Travail hybride : comment gérer les employés – au bureau et à domicile

Dans les mois à venir et bien au-delà, l’expression “travail hybride” s’imposera sans doute de plus en plus, résultat de la pandémie du coronavirus et des changements touchant le lieu de travail.

L’heure – tout au long de l’année qui vient de s’écouler – fut au travail à domicile. Aujourd’hui que les mesures de confinement commencent à s’assouplir, nous devons réfléchir au retour au bureau et à la forme qu’il prendra.

Vous avez en fait la possibilité de choisir une approche duale. A savoir, permettre à vos collaborateurs de travailler au bureau et à leur domicile.

Cela pourrait impliquer de scinder les équipes (certains employés travaillant chez eux, d’autres au bureau) ou de faire travailler les collaborateurs quelques jours chez eux et le reste de la semaine sur le lieu de travail officiel.

Comment faire en sorte que ce nouveau mode de travail fonctionne pour votre société ?

Dans cet article, nous nous intéressons au travail hybride, à la manière dont votre société peut en tirer parti et à ce que vous devez prendre en considération pour en garantir l’efficacité — aussi bien pour vous, en tant qu’employeur, que pour votre personnel.

Nous abordons les sujets suivants :

• Qu’est-ce que le travail hybride ?
• Les avantages du travail hybride
• Le support de vos employés hybrides
• La gestion du personnel en cas de travail hybride
• Se rappeler que la sécurité Internet est importante pour les télétravailleurs
• Procurer un soutien en matière de santé et de bien-être
• Repenser la communication et la dynamique d’équipe

Qu’est-ce que le travail hybride ?

Bien qu’il n’existe pas de définition officielle du travail hybride, on considère généralement que cette expression se réfère à des individus qui travaillent aussi bien en un lieu de travail officiel (tel qu’un bureau) que de chez eux ou d’un autre endroit.

Si les mesures de confinement continuent de s’assouplir, vos employés pourront par exemple passer trois jours par semaine sur le lieu de travail et deux jours chez eux.

Une chose est sûre : ce mode de travail était déjà en gestation au cours de la décennie écoulée et connaît aujourd’hui une soudaine accélération en raison de la pandémie du coronavirus et des confinements à répétition.

Un récent rapport du groupe de réflexion Demos estime qu’à un moment donné, dans le courant 2020, la pandémie a imposé un changement du cadre de travail quotidien pour deux-tiers de la population active (65%).

Par ailleurs, près de huit personnes sur dix (79%) qui ont dû travailler à domicile désirent continuer à le faire, au moins une partie du temps (57%), voire à temps plein (22%).

Le rapport souligne par ailleurs que l’enquête a clairement démontré que la plupart des individus qui ont dû travailler à domicile ne veulent continuer à le faire qu’une partie du temps.

Un cinquième (22%) désirent ne plus travailler qu’à leur domicile. Ce changement est d’ores et déjà source d’avantages, tant pour les employés que pour les entreprises. De nombreux employés ont par exemple apprécié de pouvoir éviter les heures de pointe du matin.

Les avantages du travail hybride

Aller rechercher les enfants à l’école, aider les membres de la famille, profiter du jardin en semaine, et pouvoir flexibiliser ses temps de travail sont quelques exemples d’autres avantages que peut offrir la possibilité, pour les équipes, de travailler à la fois à la maison et sur le lieu de travail principal.

Un nombre croissant d’entreprises ont pris conscience qu’avec davantage d’effectifs travaillant de chez eux ou à un autre endroit, elles n’ont plus besoin d’autant d’espaces de bureau que par le passé. Elles réalisent dès lors des économies en location et en services collectifs.

Cette tendance semble devoir s’installer à demeure et offre, elle aussi, de réels avantages.

Mais comment faire en sorte que cela fonctionne pour votre société ?

Outre le fait qu’il vous faut gérer les éventuels inconvénients de cette gigantesque transformation des habitudes de travail (comme par exemple, consacrer moins de temps à des interactions en face à face ou encore moins de pauses devant la machine à café, parfois sources de nouvelles idées), comment être sûr que votre entreprise tire effectivement parti du travail hybride ?

