situation de crise se présente.

Testez et retravaillez votre plan de continuité

Une fois le plan de continuité finalisé, il est tentant de le faire disparaître de votre liste de tâches et de ne plus jamais y prêter attention si cela n’est pas nécessaire. En réalité, le plan doit être réactualisé en permanence. A mesure que votre société ou que la situation économique évolue, le plan, lui aussi, doit évoluer. Vous avez par ailleurs tout intérêt à en tester le bon fonctionnement tous les six mois. Cela peut n’exiger que quelques heures de votre temps mais cela aura pour effet que vos employés y seront familiarisés et cela leur donnera l’opportunité de soumettre leurs commentaires.