Dentro de la política de copias de seguridad de la empresa, es habitual escalonar las copias que se ejecutan para mantener nuestros datos a salvo. Una copia diaria, una semanal o una mensual, es lo más habitual. Pero también es muy recomendable realizar una copia anual, de manera que tenemos una foto de nuestra empresa tal y como estaba el día que la ejecutamos.
Esta copia se guardará y no se utilizará el soporte en el que se ha realizado, ya sea un disco duro externo, una cinta o una memoria USB hasta que la empresa pueda deshacerse sin problemas legales de toda la información que contiene. Y aquí hay que tener en cuenta que los plazos pueden variar.
Una copia con el estado de tu empresa a final de año
Porque la copia anual está pensada para mantenerse durante los años que se necesite. Además, sería recomendable que estuviera custodiada fuera de las instalaciones de la empresa. De esta forma, ante cualquier problema grave, como por ejemplo un incendio, tendremos nuestros datos a salvo. Esto no sería necesario si nuestra empresa ya opera en la nube.
Normalmente, si nuestros datos y programas ya están en la nube, la empresa que presta el servicio se encargará de realizar la copia de seguridad. Por lo general, se utilizan centros de datos replicados, de manera que, si hay un inconveniente grave como, por ejemplo, un rayo que cae en las instalaciones y lo deja inoperativo, existe otro centro de datos en una ubicación diferente donde la información está replicada y que estaría operativo en poco tiempo.
Ésta es una de las grandes ventajas de pasar a la nube, que la seguridad de los datos y continuidad del negocio están a salvo de un problema, ya sea en el centro de datos o en nuestras instalaciones con un ataque de ransomware, como los que muchas compañías han sufrido durante 2017.
Copia de seguridad anual, la tranquilidad ante un problema grave
Hoy en dí,a los programas más avanzados de gestión también tienen asociado un gestor documental. De esta manera, tenemos ordenada toda la documentación asociada con clientes, proveedores, etc. Esto hace más sencillo poder recuperar y saber cómo tenemos que hacer la copia de seguridad, ya que todo lo importante está en la misma ubicación.
Porque en el backup anual se trata de copiar todos los datos que necesitamos en nuestro día a día. Si la empresa trabaja en la nube, los sistemas avanzados permiten un control de copias personalizado. Además, siempre se puede solicitar una copia local para guardarla en nuestras instalaciones.
En caso de trabajar en local, con nuestro servidor en la oficinas, lo ideal es hacer una copia completa, guardarla en un disco y sacarla de nuestras instalaciones. También tenemos la opción de ejecutar dicha copia directamente en la nube. De esta manera, está custodiada y fuera de las instalaciones para evitar problemas. En ambos casos, al salir fuera del ámbito de la empresa, dicha copia tendría que ir cifrada, para evitar que los datos sean accesibles por cualquiera que pueda tener acceso a ellos.
Hacienda llama a tu puerta, ¿guardaste toda la documentación?
Pero es que, además, cuando se produce una inspección, una auditoría, etcétera, es importante saber que los datos de nuestro negocio están disponibles. En el caso de la Agencia Tributaria nos puede reclamar diferentes ejercicios, por lo que es fundamental tener datos de años anteriores a mano.
Si tenemos un esquema de seguridad en el que se realizan copias diarias y semanalhttps://www.sage.com/es-es/blog/inspeccion-de-hacienda-por-sorpresa/es, dependiendo del número de semanas que acumulemos, podemos volver como mucho un par de meses atrás, pero no más allá. Y si nos piden datos de hace cuatro años, ¿podemos proporcionárselos?
Hay que tener en cuenta que muchas veces no es Hacienda quien nos solicita los datos, sino nuestros propios clientes. Pongamos el caso de una asesoría, cuyo cliente le solicita la declaración presentada hace un par de años y que ha perdido. ¿Podemos facilitársela? ¿Y si ha dejado de ser cliente hace un tiempo? Estas son las cuestiones que la empresa debe plantearse al realizar una copia de seguridad.
Trabajo en la nube, pero también quiero una copia local
Por último, tal y como hemos comentado anteriormente, lo ideal en un esquema de copias es que exista redundancia. Es decir, que los datos estén en diferentes soportes y ubicaciones. Si trabajamos en local, con nuestro servidor, es recomendable una copia fuera de las instalaciones, ya sea en la nube o no.
La ventaja de la copia en la nube es que se automatiza el proceso. Si la copia se hace en un disco externo, tenemos que acordarnos de llevar el disco, realizar la copia y guardarlo de nuevo en casa. Esto para una copia anual es factible, pero si queremos mantener una copia semanal fuera de la empresa, se complica algo más, ya que hay que tener a alguien pendiente del proceso. Si se programa la copia en la nube, es más sencillo.
El caso contrario es si la empresa trabaja en la nube. Aquí es recomendable, además de asegurarnos que el proveedor de servicio hace las copias, buscar la posibilidad de tener una copia local. En este sentido, este backup anual que nos entregan es una medida de seguridad extra ante cualquier problema.
Por último en todos los casos es imprescindible realizar pruebas de estrés, para saber que todas las copias están funcionando tal y como se espera. Lo mismo si tu compañía ya trabaja en la nube, como si lo hace en local, lo ideal es intentar recuperar algún documento para evaluar la rapidez, la facilidad del proceso, etc.
Las soluciones en la nube de Sage, además de facilitar la gestión del negocio y mantener a salvo los datos del mismo, realizan copias de seguridad para que la empresa se pueda despreocupar de esta cuestión.
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