5 trucos para hacer reuniones eficaces

Los trucos que todo autónomo debe conocer para lograr que sus reuniones sean productivas.

• Si eres autónomo, sabes lo valioso que es tu tiempo y lo importante que es no malgastarlo. Y las reuniones pueden ser un pozo sin fin de tiempo improductivo que afecta a la productividad y rentabilidad de tu negocio. 
• Por eso, en este artículo Álex Martínez te muestra los trucos que todo autónomo debe conocer para hacer reuniones productivas y eficaces.

Si eres autónomo hay algo peor que la Agencia Tributaria, la burocracia e incluso que la cuota mensual. ¿En serio? Sí, las reuniones. Como lamentablemente habrás comprobado en tus propias y autónomas carnes, las reuniones acostumbran a ser un pozo de tiempo improductivo sin fin. Son el abismo oscuro por el que se desvanece la productividad.

En mi caso, he estado en reuniones tan largas que al terminar he tenido que hacer rehabilitación para aprender a andar de nuevo.

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¡DALE AL PLAY!

Si eres autónomo, hay algo peor que Hacienda y la burocracia. ¡Son las reuniones! Acompaña al cómico Álex Martínez en esta divertida presentación en la que trata de dar consejos eficaces para hacer que las reuniones sean lo más eficientes posibles. 🗣️
¡No te lo puedes perder!

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Esto no se puede contar por e-mail, ¿seguro?

Todo va bien, la vida te sonríe, los pájaros cantan y de repente, un cliente te suelta la famosa y temida frase: ‘¡Ufff! Esto no se puede explicar por e-mail, hay que hacer una reunión sí o sí.’ 

¿Sí, seguro?

Vamos a ver, ¿q ué es esto tan loco que no se puede explicar por e-mail? ¿Me lo tiene que contar haciendo una coreografía o qué? ¿Un streaptease? ¿Hacerme una pintura al óleo en directo mientras me lo explica para que lo entienda? ¿Seguro que no se puede explicar por e-mail o es que le da pereza concretarlo y escribirlo? A mí me da que es esta última opción…

El valor del tiempo: autónomos VS asalariados

A la naturaleza poco productiva de las reuniones debemos sumar que cuando eres autónomo, sabes muy bien lo que vale tu tiempo y lo importante que es no malgastarlo. Pero a una persona asalariada, salvo excepciones, le pasa todo lo contrario: hacer una reunión de tres horas ya le va bien porque así tiene que trabajar menos y cuando termina puede bajar al bar a comerse unos chipirones. Porque tanto le da hacer una reunión de cinco horas o de treinta minutos, cobrará lo mismo a final de mes.

Y es que sí amigos, los asalariados y los autónomos vivimos en universos diferentes, como MARVEL y DC. Son realidades distintas. Yo personalmente creo que los autónomos somos Marvel, que molamos más y tenemos a Ironman. Pero bueno, esto es otro tema.

De todos modos, da igual si eres asalariado o autónomo, las reuniones acostumbran a ser una pérdida de tiempo, lo bueno de ser autónomo es que, si te lo montas bien, puedes evitarlas. Vamos a ello.

5 trucos para hacer reuniones productivas

Bien, ahora que ya estamos alineados en lo improductivas que son la mayoría de las reuniones, veamos 5 puntos que puedes aplicar para que pasen con el menor dolor y la mayor productividad posible.

1. Procura que sean on-line

Esto es muy importante. Una reunión presencial implica desplazamiento y una pérdida de tiempo mucho mayor porque las formalidades acostumbran a llevarse un rato muy significativo de la reunión. Saludos, el espere aquí, el pase, el desplazamiento… si logras hacerla online y evitar todos estos escollos ya te estarás ahorrando una o dos horas por cada reunión. Y si esto lo sumas a todas las reuniones que puedes hacer en un mes, si los cálculos no me fallan, me sale la exacta y friolera cifra de un montonazo.

Además, si haces la reunión online, puedes hacerla en calzoncillos o bragas, al gusto, y puedes incluso fingir que la cámara no funciona y hacerla estirando en el sofá, cosa que YO NUNCA HE HECHO. En serio, NUNCA. ¿Vale?

2. Que estén agendadas

Que una reunión tenga fecha y hora asignada parece obvio, pero a lo largo de mi vida de autónomo, freelance o como quieras llamarlo, me he encontrado con reuniones sorpresa con las que todavía tengo pesadillas antes, durante y después de Navidad.

Una buena reunión no se hace por teléfono de manera improvisada, ni tampoco por sorpresa de ‘oh, he venido para comentarte que…’ No, no. Una reunión productiva se agenda un día y a una hora que os vaya bien a las dos partes. Es una manera de garantizar el respeto mutuo por el tiempo de la otra/as persona/as.

Además de marcar los objetivos, te recomiendo un acta final de reunión (algo simple, tres líneas de resumen) en la que quede constancia de lo que se ha acordado y los deberes o conclusiones resultantes de dicha reunión.

3. Limita el tiempo

Además de agendar una fecha y una hora, tienes que lograr que las reuniones sean breves y que vayan al grano.

Para esto es clave marcar no solo una hora inicial de la reunión, sino también una hora de final. ¿Buen truco, eh? Si marcas una hora de final te aseguras no perder los 20 primeros minutos preguntando ‘¿Qué tal, cómo estáis? ¿Ufff que frío hace frío estos días eh? jejejeje’ Me da igual, ¡al grano!

Recuerda, no solo hora de inicio, también hora de final (por muchas veces que lo repita nunca es suficiente).

4. Define el objetivo de la reunión previamente

¿Cuántas veces te ha pasado hacer una reunión y no saber ni qué quería la persona que teníamos delante? Ya te lo digo yo: infinitas. En muchas ocasiones, la gente se dispersa y no tiene ni idea de lo que necesita ni de lo que quiere. A veces, tienen una idea abstracta en la cabeza y te la quieren contar, pero luego están una hora para que la conclusión sea, o que no saben lo que necesitan o que lo que necesitan se podía haber contado en tres líneas en uno de nuestros amados correos electrónicos.

Es por ello por lo que una reunión debe tener una lista previa con los puntos que hay que tratar y con un objetivo claro.

Repite conmigo: de una reunión no salgo vivo sino tiene un objetivo. La rima esta es una mierda porque me la acabo de inventar pero se entiende el concepto.

5. Intenta evitarlas

¡El punto más importante de todos!

Si puedes evitar una reunión y lograr que sea un e-mail será una victoria para todos los autónomos del mundo. Y quién sabe, tal vez algún gatito se salve en algún lugar o te hagan una estatua en la plaza de tu pueblo. Mira, ahí está Laura, la autónoma que con su gesta heroica logró evitar aquella reunión.

¡Nada más! No te quito más tiempo. Espero que este artículo te haya resultado interesante para lograr reuniones productivas y que te ahorre un montón de horas que puedas dedicar a cosas efectivas o todavía mejor: a no hacer nada y vaguear, que también es importante.

Ahora te tengo que dejar, que tengo una reunión.