Costes ocultos: Claves para reducir y optimizar tu gasto empresarial

Aprende a mantener los costes ocultos bajo control y las ventajas que obtendrás gracias a ello.

• Una parte de los costes empresariales es visible, pero existe otra que puede permanecer oculta.
• Su reducción es un indicio de que un negocio camina por una senda más sostenible.

Aunque existen diferentes enfoques sobre costes ocultos, todos ellos enfatizan en la existencia de costes empresariales no tomados en cuenta en las decisiones. Entre los motivos de que surjan, destacan las deficiencias en la contabilidad analítica, la falta de cuantificación y el desinterés de los gestores.

Sin embargo, que haya costes empresariales a los que no se presta atención no significa que no sean importantes. De hecho, hay razones más que suficientes para que todo tipo de negocios se esfuercen por reducirlos.

Cómo reducir los costes ocultos empresariales

En materia de costes empresariales, para aportar luz sobre aquello que no se ve es necesario:

• Definir el coste y dar un nombre a las cuentas que pretenden medirlo.
• Implementar un sistema que permita realizar la cuantificación.
• Aplicar los datos sobre costes ocultos en la planificación.
• Emplear la información obtenida en la ejecución de las decisiones.
• Disponer de mecanismos de control que permitan tenerlos en cuenta.

La definición de los costes ocultos

Lo primero que tendrás que hacer es delimitar qué costes es necesario que afloren. Lo más habitual es que se trate de costes sociales o ambientales que no has tenido en cuenta. En particular, destacan los ligados al personal. Por ejemplo, su actuación tiene un impacto en la calidad del producto. De ahí se derivan costes sociales, financieros y ambientales que debes seguir.

¡COMPÁRTELO! Todo negocio tiene costes ocultos, el tuyo también. ¡Toma nota de cómo reducirlos!

La cuantificación de los costes ocultos

En la actualidad, existen sensores y herramientas informáticas que permiten visibilizar toda la cadena de datos que te conducirá hasta la cuantificación del coste oculto. No obstante, es importante optimizar los protocolos de tratamiento a fin de maximizar la información sin que ello cueste demasiado dinero al negocio.

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Los costes ocultos en la planificación

Con la información sobre costes ocultos en la mano, deberás incorporarla a los planes y a los procesos de decisión. En ese sentido, es habitual encontrarse con costes que, si bien son generados en el seno de un departamento, interfieren en otros. Por tanto, exigirá una labor de coordinación para tener en cuenta los beneficios y costes de todas las partes.

La influencia en la ejecución de acciones

Lo ideal es contar con sistemas que permitan vigilar en tiempo real los costes ocultos. El avance de la automatización de tareas debe incluir en los protocolos de trabajo medidas para mitigar los riesgos de que determinados costes se disparen. En cierto modo, que existan costes ocultos visibiliza que la gestión tiene errores producto de la desinformación. Su afloramiento debe permitir una ejecución más fina de los procesos que evite esos fallos.

El control de los costes ocultos

Los costes ocultos no desaparecen con su solo afloramiento. De hecho, en la práctica deberás convivir con un determinado nivel de costes, que debería ser el mínimo. Sin embargo, pueden existir desviaciones que reclamen medidas de corrección. Es importante que la organización en su conjunto asimile la regulación del negocio para reducir los costes ocultos. Es la forma de incrementar la experiencia y el conocimiento.

Siete razones para reducir los costes ocultos

La filosofía de la reducción de los costes enriquece la gestión empresarial. No solo hace que tu negocio disminuya sus pagos, sino que lo armonizan con su entorno e incrementan su proyección por varios motivos.

Una empresa que disminuye sus costes ocultos muestra una gestión más inteligente del negocio.

Mejora de la capacidad de reacción

Detrás de los costes ocultos están muchos de los problemas que impiden a una organización responder con garantías ante una perturbación negativa. Además, mientras no se visibilizan, es fácil que no se detecten restricciones que deben respetar los planes de adaptación. En líneas generales, se obtiene una visión más real de la situación del negocio.

Inversión en capital humano

Por un lado, la reducción de costes ocultos suele implicar realizar iniciativas sobre aspectos que benefician al clima laboral. Eso hace más sencillo atraer, contratar y fidelizar perfiles altamente productivos. Además, para reducir costes ocultos es necesario mejorar el desempeño de la plantilla. Todo ello crea un ambiente propicio para el fomento del capital humano.

Robustecimiento organizativo

Una empresa cuyos costes son más visibles y que actúa para disminuir los ocultos se mueve en un camino de continuo aprendizaje. Ha de responder a un conjunto de requerimientos que depuran sus procesos de contabilidad y gestión y dotan a la organización de flexibilidad y fortaleza.

Crecimiento más sencillo

Reducir costes ocultos es un factor de competitividad. Lo es desde el punto de vista financiero, pero también por el mejor encaje de los proyectos en el entorno. Por ello, es más probable que encontremos inversores dispuestos a financiar el crecimiento del negocio y clientes dispuestos a confiar en él. Y lo mismo sucede con otras partes interesadas que deban colaborar en el crecimiento.

Gestión de los riesgos y la incertidumbre

Estos costes explican una parte de las desviaciones de los resultados previstos. Afrontarlos permite eliminar muchos riesgos y acotar las situaciones de incertidumbre. Con respecto al futuro, se practica una gestión más consciente y orientada.

Actualización tecnológica

La incorporación de tecnologías puede verse frenada por factores culturales y organizativos. Reducir los costes pone a punto a la empresa para disponer del ambiente adecuado para la actualización tecnológica.

Contribución para mejorar el mundo

Parte de los costes son ambientales o sociales. Algunos de ellos tienen una repercusión financiera, gracias a la mejor inserción del negocio con el entorno. Sin embargo, incluso en aquellos casos en los que no hay mayores cobros o menores pagos, se pretende colaborar para la mejora del mundo.

La batalla de los costes ocultos no tiene tregua. Eso sí, la tecnología, el conocimiento y la buena organización se presentan como los mejores aliados para encauzarlos.