El rol fundamental del asesor profesional en la transición hacia la facturación electrónica

Los asesores son perfectos aliados de las pymes para informarles de todos los cambios que llegan con la factura electrónica.

• Comprender la terminología de la Ley Crea y Crece es una de las principales barreras para implantar la e-factura.
• Los asesores no solo deberán informar de la nueva norma, sino también deberán aconsejar programas que cumplan con la legislación vigente.

Factura electrónica. Con tan solo oír estas palabras, muchas empresas, especialmente las pymes, empiezan a sentir una cierta inquietud al tener que facturar próximamente por este sistema de acuerdo con la Ley Crea y Crece. Y el temor no es infundado porque todavía hay muchas incertidumbres sobre su funcionamiento.

No obstante, no hay que tener miedo a este paso. Las empresas, sobre todo las pymes y micropymes, tienen un aliado en el asesor profesional. Es la persona que va a poder ayudarles en este tránsito hacia la factura electrónica. El rol asesor es clave para que todo se haga de forma correcta y ordenada.

En concreto, ¿qué papel van a tener? ¿Cuál va a ser su función? Para responder a estas y más preguntas, en Sage hemos hablado con varios asesores profesionales para que nos aporten su visión y conocimiento.

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Situación actual de la factura electrónica en las empresas

La utilización de la e-factura es desigual en el tejido empresarial, aunque, hoy en día, “las pymes están mejor preparadas para adaptarse a la factura electrónica. En los últimos años ha habido un aumento muy significativo en la disponibilidad de software de facturación específicamente para las necesidades de pequeñas y medianas empresas. Además, son herramientas accesibles, asequibles y más fáciles de usar que antes”, afirma David González Pescador, de Glezco Asesores y Consultores. 

Este asesor profesional asegura que la pandemia aceleró la digitalización en muchos sectores por lo que ya se empezó a abrazar la factura electrónica. La COVID-19 no ha sido el único factor. Es una combinación de “mayor disponibilidad y accesibilidad de tecnologías, el impulso regulatorio, la mejora en la capacitación y la educación, así como un cambio cultural hacia la digitalización”. 

La preparación de las pymes vs las empresas pequeñas

A pesar de esta evolución, se observa que “las pymes estarán más preparadas que las empresas pequeñas en cuanto a recursos”, afirma Conchi Sancar, asesora y especialista en digitalización de asesorías. De hecho, en estos momentos, aún hay tejido empresarial que no ha dado el paso porque es “un proceso en el que intervienen los asesores, las empresas informáticas y los administrativos o contables, que han de ejecutar los cambios en la factura electrónica y nadie está por la labor todavía”, añade la asesora fiscal Lluisa Ochoa. 

Y, en los autónomos, se observa que creen que es “un trabajo de su asesoría”, matiza Conchi Sancar, aunque no es así. Esto lleva a su vez a “mentalizar a los asesores de este nuevo reto e integrarlos en el mismo para no caer en la falsa idea de que este tema es solo competencia de las empresas informáticas”, incide Lluisa Ochoa. Queda así mucho trabajo por delante en el que el rol asesor es clave al estar en contacto con las pymes.

Los desafíos hacia la facturación en formato digital

La implantación de la factura electrónica tiene ante sí una serie de retos en los que el rol asesor puede ayudar a superarlos. ¿Cuáles son los principales? Te los contamos: 

• Emociones: todo cambio en cualquier nivel de la empresa plantea un reto emocional, que hay que saber gestionar. 
• Información: ha ido estando disponible, pero no siempre en cantidad suficiente. Además, está el problema de la “comprensión de la terminología” que no siempre ha sido fácil para las pymes, señala David González Pescador. Un motivo por el que el rol asesor vuelve a ser clave para hacer comprensibles todos los términos y los cambios normativos de cara a las empresas. Conchi Sancar ahonda en esta premisa porque “se informan por el asesor”. 
• Adaptación: es uno de los retos más importantes porque, “de momento, no se está abordando”, explica Lluisa Ochoa. No obstante, las empresas en proceso de renovación global del software sí están introduciendo la e-factura. 
• Formación: será necesario capacitar al personal que, en ocasiones, “muestra resistencia al cambio”, apunta el Socio Director de Glezco Asesores y Consultores. 
• Costumbres: la implantación de la factura electrónica llevará a “romper” con costumbres interiorizadas en los departamentos de Administración. 
• Adecuación: uno de los aspectos más complejos es adecuar todas las facturas al Reglamento de Facturación. Con la mayor información que tendrá la Agencia Tributaria, es vital que todo esté conforme a la norma y sea correcto. 
• Sanciones: están recogidas en la normativa. Y, aunque hay que conocerlas, quizá no hay que poner el énfasis en comunicarlas porque, “en lugar de incentivar, paraliza y aleja”, asevera Lluisa Ochoa.

