Les avantages de la BI au service des petites PME

Chaque entreprise dispose de données financières qui donnent souvent une image précise de sa santé. Tout l’art consiste à s’assurer que l’interprétation des données ne devient pas un emploi à temps plein. Dans ce cadre, la Business Intelligence peut vous aider, car elle vous donne une bien meilleure vue d’ensemble de vos données, d’une manière simple et intuitive.

La création de la BI remonte aux années 1950. Rien de nouveau sous le soleil… Cependant, ces dernières années, la technologie a fait un tel bond en avant que même les plus petites entreprises peuvent désormais en exploiter les avantages. Cet article s’attache à vous informer des avantages que la BI peut également offrir aux petites PME.

Visualiser les données en temps réel

Le grand avantage de la BI réside dans la visualisation en temps réel de vos données sous forme de rapports ou de tableaux de bord. Cet aspect graphique est important, car nous sommes très nombreux à interpréter les données beaucoup plus facilement sous une forme visuelle.

Vous aurez sans doute déjà tous fait un graphique en Excel ? Tout ce que vous avez à faire est de saisir les données et de cliquer sur l’un des graphiques possibles en haut dans le ruban. En un rien de temps, vous verrez alors un diagramme à barres ou en camembert qui vous permet de visualiser tous vos chiffres.

La Business Intelligence fonctionne selon le même principe, mais va plus loin. En quelques clics, vous pouvez en effet visualiser vos profits et vos pertes dans une série de tableaux et de graphiques. Et comme vos données sont importées directement de votre logiciel comptable, vous êtes toujours informé en temps réel.

Quelques avantages de la visualisation des données:

• Grâce à la BI, vous pouvez rapidement vous faire une idée de vos finances sans avoir à vous casser la tête. Les tableaux de bord sont toujours disponibles et vous n’avez jamais à les générer vous-même. Vous n’êtes donc jamais à plus d’un clic d’une mise à jour.
• Partager des chiffres avec des collègues devient un jeu d’enfant, ce qui est très utile si vous devez rendre compte régulièrement à quelqu’un, par exemple.

Exemple pratique

Si tout cela vous semble encore un peu vague, voici un exemple concret de ce que la BI peut représenter dans la pratique pour une petite PME. Dans cet exemple, nous l’appliquons à un fournisseur de chaussures.

Rapport synthétique sur les ventes

La première chose que notre fournisseur de chaussures fictif vérifie le matin est le rapport des ventes sur son tableau de bord BI. Le rapport résume toutes les activités de vente de toutes les chaussures au cours des 12 derniers mois. Ceci tant au niveau de l’article, par exemple d’une certaine chaussure, qu’au niveau d’une catégorie de produits, telle que les chaussures de marche. Un graphique sur le rapport montre qu’une des chaussures les plus vendues a accusé un recul anormalement élevé des ventes la semaine dernière.

Rapports détaillés

Le fournisseur de chaussures clique sur le graphique et passe immédiatement à un autre rapport où il obtient des informations plus détaillées sur les chaussures dont le chiffre d’affaires diminue. Il peut y voir, par exemple, combien d’articles il a vendus par jour et combien ont été retournés. Il obtient même un taux moyen de satisfaction de la clientèle par jour.

Repérer le problème

Dans le rapport détaillé, il constate que les ventes ont diminué, que le nombre d’articles retournés a fortement augmenté et que la satisfaction moyenne des clients a chuté de 98 à 61 %. Tout cela en seulement trois jours.

Il examine ensuite quelques critiques négatives. Qu’en ressort-il ? Le même problème se répète constamment. Les semelles des chaussures semblent se détacher immédiatement.

Résoudre le problème

Le fournisseur de chaussures contacte le fabricant de chaussures qui, à son tour, identifie le lot de chaussures problématiques. Il accepte de remplacer ce lot. maintenant que le fournisseur de chaussures a circonscrit le problème, il peut rapidement contacter ses clients pour trouver une solution.