Denise Jennings, responsable RH pour le fournisseur de logiciels de gestion du personnel RotaCloud, conseille aux chefs et propriétaires d’entreprise de commencer par jeter les bases.

« Avant d’instaurer le travail flexible, vous devez étudier chaque poste et déterminer si la fonction peut être assurée à distance ou si elle doit s’exercer sur le lieu de travail », déclare-t-elle.

« Vous devriez également vous enquérir auprès de vos employés de leurs préférences et contraintes personnelles, afin d’être certain que chaque membre de l’équipe est satisfait de l’endroit où il effectue son travail. »

« Ce processus devrait être collaboratif, pas une approche top-down. »

Denise Jennings conseille d’instaurer, le cas échéant, de nouvelles conventions de travail.

« Alignez-vous sur les directives de santé et de sécurité des autorités publiques », déclare-t-elle, « et procédez, là où c’est nécessaire, à de nouvelles analyses de risque. »

« De surcroît, veillez à ce que le contrat de travail de chaque individu soit à jour et reflète le lieu de leur travail. Vous ne pouvez pas modifier l’endroit où travaille quelqu’un sans son consentement. »

Le support de vos employés hybrides

Les employés de Glass Digital, une agence de marketing digital britannique, commencèrent à travailler de chez eux, en alternance avec le bureau, en 2018 après l’arrivée de la gigantesque vague de froid baptisée “Beast from the East”.

Depuis lors, la société a constaté que ce modèle de travail hybride était source de divers avantages.

« Les retours positifs des employés furent nombreux et, tandis que la productivité et les normes demeuraient à un niveau élevé, les absences ont diminué », déclare Craig Hall, le directeur opérationnel.

« Il est évident que les collaborateurs ont particulièrement apprécié le regain de confiance et la flexibilité que procure une politique de télétravail. Et cela eu un effet positif sur la productivité et le moral. Elle nous aide par ailleurs à recruter les meilleurs talents. »

« Nous avons appris à être moins réticents lorsqu’il s’agit de mettre en place des avantages tels que ceux-là. »

Et d’ajouter : « Les cadres ont également suivi une formation en santé mentale et organisent régulièrement des séances individuelles avec les collaborateurs, pour renouer le contact. De nombreuses équipes se retrouvent lors de lunchs virtuels ou ce genre de choses. »

« Nous avons investi dans une enquête hebdomadaire du personnel afin de nous assurer du moral des collaborateurs et pouvoir tuer d’éventuels problèmes dans l’oeuf. »

Rares seront les entreprises qui voudront décider d’un nombre fixe de jours pendant lesquels le personnel doit opérer au bureau ou à la maison. Le nouveau mode de travail est en effet synonyme de flexibilité.

Certains collaborateurs désireront travailler surtout de chez eux tandis que d’autres préfèreront peut-être venir trois ou quatre jours par semaine au bureau.

Toutefois, vous devriez demeurer vigilant et repérer ceux que vous n’avez plus vu “en vrai” depuis quelque temps, pour éventuellement les encourager à venir de temps à autre au bureau. Cela leur sera bénéfique. Tout comme à vous d’ailleurs.

Les jeunes collaborateurs ou ceux/celles qui accomplissent un travail stressant auront sans doute davantage besoin d’accompagnement. Il se peut qu’ils retirent plus d’avantages d’une présence sur le lieu de travail qu’à la maison.

Réussir l’équilibre entre le travail à domicile et une présence au bureau est chose essentielle. Cela peut vous aider de planifier régulièrement des réunions (formelles ou même informelles), en présence d’équipes ou de départements au complet.

Il est important que vous veilliez à ce que les procédures et les systèmes permettant de réserver des espaces de réunion fonctionnent de manière efficace.

