Alléger vos tâches administratives pour atteindre vos objectifs de petite entreprise

Votre société, au départ, c’était un projet-passion. Aujourd’hui, vous vous noyez dans les tâches administratives. Est-ce là un sentiment qui vous est familier ?

Dans la frénésie d’activités que représente la gestion quotidienne de votre petite société, vous confondez sans doute “masse de travail” et “productivité”. Il est pourtant essentiel, pour réussir, d’être productif dans l’exécution des tâches importantes.

Pour éviter de devoir y consacrer toutes vos journées et toutes vos nuits, il vous faut alléger les responsabilités administratives qui vous incombent. Le problème réside dans le fait que vous ne vous rendez pas compte du temps que vous consacrez à des choses que vous pouvez soit déléguer (même en étant une petite société), soit accélérer et simplifier grâce aux nouvelles technologies.

Pour vous motiver vous-même à prendre ce problème à bras-le-corps, demandez-vous à quoi ressemblerait votre vie si vous réduisiez vos heures de travail quotidien et si le temps passé au travail en valait davantage la peine. Votre vie s’en trouverait sensiblement améliorée, vous ne croyez pas ?

Le premier pas à franchir pour en arriver à cette situation plus confortable consiste à dresser une liste des principaux objectifs que vous désirez atteindre ainsi que des principales tâches qu’il vous faudra entreprendre pour y arriver. Vous pouvez puiser ces objectifs dans votre plan d’affaires (retrouvez ici quelques conseils pour en rédiger un, au cas où vous ne l’auriez pas encore fait ).

Téléchargez notre guide qui vous explique comment réduire vos tâches administratives en vue d’accroître votre productivité et d’atteindre plus rapidement vos objectifs commerciaux.

Alléger vos tâches administratives

Pour atteindre des objectifs tels que la croissance ou la diversification de votre entreprise, l’accroissement de votre rentabilité et le recrutement de talents exceptionnels, il vous faudra réduire vos tâches administratives à leur strict minimum, pour ne pas dire les éliminer totalement.

Si vous croyez l’avoir déjà fait ou si vous ne savez pas exactement où file votre temps, commencez par passer vos tâches en revue. Vous pourrez aisément le faire en recourant à une appli de gestion des temps. Le marché en regorge, certaines étant même gratuites. Il est important de procéder à l’exercice sur le long terme – par exemple, pendant une ou deux semaines – afin d’obtenir un relevé fiable.

Pour commencer, réfléchissez à ce à quoi vous consacrez votre temps pendant une période typique. Classez les principales tâches en catégories et répartissez-les en deux groupes : tâches administratives et tâches critiques.

Tâches critiques, tâches administratives

Parmi les tâches critiques pour votre réussite, citons notamment :

• l’analyse des tendances de votre chiffre d’affaires, par segment de clientèle ;
• l’actualisation de votre stratégie commerciale et marketing, sur base d’une évaluation de l’efficacité de votre stratégie actuelle ;
• l’évaluation du cycle de vie de vos produits et services ;
• le développement de nouveaux produits et services ;
• l’établissement d’un budget ;
• et – d’une importance cruciale – la mise en oeuvre de vos projets en vous basant sur ce que vous avez appris en menant à bien ces tâches.

Les tâches administratives qui accaparent une bonne partie de votre journée de travail ont généralement trait à la comptabilité, à la gestion des ressources humaines et à des tâches routinières liées au respect de la réglementation. Peut-être consacrez-vous trop de temps à trier et à archiver des documents papier, tels que factures, reçus et extraits bancaires.

Lorsque vous classerez vos tâches par catégorie, vous ressentirez éventuellement le besoin de créer de nouvelles catégories de tâches et vous serez alors étonné(e) de constater combien cela peut vous prendre du temps.

Lorsque vous aurez terminé, le temps sera venu d’étudier les constatations qui auront été faites.

Attachez-vous tout d’abord au nombre d’heures passées à travailler au cours d’une semaine typique. Gérer une société est bien entendu plus exigeant qu’un travail de 9 à 5, plus particulièrement quand le contexte regorge de défis. Mais, même dans ce cas, n’y a-t-il pas moyen d’améliorer les choses ? La réponse est plus que probablement affirmative. Cela vaut donc très certainement la peine de tenter de la faire.

A quoi consacrez-vous votre temps ?

Commencez par comprendre à quoi vous consacrez votre temps dans le cadre de tâches critiques. Sauf si vous êtes totalement satisfait(e) de ce que vous avez déjà accompli dans ce registre, il est nécessaire de réduire le temps que vous consacrez à vos tâches administratives afin de pouvoir venir à bout des choses importantes. Mais comment vous y prendre ?

Explorez tout d’abord quelques solutions technologiques synonymes de gain de temps, par exemple une appli de facturation. Ces solutions ont l’avantage de réduire votre charge administrative et de vous libérer du temps que vous pouvez consacrer à des tâches plus importantes.

Solutions numériques

Il existe des solutions toute simples qui n’essaient pas de réinventer l’eau chaude. Par exemple, le recours à des canevas de facture. Ils peuvent être aisément et rapidement adaptés, vous permettant de projeter une image professionnelle lorsque vous envoyez une demande de paiement. Les applis d’aide à la productivité les plus utilisées proposent bien souvent des canevas standard professionnels. Vous pourrez également trouver très aisément sur Internet d’autres canevas, destinés à divers documents professionnels.

Une autre solution, émergeante, pour rationaliser vos tâches administratives consiste à simplement numériser tous les documents professionnels papier, telles que les notes de frais. Il devient ainsi non seulement facile de les numériser mais également de les intégrer, sans la moindre difficulté, dans les rapports de synthèse afférents.

A plus grande échelle, des solutions technologiques qui favorisent la productivité dans le domaine de la comptabilité, des RH, de la paie et de la facturation peuvent avoir pour effet de réduire sensiblement le temps dont vous avez besoin pour toutes vos tâches administratives.

Il n’en reste pas moins que les technologies qui optimisent le temps passé en tâches administratives ont toujours besoin d’un support humain. La dernière pièce du puzzle qui vous permettra de réduire votre charge administrative consiste à vous entourer de personnes qualifiées. Il vous faut disposer, dans votre équipe, de ce genre de profils, des personnes auxquelles vous pourrez confier ces tâches non critiques. L’investissement consenti en talents administratifs sera largement récupéré grâce au temps que vous libérerez ainsi pour vous occuper de choses que vous seul(e) pouvez ou devez faire afin d’atteindre vos objectifs stratégiques.