El rol asesor: Funciones clave

Además de ayudar a superar todas las barreras anteriores, el rol asesor va a ser decisivo en la implantación de la factura electrónica. Sus funciones van a ser diversas. Incluso es probable que tengan que asumir algunas que no les corresponden. Estas son algunas de ellas.

Comunicación

Las asesorías deben transmitir el mensaje a las empresas de que son la persona más próxima al proceso contable y de emisión de facturas. Esto permitirá dar tranquilidad ante la incertidumbre existente en muchas pymes. Además, tienen que explicarles las normativas fiscales y relacionadas con la factura electrónica. 

Recomendaciones

Una de las funciones será aconsejar algún programa. Lo ideal es que haga la factura electrónica por parte de los clientes, se verifique automáticamente y se integre de forma sencilla con la contabilidad que gestiona el asesor. Y todo ello sin obviar una seguridad robusta. En toda solución de tecnología, el rol asesor implica asegurar que cumple con la normativa. 

Formación

Muchos asesores deberán formar o dirigir al personal de las empresas en los programas de facturación. Un rol asesor que, en este caso, será compartido con las pymes, que también designarán personas para realizar este cambio de forma interna. Las asesorías tendrán que estar familiarizadas con el negocio y procesos de los clientes para orientarles desde el punto de vista legal, administrativo y en la elección del partner tecnológico. 

El análisis, una función clave en el rol del asesor

La factura electrónica es una oportunidad para identificar oportunidades de mejora, hacer más eficiente el proceso de facturación y evitar posibles sanciones. Un análisis que se incluye a su vez en este rol asesor. 

De momento, muchos asesores ya han dado algunos pasos en estas líneas como “ofrecer programas adaptados a la factura electrónica. Otras van más allá y exponen la normativa, dejando patente que ellos como asesores no son responsables, pero ayudarán a las pymes a encontrar la solución”, expone Conchi Sancar. 

Por ejemplo, desde Glezco “estamos haciendo un análisis individualizado para comprender las necesidades y desafíos específicos de cada cliente, planificando una transición suave y personalizada”, explica David González Pescador. 

Pero también queda camino por hacer porque las asesorías “andan agobiadas en el día a día, se ha tomado esta medida de factura electrónica como algo a largo plazo. Quien va a tener que adaptarse realmente es el personal de la empresa que deberá seguir las directrices de la asesoría”, explica Lluisa Ochoa.

La e-factura como oportunidad

La Ley Crea y Crece obliga a la factura electrónica. Pero no hay que verlo como una obligación porque tiene numerosas ventajas. Un punto de vista que debe tener en cuenta el rol asesor porque deberá concienciar a las pymes: 

• Control fiscal: es beneficioso para las empresas por esa mayor trazabilidad de las transacciones. También facilita un mejor registro de los gastos y facturas.   
• Errores: al producirse menos equivocaciones, se ahorran costes de emisión y envío. 
• Fraude fiscal: ayudará a reducir el fraude fiscal por la inalterabilidad de los procesos de facturación. 
• Decisiones: el mayor control y trazabilidad va a permitir disponer de una información de más calidad, redundando en una mejor toma de decisiones de negocio. 
• Sostenibilidad: se reduce el uso del papel, contribuyendo a una mayor sostenibilidad. 

El asesor debe concienciar a las pymes de los beneficios de la factura electrónica para aprovechar sus ventajas y se vea como una oportunidad de mejora.

Son solo algunas de las ventajas que han apuntado estos tres asesores de la factura electrónica que debe verse como una oportunidad. Eso sí, requiere comenzar ya a trabajar en este proceso, si aún no se ha empezado.

Los asesores juegan un papel fundamental al guiar a las empresas en el cumplimiento de esta nueva normativa. Pero no están solos en esta tarea. Sage, líder en soluciones empresariales, se posiciona como un aliado estratégico, acompañando a sus clientes durante todo el proceso de adaptación a la factura electrónica. Sage ofrece no solo formación y soporte, sino también las herramientas tecnológicas necesarias para asegurar un cumplimiento eficiente y sin complicaciones.