La gestion du personnel en cas de travail hybride

Charlotte Bate, directrice de l’agence de consultance RH MAD-HR, estime pour sa part que vous avez intérêt à vérifier régulièrement comment se portent les membres de votre personnel qui travaillent à la maison et au bureau.

« Bien que de nombreuses personnes aient été disposées à en tirer le meilleur parti possible et à travailler au départ de leur espace domestique — pendant un temps dans le « bureau-armoire » en-dessous de l’escalier —, continuer de le faire à long terme ne leur convient peut-être pas, pas plus qu’à leur famille. Cela peut provoquer des problèmes en termes de performances, d’implication, de santé mentale et de bien-être », déclare-t-elle.

« Le contexte domestique des individus peut évoluer. Il est possible qu’une analyse de risques et qu’un audit orienté travail à domicile aient été effectués au début de la pandémie, en mars 2020, mais ils peuvent désormais être dépassés et ne plus être pertinents pour le long terme. »

Elle souligne l’importance qu’il y a à pratiquer une vision individuelle de votre équipe.

« Les femmes, parce qu’elles continuent dans une large mesure d’assumer la responsabilité de s’occuper des enfants, les jeunes, qui, non seulement, apprennent le métier mais découvrent également le monde du travail, les personnes plus âgées, qui ont moins d’aptitudes technologiques et sont davantage des « introvertis numériques », sont ceux qui souffriront probablement davantage si les entreprises commettent des erreurs dans la planification et l’instauration d’une politique de travail hybride. »

« Veillez dès lors à ce que vos méthodes de travail n’induisent pas, directement ou indirectement, une discrimination à l’encontre d’un quelconque groupe défavorisé. »

Le fait de permettre aux individus de travailler chez eux exige souvent un degré de confiance renforcé de la part des cadres et une nouvelle manière de superviser leurs équipes.

Sally-Ann Hall-Jones, CEO de Reality HR, déclare à ce sujet : « Il est important que les membres de votre équipe tiennent leur agenda à jour de telle sorte que leurs responsables sachent quand les gens travaillent, quand ils sont en réunion virtuelle et quand ils ne sont pas assis à leur bureau. »

« Un bon manager aura la confiance de son équipe, donnera des instructions claires et disposera de la formation et des outils nécessaires pour résoudre efficacement les problèmes de gestion du personnel. »

« N’accordez pas trop de valeur au nombre d’heures et de minutes que vos équipes consacrent, chaque jour, au télétravail. »

« Pour surveiller les performances, les dirigeants devraient se focaliser sur les réalisations plutôt que sur les heures de travail. »

Se rappeler que la sécurité Internet est importante pour les télétravailleurs

Autre problème de cette nouvelle méthode de travail : la sécurité.

« Faites en sorte que tous les collaborateurs aient reçu une charte incluant des conseils en matière de confidentialité, y compris la manière dont les documents doivent être stockés en toute sécurité dans votre système informatique », déclare Sally-Ann Hall-Jones.

« Il se peut que vous deviez aborder la question avec votre prestataire informatique pour déterminer si le système offre autant de sécurité pour les télétravailleurs que pour les employés au bureau. »

« Les connexions haut débit à domicile sont souvent moins sécurisées que des connexions d’entreprise. Vous pourriez éventuellement envisager de recourir à un VPN (Virtual Private Network). »

N’oubliez pas que les réglementations habituelles en matière de protection des données et de RGPD demeurent d’application. Vérifiez dès lors si vos systèmes sont conformes à la législation et si votre équipe connaît ses responsabilités.

Procurer un soutien en matière de santé et de bien-être

En tant qu’employeur, vous avez la possibilité d’envisager de procéder à des bilans de santé au sein de votre entreprise.

