El autónomo o pequeño empresario que guarda tickets y facturas en cajas de zapatos o en un cajón es una especie en peligro de extinción. La tecnología ha avanzado mucho y hoy es posible manejar toda la información de una forma mucho más sencilla y ventajosa.
Perder una gran cantidad de tiempo registrando facturas es un despilfarro que no nos podemos permitir. Es muy importante contar con un método rápido y sencillo de hacerlo que nos garantice la disponibilidad de la información de facturación en tiempo real.
¡Comparte! Descubre cómo obtener información en tiempo real y desde tu móvil de tus facturas de forma sencilla.
Amontonar la información no es una buena forma de almacenarla
Cuando se recibe una factura, una posibilidad es dejarla aparcada. Podemos dejarla en un rincón, en la típica caja de zapatos, en una bolsa de plástico, en un cajón. Dejamos que pase el tiempo y un buen día recogemos todas para ponerlas en orden.
Hasta que llegue ese día, cada una de las facturas es como un coche parado. Conserva toda la información, pero no la estamos empleando. No lo hacemos porque nos resulta engorroso, porque estamos esperando un momento más adecuado. Estamos renunciando a un importante activo para nuestra empresa: disponer de información actualizada en tiempo real.
La importancia de la actualización en tiempo real
Si al mismo tiempo que recibimos la factura actualizamos la información contable, disfrutaremos de un mejor control. Podemos detectar antes cambios de tendencia en la evolución de nuestros gastos. Seremos conscientes de ellos cuando surjan. Quien la aparca en una caja de zapatos solamente podrá conocer su dimensión cuando haya puesto en orden los datos.
La diferencia en los tiempos de respuesta es muy importante porque es acumulativa. Si aparcamos los documentos, cuando queramos corregir posibles desviaciones, habremos dado tiempo a que surjan nuevos problemas. No solamente estamos retrasando la solución a las deficiencias originales que ponía de manifiesto esa información, sino que también estaremos dando opción a que se generen nuevas disfunciones.
La información de facturación actualizada en tiempo real permite seguir de forma continua nuestras relaciones con clientes y proveedores. Podemos realizar comparaciones y estudiar evoluciones. Las alarmas y las oportunidades se ponen de manifiesto con rapidez, lo que facilita la toma de las mejores decisiones.
El valor de la disponibilidad de información
El proceso de transformación de los documentos de facturación en registros e información disponible es de sumo valor. Dejamos de depender de que las personas responsables estén en el mismo lugar donde conservamos las facturas. Los diferentes departamentos de la empresa pueden convertirse en usuarios de esa información.
Almacenar esa información en la nube aporta un plus de disponibilidad. Podremos echar mano de ella en cualquier momento y lugar dotado de conexión. Otra ventaja asociada es que nos permitirá acortar los tiempos de cobro, porque no habrá que esperar a ponernos al día.
Los dispositivos móviles son nuestro gran aliado
Los dispositivos móviles nos permiten ir olvidándonos de la caja de zapatos con facturas. Dejaremos de esperar hasta ese día en el que tendremos que introducir los datos en nuestra solución de gestión. En definitiva, tendremos mayor control, mejoraremos nuestra imagen y evitaremos retrasos.
Con una aplicación y un dispositivo con sistema operativo IOS o Android, podemos importar nuestros contactos fácilmente y registrar un gasto con tan solo introducir una descripción, un importe y tomar una fotografía de la factura.
Y lo mismo podemos hacer con las facturas que enviamos a los clientes. En cuestión de segundos puede quedar confeccionada, registrada y enviada al cliente.
En segundo lugar, el propio dispositivo es utilizado no solamente para realizar el registro, sino también para subirlo a la nube.
Igualmente, gracias a los dispositivos móviles, podremos disponer en cualquier momento y lugar con conexión de la información de nuestros gastos y facturas. Además, lo haremos de una forma muy visual.
Y también podremos estar pendientes de si las facturas se han cobrado. Pinchamos sobre facturas pendientes y podemos encontrar la factura y el contacto para poder hablar con él e incluso para volver a enviar la factura.
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