Pilotage de l’activité : quels outils d’aide à la prise de décision?

Sur des marchés souvent ultra-concurrentiels, le pilotage de l’activité est devenu une priorité pour les entreprises. Elles doivent savoir vers quels clients se tourner, sur quels produits innover, dans quelles activités se diversifier.

Toute leur stratégie de développement dépend des réponses apportées à ces questions. Des outils de pilotage existent pour soutenir leur prise de décision. Cantonnés au départ à la fonction comptable, ils se sont progressivement appliqués à la Relation Clientèle, aux RH et à la logistique.

Le reporting

Le reporting traditionnel, pratiqué par la majorité des entreprises, s’est longtemps effectué à l’aide de seuls tableurs de type Excel. Il peut alors se révéler chronophage et coûteux en ressources humaines. Son exploitation est parfois peu évidente, car les possibilités de mise en forme graphique sont limitées et le traitement des données nécessite une maitrise technique importante et rare.

Des solutions logicielles complémentaires existent désormais. Conservant l’environnement Excel, elles en renforcent les fonctions de récupération des données : alimentation des tableaux Office, menus de validation, tableaux croisés dynamiques…

Des manques sont également comblés, avec la possibilité de réaliser des visualisations graphiques de type jauge ou “de niveau”, notamment.

La Business Intelligence

Apparue à la fin des années 1970, longtemps réservée aux grands groupes, la Business Intelligence – également appelée “Informatique décisionnelle” – s’est depuis largement démocratisée.

Quel en est le principe ? Mettre en place une solution numérique qui analyse, synthétise et traite les données produites par toutes les sources d’information existant au sein de l’entreprise ou presque. Outres les logiciels de gestion de la trésorerie, des RH et de la chaine logistique, la BI exploite aussi les bases de données clients ou fournisseurs, par exemple.

La chaine de traitement est la suivante :

• Extraction des données, nombreuses et hétérogènes dans leur format, via un ETL (Extract-Transform-Load). Ce dernier va les consolider, supprimer les éventuels doublons et les transférer.
• Stockage dans un “entrepôt” (le fameux data warehouse).
• Distribution sur requête, avec possibilité de traitements complexes : prévisions, analyses multidimensionnelles (par CA, type de client, type de produits…).

La “Business Intelligence” peut aussi s’externaliser, en mode cloud ou SaaS. Elle s’appuie alors sur des technologies web pour une présentation optimale (HTML5, interfaces graphiques JavaScript et AJAX).

Trois apports concrets

Bien pensés et bien utilisés, ces deux outils de pilotage permettent d’étayer la prise de décision. Leur apport est sensible à trois niveaux.

1. Les données générées par l’entreprise sont exploitées en temps réel. L’analyse de la situation de l’entreprise (budget, prévisions, commandes…) est précise. Il est possible de transmettre aux décideurs (CEO, direction commerciale…) des informations à jour, au moment “t”. En termes de prévisions ou de négociations, cette fiabilité est un atout majeur.
2. Les indicateurs sont fournis sous des formats conviviaux : tableaux de bord, graphiques, rapports d’une interprétation aisée et intuitive. Ils sont interactifs et, surtout, accessibles à l’extérieur de l’entreprise ou en déplacement (depuis une tablette ou un smartphone).
3. Partageables, BI et outils de reporting favorisent le travail collaboratif, en mode projet. 70 % des entreprises mettant en place une solution de BI et du reporting développent des collaborations entre services, contre 21 % pour celles qui n’en sont pas dotées (source : Aberdeen Group, 2014). La remontée de données transversales se traduisant par une plus grande réactivité face aux demandes des clients, ou encore par une plus grande sécurité dans la rédaction des devis.