9 pasos para implementar el teletrabajo en una pyme

Analizamos cómo podría ser la experiencia de teletrabajo ampliamente generalizado como respuesta frente al coronavirus y, como empresa tecnológica pionera en el teletrabajo, ofrecemos consejos para su implantación en las pymes. 

• La planificación es una de las llaves del éxito en superación de situaciones de crisis 
• De los aciertos y errores durante esta experiencia se podrían derivar enseñanzas organizativas y tecnológicas de gran alcance para el futuro laboral 
• Como empresa tecnológica, Sage cuenta desde hace ya tiempo con planes para fomentar el teletrabajo de modo habitual, favoreciendo la conciliación, y garantizando que el 100% de su plantilla pueda trabajar de forma remota. 

El teletrabajo ha pasado en los últimos días de ser una opción de gestión de los recursos humanos a convertirse en una necesidad para responder ante el coronavirus. 

Gobiernos de todo el mundo lanzan normas y recomendaciones de actuación. 

¡Comparte! ¿El teletrabajo se vuelve necesario en tu empresa? Te enseñamos cómo enfocar su implantación. 

Además, las multinacionales se están lanzando a ser pioneras en la adopción del teletrabajo frente al coronavirus. La lista crece a cada momento: Ernst & Young, Indra, Telefónica, Bankia, BBVA, El Corte Inglés… 

Las pymes, por su parte, miran con expectación todo el proceso. Quieren saber cómo afrontarlo y cuáles son las principales ventajas y riesgos que presenta esta situación. 

Y aquí, multinacionales como las anteriormente mencionadas y como la propia Sage, hemos de seguir siendo referentes tecnológicos ofreciendo soluciones de gestión empresarial online y en la Nube para nuestros clientes, partners y socios. 
“Es responsabilidad de empresas tecnológicas como Sage el ayudar a las pequeñas y medianas empresas a transformarse digitalmente con soluciones de gestión empresarial online y en la nube, que puedan ayudarles en la adopción del teletrabajo”. Fernando Galvache, CIO Sage Iberia. 

Y todo como parte de nuestra responsabilidad como compañía para velar y proteger la salud de todos nuestros profesionales, y por supuesto de la de todos nuestros clientes. 

 ¿Qué pasos dar para implantar el teletrabajo? 

La implantación del teletrabajo reclama superar una serie de fases: 

Paso 0) Plan de contingencia  

• Lo ideal hubiese sido tenerlo dispuesto antes de esta crisis, ya que hubiese servido ante esta y cualquier otra semejante: catástrofes. disturbios, etcétera. La mayoría de las pymes no lo tienen y deberían redactarlo lo antes posible. 
• Debe prever qué hacer ante todos los aspectos referidos en los puntos siguientes y supondrá una guía de actuación no solo para decisiones que solamente afectan al personal directivo, sino también para orientar cómo debe relacionarse este con los trabajadores y con otras partes externas interesadas como clientes, proveedores, Administración, etcétera.

Paso 1) Evaluación de medios  

• Una de las ventajas del teletrabajo es que no necesita de equipos ni dispositivos sofisticados.  
• Sin embargo, sí es importante que cada empleado maneje las soluciones y aplicaciones más útiles para la situación.  
• Por ejemplo, contar con soluciones de gestión online o en la nube es altamente colaborativo y podemos controlarlas desde cualquier lugar.

Paso 2) Evaluación de tareas no posibles con el teletrabajo  

• El objetivo del plan debe ser minimizarlas. Hay que hacer una valoración al comenzar el plan de todas aquellas tareas que, en ningún caso, van a poder teletrabajarse y estudiar si pueden deben realizarse físicamente o si habrá que abandonarlas.  
• En este último caso, hay que analizar el impacto en los procesos, en los recursos materiales y humanos de la empresa y en sus relaciones externas. 
• Las previsiones de impacto traducen a euros y a circunstancias concretas los problemas que preveamos durante el proceso

Paso 3) Valoración de empleados críticos  

• Por experiencia, formación y habilidades, cada empleado tendrá una capacidad para afrontar el proceso.  
• Hay que seguir más estrechamente a aquellos que tienen más responsabilidad, pero que preveamos que van a encontrar más dificultades con el teletrabajo. 
• Puede ser conveniente que alguien se encargue de guiarlos personalizadamente durante el proceso de implantación del teletrabajo.

