Sistema de gestión empresarial: ¿qué es?

Explicamos qué es un sistema de gestión empresarial y por qué es necesario disponer de uno en nuestro negocio. Además, hablamos de las ventajas que nos aporta y aquello que no debemos olvidar para realizar una buena elección.

• Los sistemas de gestión empresarial favorecen un correcto flujo de datos e información a lo largo de la empresa.
• El sistema de gestión empresarial ha de contribuir a que todas las piezas encajen dentro de una empresa.

Un sistema de gestión empresarial se fundamenta en la importancia de contar con información verificada y a tiempo, tanto para las pymes como para las grandes compañías. Las herramientas que los conforman permiten controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los pasos que forman parte de la marcha de una empresa. Así conseguiremos lograr los mejores resultados posibles.

El manejo de la información del negocio es vital para su buena marcha. Aplicando un buen sistema de gestión, tendremos a nuestro alcance la posibilidad de conseguir una correcta planificación estratégica y una adecuada implementación de políticas, procedimientos, directrices, y procesos para, en definitiva, alcanzar el buen fin de nuestros planes y estrategias de negocio y un buen encaje de nuestras actividades presentes y futuras.

¿Cuál es la finalidad de los sistemas de gestión empresarial?

Es muy común que cada departamento de la empresa maneje distintas diseños y formatos de archivos. Esto provoca que, en el momento de compartir la información, se requiera de tiempo para adaptarla al otro departamento. Y, por ello, se genera una pérdida de tiempo y puede provocar errores en la información.

• Asimismo, las personas a cargo de una empresa deben tener información precisa y a tiempo para poder contar con la información necesaria para tomar decisiones. Por ello, la información debe estar disponible y ser accesible de manera inmediata para obtener los mejores resultados.
• Es por ello por lo que un sistema de gestión empresarial busca asociar la información en beneficio de la empresa mediante la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información que contempla todas las funciones sistémicas, principalmente: marketing, finanzas, operaciones, calidad, recursos humanos, investigación, desarrollo y dirección.
• La finalidad de estos sistemas es ofrecer los mecanismos que permitan a las empresas adquirir, producir y transmitir, al menor costo posible, datos e información con una calidad, con exactitud y actualizados en tiempo real para servir a los objetivos principales de la empresa.

¿Cómo se tienen que aplicar los sistemas de gestión empresarial?

Lo primero de todo es que debemos entender que, trabajando de una manera unificada y creando una conexión entre sistemas y trabajadores, estaremos aportando una mayor efectividad al negocio.

• Cada división, cada elemento a supervisar y cada proceso es un pequeño eslabón de una gran cadena en la cual todo tiene que estar conectado de forma sinérgica. El sistema se ocupará de que todo actúe como tiene que actuar y que así podamos llevar a cabo el trabajo de la empresa con mejores resultados.
• Por supuesto, esto requiere de un software creado para la ocasión y que dispone de funciones específicas. Todo se concentra en la órbita de la efectividad del negocio y en la naturaleza del propio programa. Este se ocupará de desarrollar la planificación, de impulsar la toma de decisiones rápida y eficaz, así como de gestionar procedimientos que puedan dar con la clave que requiere cada empresa para alcanzar siempre sus mejores resultados.
• Además, toda la información la aplicaremos con rapidez y control, con la organización que solo un programa de estas características es capaz de ofrecer sin dejar de lado ninguna de las piezas del esquema corporativo, desde los clientes hasta la producción o los propios empleados.
• Para aplicar estos sistemas nos tendremos que asegurar de que la información a la que tenemos acceso siempre cumple una serie de reglas muy claras. Una de ellas es que la información tiene que alcanzar los mejores niveles de calidad, por lo cual tiene que estar basada en datos reales que no dejen margen ninguno al error.
• El motivo de ello es que la información suele ser cuantiosa y debe responder a las necesidades que tengan todos los miembros que trabajen alrededor del sistema de gestión empresarial.. Y esos datos tienen que estar tan controlados que no haya margen a que entre ellos existan no solo errores, sino información irrelevante que pueda llevar a una mala decisión.
• Por último, la información debe estar siempre disponible en el momento justo en el que sea necesaria. Esto determinará si un sistema es realmente útil y eficiente, porque siempre estará disponible en el momento adecuado. El acceso a la información cumpliendo estos puntos asegurará que la aplicación del sistema de gestión empresarial cumpla sobradamente con las necesidades diarias de cualquier tipo de negocio, ya sea una gran empresa o una pequeña pyme que acabe de comenzar.

Ventajas de un ERP

Son varias, entre las que destacan:

• Solución todo en uno. Se centraliza la información y la automatización de los procesos.
• Compatible y adaptable. Los ERP se adaptan y son compatibles para su utilización tanto en pequeñas como grandes empresas.
• Sistema íntegro. El ERP es un sistema de información eficiente en donde nunca existirá la duplicidad de datos.
• Entorno de aplicación. Al trabajar en un entorno unificado, brinda una mejora sustancial en su uso a la hora de la gestión de la información y comunicación de estos.
• Organización interna. Mediante la utilización de un ERP, se unifican los procesos y por ello se mejora la transmisión de la información entre los trabajadores.

¿Qué debemos evitar en un ERP?

Está claro que no todos son iguales. Entre las características que debemos evitar, encontraos, por ejemplo:

• Un ERP sin soporte técnico. El hecho de implantar un sistema sin actualizaciones o con un inexistente o mal soporte técnico es uno de los riesgos que no pueden ser ignorados a la hora de su elección.
• Informes inadecuados. El principal motivo que nos debe impulsar para la implementación de un ERP es mantener un sistema de información o reporting adecuado y dotado de un buen nivel de seguridad. Si esto no se cumple, podríamos depender de herramientas ajenas que enturbiarían la gestión de la información, incluso su razón de ser.
• Proveedor inapropiado. Elegir a un proveedor que realice actualizaciones genéricas, sin tener en cuenta las particularidades de nuestra organización, puede convertirse en un problema añadido, que debemos evitar. Debemos pautar su capacidad para realizar cambios sin nuestra autorización o sin previo aviso o, por el contrario, la no aplicación o retraso en la actualización y seguridad de nuestros sistemas operativos.
• Incumplimiento de las normas de seguridad. Nuestro ERP debe cumplir con las normas y estándares de seguridad. Para ello debe contar con cortafuegos, contraseñas seguras y controles suficientemente estrictos sobre la información y datos personales sobre todo.

Los sistemas de gestión empresarial se traducen en mejoras organizativas en las empresas y un incremento en la viabilidad de los negocios.