Verifactu: Ventajas y desafíios para tu negocio

La adaptación a Verifactu supondrá la transformación de la gestión de los procesos de facturación y contabilidad para empresas de todos los tamaños. Conoce las principales ventajas de Verifactu y lo que implica para tu negocio.

• El objetivo principal de Verifactu es el control fiscal y la trazabilidad para evitar el fraude fiscal.
• Descubre los desafíos a los que se pueden tener que enfrentar las empresas al implantar Verifactu y, los más importante, aprende a cómo superarlos.

El Reglamento Verifactu se aprobó mediante el Real Decreto 1007/2023. Por ello, su próxima entrada en vigor obliga a la modernización de los sistemas de facturación de empresarios y profesionales.  

De este modo, el reglamento ofrece a las empresas dos alternativas voluntarias:

• Facilitar la información de sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria (Verifactu).
• Conservar los datos de facturación en los formatos preestablecidos durante 4 años. En caso de ser requeridos por la Agencia Tributaria deben ser remitidos de forma inmediata. 

COMPARTE Descubre las ventajas de Verifactu y cómo implementarlo en tu empresa. ¡Optimiza tu facturación cumpliendo con la nueva normativa de facturación! 

CONTENIDO DEL POST

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema de emisión de facturas verificables para el que se necesita un software de gestión y contabilidad que cumpla determinadas condiciones.

El artículo 16 del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, coloquialmente conocido como reglamento Verifactu, determina lo que son los sistemas de emisión de facturas verificables. 

Para cumplir con esta normativa, los programas y sistemas informáticos que soporten los procesos contables y de facturación, deben cumplir las siguientes condiciones:

• Los registros contables y de facturación deben cumplir estar libres de interpolaciones, omisiones o alteraciones, de las que no quede la debida anotación en los sistemas, con los siguientes requisitos (artículo 29.2.j Ley General Tributaria):
  • Integridad.
  • Conservación.
  • Accesibilidad.
  • Legibilidad.
  • Trazabilidad.
  • Inalterabilidad.
• Cumplir con las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que se determinan en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.
• El software debe estar certificado por la Agencia Tributaria y utilizar formatos estándar para su legibilidad. 
• Cuando traten datos personales, han de cumplir con la normativa de protección de datos. 
• Deben poder remitir de forma efectiva y electrónicamente a la AEAT los registros de facturación generados. 
• La transmisión de registros de facturación debe afectar a todos ellos y ha de ser continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
• Deben incluir un código QR en la factura expedida.
• Las facturas deben tener una huella digital o “hash”. Si los registros de las facturas no se envían de forma automática a la Agencia Tributaria deberán incluir también la firma electrónica del emisor. 

Características de Verifactu

Entre las características de Verifactu podemos destacar las siguientes:

• Envío a la Administración Tributaria de los registros de facturación generados. Es obligatoria y se debe permitir el envío en tiempo real 
• Requisitos técnicos. Formato electrónico y envío automatizado a la AEAT. En las facturas se debe reflejar: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
• Seguridad. El software de facturación no puede permitir la manipulación o anulación de una factura una vez emitida.

En resumen, el objetivo principal de Verifactu es el control fiscal y la trazabilidad para evitar el fraude fiscal.

¿Cuándo será obligatorio Verifactu?

Los fabricantes de software deben tener adaptado su software para que cumpla con la Ley Antifraude y se encuentre certificado por la Agencia Tributaria, como muy tarde el 28 de julio de 2025. 

Por otro lado, las empresas y autónomos tienen los siguientes plazos para utilizar un software que cumpla con la Ley Antifraude: 

• Las sociedades anónimas y limitadas estarán obligadas a utilizar software certificado a partir del 1 de enero de 2026.
• Los autónomos y sociedades civiles a partir del 1 de julio de 2026.

No esperes al último momento para contar con un software adaptado a Verifactu. Solo falta un año para que sea obligatorio para las sociedades anónimas y limitadas. 

Ventajas de Verifactu para tu negocio

Entre los principales beneficios de Verifactu destacan:

• Mayor control fiscal. Se dificultará el fraude fiscal lo que evitará la competencia desleal de las empresas que lo practican. 
• Simplificación de obligaciones tributarias. Al automatizar el envío de la información de las facturas a la Agencia Tributaria, se simplifican las comunicaciones. Al disponer Hacienda de la información de las facturas emitidas por la empresa, ya no requerirá la información de los libros registro de facturas emitidas. 
• Acceso a los datos de facturación en los borradores de las autoliquidaciones. Es decir, se reflejarán los datos de facturación que estén en poder de la AEA. 
• Automatización de procesos. La digitalización de la facturación agiliza tus procesos administrativos, ahorrando tiempo y recursos. Además, la integración con otros sistemas te permite automatizar tareas como la generación de facturas, el envío de recordatorios de pago y la conciliación bancaria.
• Se facilitan y fomentan las relaciones entre empresarios y profesionales. Al utilizarse formatos de información de facturación comunes, se favorece su intercambio y se reducen costes. 
• Mayor seguridad. Verifactu protege tus datos y garantiza la autenticidad de tus facturas. Además, una vez enviados los registros de facturación a Hacienda siempre se tendrá acceso a ellos. 
• Mejora la transparencia en los negocios. Los receptores de facturas pueden comprobar su validez en la Agencia Tributaria a través del código QR. 
• Mejora de la eficiencia. La digitalización de la facturación te permite acceder a tus documentos de forma rápida y sencilla.
• Reducción de costes. A largo plazo, Verifactu puede ayudarte a reducir costes al minimizar el uso de papel.
• Reducción de errores en declaraciones tributarias. Al no poderse manipular datos de facturación y contabilidad se evitan errores en las declaraciones fiscales.
• Cumplimiento normativo asegurado. El software de facturación garantiza que las facturas emitidas cumplan con los requisitos legales, evitando sanciones. 

Desafíos de Verifactu y cómo superarlos

A pesar de las múltiples ventajas de Verifactu, implementarlo puede presentar ciertos retos. Sin embargo, con una buena planificación y las herramientas adecuadas, estos desafíos pueden ser superados:

1. Adaptación tecnológica. No todas las empresas cuentan con los recursos tecnológicos necesarios para integrar Verifactu de manera inmediata. Por ello, se debe realizar una evaluación del software que se utiliza y realizar las acciones necesarias para garantizar que se cumple con la normativa.
2. Costes iniciales. La implementación de un software que cumpla con Verifactu puede implicar un desembolso inicial significativo, especialmente para pymes con presupuestos limitados. Para superar este desafío hay que evaluar las diferentes opciones de financiación o buscar soluciones en la nube que reduzcan costes de infraestructura.
3. Resistencia al cambio. Muchos empleados pueden mostrar reticencia a adoptar el nuevo software, especialmente si implican cambios en sus rutinas diarias. Para afrontar este reto, es importante implementar programas de formación y comunicar las ventajas de Verifactu. 
4. Tiempo de aprendizaje. Dominar todas las funcionalidades de un nuevo software puede llevar tiempo, lo que puede ralentizar las operaciones iniciales. Por ello, se debe diseñar un plan de implementación gradual que permita familiarizarse con la herramienta sin interrumpir significativamente las operaciones.

Por ello, Verifactu representa una oportunidad para mejorar la gestión de tu negocio y optimizar tus procesos de facturación. A pesar de sus desafíos iniciales, ofrece enormes beneficios para las empresas que apuestan por la digitalización y el cumplimiento normativo.