Todo lo que necesitas saber sobre la retención de IRPF en tus facturas

Las facturas con retención de IRPF son una realidad con la que se encuentran muchos autónomos, pymes y profesionales. 

• Te explicamos qué es una factura con retención y quienes están obligados a aplicarla.
• Conoce de forma práctica cómo se aplican las retenciones con un ejemplo práctico.

Entender cómo y cuándo aplicar una retención en una factura es esencial para cumplir de forma correcta con tus obligaciones fiscales. 

Si no aplicas la retención de IRPF cuando estás obligado, puedes enfrentarte a sanciones por parte de la Agencia Tributaria. 

A continuación, te explicamos detalladamente qué es una factura con retención, quiénes deben aplicarla y cómo calcular la retención de IRPF en tus facturas.

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¿Qué es una factura con retención de IRPF?

Una factura con retención de IRPF es aquella en la que se descuenta un porcentaje del importe total. Esta cantidad descontada constituye un pago adelantado del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Este mecanismo es una forma de que la Agencia Tributaria (AEAT) asegure que los contribuyentes paguen una parte de sus impuestos de manera anticipada.

Cuando un autónomo emite una factura con retención, el pagador (cliente) está obligado a descontar ese porcentaje e ingresarlo en Hacienda por cuenta del autónomo, utilizando para ello el modelo tributario 111. 

¿Quiénes están obligados a aplicar la retención de IRPF?

No todos los autónomos están obligados a aplicar la retención de IRPF en sus facturas. La obligación depende principalmente del tipo de actividad que desempeñen. 

La obligación de aplicar retenciones en las facturas recae sobre autónomos y empresas que se dedican a ciertas actividades profesionales o empresariales, tal y como se especifica en la normativa fiscal vigente. En general, se aplica a:

• Servicios prestados por profesionales: abogados, médicos, arquitectos, ingenieros, artistas, etc.
• Alquiler de inmuebles: arrendamiento de locales comerciales, viviendas, etc.
• Actividades agrícolas, ganaderas y forestales: venta de productos agrícolas, ganaderos o forestales.

Sage 50 te facilita el cálculo y la aplicación de las retenciones de IRPF en tus facturas, facilitándote el proceso de facturación si eres el emisor y la presentación del modelo 111 si eres el receptor de las facturas.

¿Qué porcentaje de retención de IRPF se debe aplicar en las facturas?

El porcentaje de retención a aplicar en las facturas varía según el tipo de actividad y la situación del profesional o empresa. Los tipos más comunes son:

• 15%: tipo general para la mayoría de actividades profesionales y empresariales. Este tipo de retención se aplica a autónomos que prestan servicios profesionales a otras empresas o autónomos.
• 19%: retenciones que se aplican a las facturas de arrendamientos o subarrendamientos de inmuebles urbanos a empresas. Se ingresan en la AEAT utilizando el modelo 115.
• 7%: tipo reducido para nuevos autónomos durante el año en el que se dan de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y en los dos siguientes ejercicios. Si se aplica este porcentaje se debe avisar a los clientes, reflejando en la factura la condición de nuevo autónomo. 
• 1%: actividades ganaderas de avicultura y de engorde porcino y algunas actividades empresariales en el régimen de estimación objetiva y determinadas actividades en estimación objetiva por módulos.
• 2%: actividades forestales, agrícolas y ganaderas (salvo las anteriores).

¿Cómo calcular la retención de IRPF en una factura?

Calcular la retención de IRPF en una factura es un proceso sencillo, pero es importante hacerlo correctamente para evitar errores. A continuación, se explica paso a paso cómo realizar este cálculo:

1. Determinar la base imponible. La base imponible es el importe total de los servicios prestados, sin incluir el IVA.
2. Identificar el tipo de retención aplicable. Determinar si la actividad a facturar se encuentra dentro de los casos que obligan a aplicar retención y cuál es el tipo correspondiente.
3. Aplicar la retención. Sobre la base imponible, se aplica el porcentaje de retención correspondiente.
4. Sumar el IVA. A la base imponible se le añade el IVA correspondiente.
5. Restar la retención. Finalmente, se descuenta el importe de la retención del total de la factura.

Ejemplo de cálculo del IRPF en una factura y cómo se refleja en la factura

Un abogado emite una factura por un servicio de asesoría jurídica por importe de 1.000 euros a una empresa. El tipo de retención aplicable es del 15%.

A continuación, se muestra cómo se realiza el cálculo y cómo se debe reflejar en la factura:

• Base imponible: 1,000 euros
• Retención (15%): 1,000 x 0.15 = 150 euros
• IVA (21%): 1,000 x 0.21 = 210 euros
• Total factura: 1,000 + 210 – 150 = 1,060 euros

En resumen, el cliente pagará al autónomo 1,060 euros e ingresará 150 euros a Hacienda mediante el modelo 111 en concepto de retención de IRPF.

La retención de IRPF debe figurar de forma destacada en la factura, especificando el importe retenido y el tipo de retención aplicado. Se recomienda incluir un apartado específico para la retención, separado del resto de conceptos de la factura.

Obligaciones del emisor de la factura con retención

El emisor de la factura con retención tiene la obligación de:

• Incluir el tipo de retención correcto en su factura según la actividad y la situación del cliente.
• Emitir la factura con la retención desglosada.
• Aplicar las retenciones en la declaración anual de la renta. Pero también en el modelo 130 de pago fraccionado del IRPF, que es una declaración con la que anticipas una parte del IRPF a Hacienda. Si aplicas retenciones en más del 70 % de tus facturas, no tienes que presentar el modelo 130.
• Solicitar la devolución de retenciones si, al final del ejercicio, no ha tenido que pagar IRPF o ha pagado menos del que le correspondía.

Obligaciones del receptor de una factura con retención

El receptor de la factura tiene las siguientes obligaciones:

• Retener el importe correspondiente de IRPF al realizar el pago de la factura.
• Ingresar la retención en Hacienda mediante el modelo 111.
• Informar de las retenciones anuales practicadas a Hacienda mediante el modelo 190.
• Enviar al emisor el certificado de las retenciones practicadas.

Por lo tanto, entender y aplicar correctamente la retención de IRPF en tus facturas es esencial para cumplir con tus obligaciones fiscales como autónomo o pyme. 

Si deseas obtener más información o necesitas asesoría personalizada, no dudes en contactar con un experto en fiscalidad.

¡No olvides que una correcta facturación con retención de IRPF es clave para el éxito y la tranquilidad de tu negocio!