Paso 4) Elaboración de indicadores de seguimiento  

• Serán necesarios para analizar si se avanza en la experiencia de teletrabajo.  
• Deben ser objetivos, sencillos de interpretar, fácil y continuamente accesibles e informativos de cómo se afrontan las tareas y del desempeño de los trabajadores implicados.

Paso 5) Análisis del impacto externo  

• Habrá que modificar muchas citas y quizá algunos servicios deban ser prestados o recibidos de distinta manera. 
• No solamente hay que hacer un esfuerzo de agenda, sino también de comunicación. 
• La comunicación es uno de los grandes retos de cualquier experiencia urgente de teletrabajo.

Paso 6) Comunicación a los trabajadores  

• El traslado del plan a los trabajadores nos aportará un feedback que, en algunos casos, supondrá tener que retocar el plan y volver a algunos de los pasos anteriores.  
• Es importante trazar un flujo adecuado de información, saber cuándo transmitir cada parte del plan que deba recibir la plantilla y quién y cómo habrá de comunicarlo.

Paso 7) Puesta en marcha  

• La experiencia de teletrabajo da comienzo. Los indicadores deben orientarnos en el control que permita saber si lo hacemos bien o no.  
• A partir de ahí, hay que estudiar las desviaciones y proponer medidas de corrección. 
• Si elaboramos unos buenos indicadores, la aplicación del teletrabajo será mucho más organizada y objetivamente orientada

Paso 8) Operación retorno a la normalidad  

• Hay que planificar un regreso a la situación normal. Es posible que queramos que algunas tareas en las que el teletrabajo ha rendido particularmente bien continúen ejecutándose a distancia.  
• En todo caso, vuelve a ser muy importe el reajuste de procesos y la comunicación a las diferentes partes interesadas.

Paso 9) Control de resultados  

Al cierre de la experiencia de teletrabajo en situaciones de crisis, nos interesa conocer, sobre todo, tres aspectos: 

• Cuál ha sido el impacto de la crisis y en qué medida el teletrabajo ha contribuido o no a moderarlo. 
• Qué tal se ha comportado nuestra empresa en comparación con sus competidores directos durante la crisis. 
• Las enseñanzas que el episodio haya podido aportar tanto sobre la aplicación del teletrabajo a nuestra empresa como sobre la robustez de la organización frente a situaciones de crisis.

Las ventajas y oportunidades de teletrabajar frente al coronavirus 

Son muchas, tanto en el corto como en el largo plazo y desde un punto de vista de organización interna y de proyección exterior: 

• Salud. Si las empresas toman una medida de este tipo es, en primer lugar, porque consideran que puede contribuir a que la enfermedad se propague menos entre sus empleados. Además, intentan poner su granito de arena para controlarla a nivel del conjunto de la población. 
• Personal clave. Si una persona resulta contagiada, es más probable que lo hagan quienes colaboran físicamente con ella. En algunos casos, se puede extender un brote que afecte a muchos empleados al mismo tiempo, lo que puede generar un cuello de botella importante. Con el teletrabajo, las probabilidades de colapso de una sección, taller u oficina completos disminuyen.
• Continuidad. No solamente se pretende evitar bajas laborales, sino también miedo al contacto. Se restaura la confianza perdida y muchas citas pueden concertarse telemáticamente, en lugar de cancelarse o aplazarse. 
• Organización. El coronavirus puede ser el empujoncito que necesitan muchas empresas para afrontar los retos organizativos del teletrabajo. No es una solución sencilla, pero da, a cambio, avances en depuración de procesos y digitalización. 
• Impulso tecnológico. El teletrabajo es mucho más sencillo en un ambiente en el que se empleen soluciones informáticas colaborativas. Que se convierta en una necesidad durante unos días puede ser la baza para convencerse de que las herramientas de la empresa deben modernizarse. 
• Afloramiento de fallos. El coronavirus, como cualquier otra situación de confusión, genera el ambiente perfecto para que se comentan muchos errores. De ellos, se pueden extraer lecciones valiosas para implementar futuras experiencias de teletrabajo. 