Pour Brendan Street, responsable Bien-être émotionnel chez Nuffield Health, « les bilans de santé peuvent s’avérer utiles pour des personnes qui reviennent au bureau. »

« Ils procurent aux employeurs et aux employés des informations détaillées à propos de l’état de santé actuel de toutes les personnes concernées. Ils génèrent des informations utiles sur la manière dont vous pouvez améliorer la santé des collaborateurs. Par la même occasion, ils incitent les employés à assumer davantage la responsabilité de leur propre santé. »

PATH, la plateforme en ligne de Nuffield Health, a recours à plusieurs algorithmes mathématiques basés sur des faits concrets afin de déterminer les facteurs de risques d’une personne et générer ainsi une évaluation totalement personnalisée.

« Il est également important, pour ceux et celles qui travaillent à leur domicile, d’avoir accès au soutien adéquat afin de préserver leur santé et leur productivité », déclare Brendan Street.

« Les entreprises devraient identifier les paramètres applicables à leur politique de télétravail ainsi que les collaborateurs qui sont aptes à pratiquer le télétravail à long terme. »

L’étude réalisée par Nuffield Health indique par exemple que les plus jeunes parmi les employés s’épanouissent parfois moins bien quand ils opèrent en mode télétravail, en raison de problèmes de santé mentale.

Repenser la communication et la dynamique d’équipe

Helen White est la CEO du détaillant en luminaires Houseof. « La créativité », estime-t-elle, « est au coeur de notre société. Elle a toujours reposé, pour beaucoup, sur l’alchimie du face à face au sein de l’équipe. »

« Mais nous comprenons également que le monde a changé et nous avons été contraints de rechercher de nouvelles manières d’imaginer des solutions. »

« En tout premier lieu, nous “poussons à la conversation”. Il est facile, quand on télétravaille, de se retrouver isolé(e) et l’isolement est rarement le stimulus idéal pour la créativité et l’innovation. »

« En conséquence, nous nous efforçons collégialement de répliquer les échanges ouverts qui ont lieu dans le cadre d’un bureau et nous intégrons la conversation dans tout ce que nous faisons. »

La société assigne des projets à des équipes, là où ils avaient précédemment été assumés par des individus.

« Nous encourageons notre équipe à utiliser leurs nouveaux environnements pour développer des solutions », ajoute Helen White. « Et nous avons élargi le cercle de la résolution de problème à la communauté qui nous entoure. Plus que jamais par le passé, nous collaborons avec davantage de sociétés et d’individus. »

Chez Addition, un prestataire londonien de services financiers qui procure une assistance à des PME, les collaborateurs ont travaillé de chez eux depuis sept mois et louent désormais un espace de bureaux à Londres.

« Personne n’est obligé de travailler au bureau mais nous avons fait en sorte qu’il y ait suffisamment de bureaux si un membre de notre équipe a besoin de changer d’environnement », déclare Liesa Stecher, chief growth officer de la société.

« Nous appliquons le principe des heures de travail flexibles et d’évaluations basées sur les résultats plutôt que sur le nombre d’heures passées assis au bureau », précise-t-elle.

« Nous avons modifié notre approche et nous consacrons beaucoup de temps au processus de recrutement afin d’être certain d’engager des personnes qui apprécient et s’épanouissent dans un environnement de travail plus indépendant. »

Conclusion

Le travail hybride offre de passionnantes opportunités mais il n’en est encore qu’à ses balbutiements.

Si des technologies de communication tels que Slack, Microsoft Teams et Zoom continuent d’évoluer à un rythme soutenu, le travail hybride deviendra fort probablement la norme — en tout cas pour les professionnels et les travailleurs intellectuels.

Au-delà de ces quasi-certitudes, les entreprises et leurs collaborateurs en sont encore au stade où ils découvrent la manière dont cela pourrait fonctionner pour eux.

Les secteurs, les modes de travail, la taille des entreprises, les lieux de travail, les dynamiques d’équipe et les personnalités individuelles ainsi que les situations domestiques de vos collaborateurs sont autant de facteurs importants dont il faut tenir compte.

Prendre le temps d’élaborer vos procédures de travail et vos chartes, garder un contact étroit avec vos équipes et s’assurer que vous êtes au courant des derniers conseils en la matière peut vous permettre de transformer la formule de travail hybride en réussite pour votre société.