3 avantages d’un usage réduit des tableurs en finances

Le verdict est tombé : le temps est venu de remplacer les tableurs par des logiciels conçus et dédiés aux activités financières.

L’utilité des tableurs se situe dans le champ de la productivité personnelle et des analyses ad hoc. Par contre, lorsqu’ils ne sont pas utilisés à bon escient, ils peuvent constituer un frein pour des processus financiers efficaces au sein de moyennes entreprises en plein essor. Des erreurs se glissent souvent dans les tableurs, mettant en danger les équipes finances et les sociétés toute entières. Ventana Research a ainsi découvert qu’un tiers (35%) des entreprises font état d’anomalies dans leurs principaux tableurs.

Si l’on garde ces écueils bien présents à l’esprit, le choix d’une solution comptable SaaS (Software as a Service) peut non seulement faire gagner du temps et de l’argent mais également réduire le risque d’erreurs — et ce, en automatisant les étapes, en simplifiant la génération de rapports et en rationalisant les activités essentielles. Des processus pilotés par logiciel procurent en outre un accès constant à des informations en temps réel au sujet des performances de la société, permettant aux entreprises de réagir plus rapidement à des évolutions du marché, de stimuler leur croissance et d’améliorer la satisfaction client.

Le fait de remplacer des tâches manuelles, basées sur des tableurs, ouvre de nombreuses perspectives pour améliorer la productivité du département financier. Ventana Research a identifié trois grands registres dans lesquels de meilleurs outils comptables peuvent faire gagner beaucoup de temps.

Comptabilisation des recettes

Les sociétés qui doivent faire face à des contraintes complexes pour la comptabilisation de leurs revenus sont particulièrement sujettes à des erreurs dans les tableurs. Le processus de comptabilisation des recettes pour des biens physiques est relativement simple. Par contre, la propriété intellectuelle et d’autres types de services se plient plus difficilement à un contrôle via tableurs. Des processus basés sur tableurs sont relativement rigides lorsqu’il s’agit d’effectuer le suivi de modifications ou la surveillance des éléments de chaque contrat et de leurs particularités (telles que dates, statut, facturation et paiements). Il est par ailleurs difficile de garantir la réactualisation et l’exactitude constantes des tableurs, à mesure que les détails du contrat évoluent.

En revanche, un logiciel de gestion financière et de comptabilité offre la possibilité de collecter en continu et sans difficulté les détails évolutifs des contrats à partir d’un site central, d’en assurer le suivi et les adaptations afin d’éviter toute confusion ou erreur lors de l’enregistrement des recettes. Cette automatisation revêt également une importance cruciale pour la croissance, lorsque les départements financiers commencent à gérer de plus grands volumes de données et à générer davantage de rapports.

Clôture comptable

En plus d’autres problèmes, le recours à des tableurs pour effectuer la clôture comptable prend considérablement plus de temps qu’avec un ERP ou un système de consolidation spécifique. Les entreprises qui comportent plusieurs unités sont confrontées à un processus de consolidation encore plus difficile et sujet à erreurs en amont de la clôture. Cette opération exige souvent plusieurs séries de calculs, d’adaptations des tableurs et de saisies manuelles quotidiennes afin d’adapter les soldes des comptes. Dès l’instant où elles ne dépendent plus de tableurs, les entreprises peuvent générer des rapports financiers et de gestion plus rapidement et en améliorer la précision.

Rapports temps et dépenses

Tout en tenant compte du type de société, la collecte précise et efficace ainsi que l’élaboration de rapports à propos des temps et des dépenses devraient se dérouler selon un processus limpide. Toutefois, pour les sociétés qui dépendent de sous-traitants et d’employés qui pratiquent des heures facturables, la collecte de ces données par le biais de tableurs peut s’avérer un exercice fastidieux et frustrant pour toutes les parties concernées. Les tableurs ne proposent pas de flux de tâches contrôlés. Les difficultés qu’implique classiquement le suivi des heures et des frais constituent dès lors un véritable défi. En ce qui concerne l’analyse et l’affectation des frais, un surcroît de segmentation peut se traduire par la création de multiples jeux de tableaux croisés dynamiques afin d’obtenir une vision exacte de tous les types de frais, ce qui peut exiger un nombre considérable d’heures de travail.

Pour éviter un tel processus laborieux et être en mesure de fournir des factures détaillées qui soient précises et disponibles en temps voulu, il est essentiel de recourir à un système comptable digne de ce nom. Recourir à l’automatisation pour rationaliser le processus de calcul des temps et des frais peut également aider les entreprises à offrir la transparence attendue par les clients.