Las soluciones que permiten trabajar online o en la nube son un buen ejemplo de tecnología que facilita la colaboración durante el teletrabajo. 

Los riesgos que hay que afrontar 

La experiencia, seguramente, no será sencilla para muchas empresas, en particular para aquellas con menos costumbre de teletrabajo y más expuestas a problemas como los siguientes: 

• Sobrerreacción. Dependiendo del contexto, teletrabajar por el coronavirus puede ser desde una acción responsable a un exceso. Puede contribuir a generar desconfianza, miedo y sensación de desconcierto. Es muy importante saber en qué momento hay que tomar la decisión, sin prisas ni demoras injustificadas. 
• Posible ineficacia. Un menor contacto físico laboral podría generar otro tipo de exposiciones al virus. Un ejemplo de ello podría ser la de los respectivos ambientes familiares. 
• Falta de preparación. Siendo el teletrabajo una de las opciones más difundidas de smart working, puede que las empresas que aún no lo practican no lo hayan hecho porque no saben cómo resolver los retos del teletrabajo (estilos de dirección, gestión de la confidencialidad, retos tecnológicos, disponibilidades horarias, inserción en los procesos, aceptación por los clientes, síndrome del pijama, etcétera). 
• Deterioro de la cultura digital. Si se teletrabaja mal, se puede generar entre los empleados una mala predisposición al empleo de tecnologías digitales para la colaboración con personas que se ubican en distintos lugares. 

Teletrabajar puede tener muchas ventajas para empresa y trabajador, pero no es un reto sencillo; el ambiente generado por el coronavirus puede ser especialmente desafiante y hay que estar preparados para cometer muchos errores y aprender de ellos 

Lidiando con la incertidumbre 

Un coronavirus que hasta hace unas semanas no existía genera un ambiente muy difícil de prever. No se puede saber con la precisión que querríamos cómo evolucionará el coronavirus, a cuántas personas infectará (incluso mortalmente) y cuánto tiempo permanecerá entre nosotros. 

El coronavirus es una situación de incertidumbre, el teletrabajo una medida que intenta paliarlo. Te mostramos cómo enfocar la experiencia del mejor modo. 

Además, el teletrabajo es, en esencia, una técnica colaborativa de trabajo que implica a personas ubicadas en distintos lugares, unas veces de la misma empresa u organización y otras como forma de contacto entre organizaciones distintas. Es muy difícil de prever cómo pueda afectar a nuestros contactos habituales. Hay que ser muy flexibles y estar preparados para requerimientos diversos. 

En resumen, la amplia difusión del teletrabajo por unos días o semanas es un hecho inédito y las empresas han de saber gestionar su impacto presente y futuro.  

La experiencia será una muestra interesante de la capacidad de adaptación tecnológica y organizativa frente a situaciones excepcionales, pero también de la habilidad para introducir tecnologías y modelos organizativos que impliquen la colaboración a distancia. 
Sage- Comunicado en relación al COVID-19 en la Comunidad de Madrid 

El compromiso de Sage es acompañar y mantener informados en todo momento a sus clientes, partners y socios sobre todas aquellas cuestiones que afectan a la relación comercial que mantiene con ellos. Conoce las medidas puestas en marcha para velar y proteger la salud de todos nuestros profesionales, y por supuesto de la de todos nuestros clientes. Ver más