A los emprendedores habitualmente les cuesta organizar su tiempo y no saben cómo marcar objetivos, lo que les impide realizar todas las tareas que querrían hacer. Para solucionar este problema, un método muy utilizado es que sepan ver su año a vista de pájaro: ¿qué será lo más relevante para ti durante el año?, ¿cuál será tu protagonista o proyecto principal?

Es importante seleccionar un protagonista a nivel personal y uno a nivel de negocio. Podemos tener un protagonista principal y dos o tres secundarios, pero es fundamental identificarlos, debiendo escoger cuál será tu prioridad. 

Una vez que sabemos cuáles son nuestros proyectos estrella principales, podemos  empezar a dividirlos en trimestres, para luego hacer lo mismo mensual y semanalmente. Debemos ser realistas con el tiempo y con los recursos de los que disponemos, ya que si no lo somos no nos servirá de nada la planificación, porque tampoco la vamos a cumplir. 

Para comenzar a organizar nuestra agenda y saber cómo marcar objetivos, primero tenemos que poner orden en las tareas que tenemos que llevar a cabo como emprendedores. Existen las llamadas tareas recurrentes, es decir, aquellas que tenemos que hacer constantemente, ya sea semanal, mensual o diariamente, para que nuestro negocio funcione. 

Las cinco tareas recurrentes más importantes

1. Gestión y administración del negocio. Como por ejemplo, todo lo relativo a los bancos, gestionar la facturación, otras gestiones administrativas, etc. Si tienes un negocio pequeño seguro que tienes tareas semanales que son de  este tipo. Lo interesante será poderlas agrupar todas en un momento determinado de la semana. 
2. Marketing y ventas. Son las que hacemos para poder llegar a nuestros  clientes y vender, como por ejemplo llamadas, publicaciones en redes sociales, creación de contenidos, etc. Haz una lista de todas esas tareas que  llevas a cabo y agéndalas.
3. La ejecución. Son las horas dedicadas a ejecutar tus servicios.
4. La formación. Son las horas que dedicas a formarte. 
5. Creatividad y estrategia. Las horas que dedicas a planificar, a pensar, a hacer estrategia en tu negocio. Es fundamental que tengas horas disponibles en tu calendario para poder pensar. 
6. Las reuniones. Deberás bloquear semanal o mensualmente algunas horas para poder llevar a cabo reuniones con tus proveedores, con tu equipo, con potenciales colaboradores, etc.

Cómo marcarte objetivos y organizar tu agenda

Las tareas recurrentes que acabamos de ver deberán estar en nuestra agenda. Para ello abriremos el calendario para comenzar a ponerlas y organizar nuestra semana.

Primer paso: Poblar el calendario con nuestros temas personales importantes

Todo lo referente a nuestras rutinas diarias, la vida familiar y social, actividades deportivas, hobbies, etc. Marcando en primer lugar lo personal obtendremos un mapa visual de cuánto tiempo realmente disponemos al día para trabajar.

Segundo paso: Insertar en el calendario todas las tareas recurrentes de nuestro negocio

• Gestión y administración: Podemos englobar estas tareas un día a la semana, ya que trabajar por bloques temáticos nos ayuda mucho a estructurar nuestro tiempo. No deberemos poner más de 4 o 5 horas de tareas recurrentes en un mismo día, puesto que no sería algo realista.
• Marketing y ventas. Si cada semana tienes que realizar tareas en este ámbito, es importante que fijes un día y hora concretos a la semana para llevarlo a cabo. Conviene que dejemos siempre algo de tiempo extra para realizar las tareas, de esta forma seremos realistas.  
• La  ejecución. Deberemos reservar unos determinados días a la semana en los que puedas tener horas disponibles para trabajar con tus clientes, así como otra serie de horas para realizar diversas tareas asociadas al trabajo con dichos clientes.   
• La  formación. Es importante que reserves en tu agenda unas horas a la semana para formarte, los viernes son un buen día para llevarlo a cabo, ya que la carga de trabajo suele ser menor.
• Creatividad y estrategia. Para poder pensar, a lo mejor, dedicas una tarde o un día entero al mes. Puede ser que hayas contratado a un mentor o asesor  para poder pensar ideas. Es importante que reserves un tiempo en concreto para llevar a cabo esta tarea, aunque sea solo una vez al mes.  

Tercer paso: Reservar tiempo en la agenda para los proyectos 

Una vez hayas puesto todas tus tareas recurrentes en la agenda, semanales y mensuales, tienen que quedar espacios libres. Estos espacios son ideales para colocar el tiempo que inviertes en proyectos.

Los proyectos son aquellas tareas puntuales que tenemos que hacer para que nuestro negocio funcione, y no tienen nada que ver con las tareas recurrentes.

Recomendaciones finales sobre cómo marcarte objetivos

1. Ser realista con el tiempo que tienes y los recursos de los que dispones. 
2. Lo que se pone en la agenda se hace, sino no sirve para nada.
3. Marcar más tiempo del que realmente necesitas para una tarea. 
4. Cuando llega una tarea que sabes que tienes que hacer, en vez de ponerla en una lista de “pendientes”, abres tu agenda, buscas un espacio donde tengas tiempo libre y la marcas, poniendo fecha y hora concretas para realizar esa tarea. 
5. No llenarse el día de cosas, de esta forma, tendremos siempre espacio comodín para imprevistos.
6. Saber delegar sin hacer un micromanagement. 

En resumen, aprender a marcar objetivos y gestionar tu tiempo como emprendedor es esencial para lograr tus metas. Organiza tu agenda con tareas recurrentes, proyectos y tiempo personal. Recuerda ser realista y comprometido con tu planificación.