Siete consecuencias de no presentar las cuentas anuales o hacerlo tarde

Contamos cómo la no presentación de las cuentas anuales en el plazo legalmente establecido puede tener importantes consecuencias para la empresa.

• Recordamos cuáles son los plazos para su presentación
• Describimos las consecuencias de no presentar las cuentas anuales o de hacerlo fuera de plazo

El mes de julio ya ha comenzado y ya falta poco para que se cumpla el plazo legalmente establecido para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales. Este plazo finaliza un mes después de la aprobación de las cuentas, las cuales tienen que ser aprobadas dentro de los seis primeros meses desde el cierre del ejercicio. Por lo tanto, si estiramos al máximo los plazos y aprobamos las cuentas el último día, tendremos de plazo hasta el 30 de julio.

Este año tenemos una novedad de información con las cuentas anuales: el documento sobre servicios a terceros, donde los obligados a presentarlo deben informar sobre este tipo de servicios.

En él se informa, entre otros aspectos, sobre los volúmenes de negocio y número de operaciones que mueven determinadas empresa y profesionales en operaciones de servicios prestados por cuenta de terceros relacionados con:

• Constitución de sociedades u otras personas jurídicas
• Dirección, secretaría y/o asesoría externa de una sociedad.
• Socio de una asociación o similar.
• Facilitar dirección postal, fiscal, social o similar a una persona jurídica.
• Funciones fiduciarias en un fidecomiso.
• Funciones de accionista por cuenta ajena.

Por otro lado, cabe destacar que con el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil, estas serán públicas y podrá acceder a ellas cualquier interesado, así como las empresas especializadas en análisis de solvencia y las de crédito y caución.

Sin embargo, los accionistas de la empresa tienen acceso antes a dicha información, ya que, con la convocatoria de la junta general ordinaria, la información de la empresa ya empieza a ser pública, pues cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como el informe de gestión y el informe de los auditores de cuentas.

Si las cuentas anuales son aprobadas en primera convocatoria, se depositarán en el Registro Mercantil. Si no son aprobadas, los administradores elaborarán otras con los ajustes oportunos, para su aprobación.

Además de presentar las cuentas anuales, para su depósito, los administradores de la sociedad también tienen que presentar en el Registro Mercantil la certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmados, así como la aplicación del resultado.

La mayoría de las empresas cumple con la obligación mercantil de presentar sus cuentas anuales en el plazo establecido, de hecho el año pasado, según el colegio de registradores se incrementó el depósito de cuentas un 4% más con respecto al año anterior, pero tampoco son pocas las empresas que se retrasan y algunas incluso ni las presentan, algo que puede acarrear graves consecuencias, siendo las siguientes las consecuencias más destacadas de la falta de depósito de las cuentas anuales o de su retraso.

Multas y sanciones

• La falta de presentación de las cuentas anuales puede ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, dependiente del Ministerio de Economía y Empresa.
• Las multas pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros y, al no existir constancia de balances, se calcularán en función del capital social inscrito. Si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se puede elevar a 300.000 euros (artículo 283 LSC).

Cierre provisional de la hoja registral

• Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral.
• De esta manera, no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).

Empeoramiento de la opinión de crédito de los informes de solvencia

• Las empresas especializadas en la realización de informes de solvencia no tienen información para realizar sus análisis de riesgos, por lo que empeorarán su opinión de crédito.
• Este tipo de informes es utilizado por bancos y proveedores, que pueden reducir su crédito o, directamente no concederlo.

Disminución en el crédito asignado por las entidades de crédito y caución

• Al igual que en el punto anterior, las empresas de crédito y caución, al no disponer de información para su análisis, pueden no asegurar los créditos de estas empresas o reducirlos drásticamente.

Restricciones en el crédito por desconfianza de las entidades financieras

• No se podrán aportar las cuentas anuales en el caso de que sean requeridas a las entidades financieras o a los proveedores, por lo que, al igual que vimos en los puntos anteriores, esto puede suponer un hándicap para la concesión de crédito bancario o comercial.

Responsabilidad del administrador frente a la sociedad y sus socios

• La no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (artículo 225 LSC). En consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este.

Responsabilidad del administrador en caso de insolvencia de la sociedad

Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas puede llegar a suponer, incluso, que este tenga que responder de las deudas de la sociedad.

Y es que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoría si estuviera obligado o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Con todo esto, recuerda siempre que la presentación de las cuentas anuales es un momento de gran importancia para cualquier sociedad, pudiendo tener consecuencias positivas o negativas.