¿Qué es y cómo hacer una autofactura?

Te explicamos en qué consiste una autofactura. Además, te indicamos en qué se diferencia y qué procedimientos puedes seguir para acordar la autofacturación y, después, para realizarla.

• La autofactura es un tipo de factura que está elaborada por el comprador y que asegura que la compra ha sido legal.
• Cuando hay dos partes, la autofacturación exige un acuerdo previo.

El término autofactura puede llamarte la atención en un primer momento. Al fin y al cabo, el prefijo auto- se utiliza para referirse a acciones que se realizan por uno mismo. Por tanto, puede resultar un poco extraño pensar en la autofacturación como una actividad de uno solo. 

Sin embargo, la autofacturación es una realidad relativamente habitual y que debe cumplir unos requisitos que faciliten una buena documentación. Además, es una actividad que, con frecuencia, no se hace exclusivamente por uno mismo, sino que puede requerir la participación de otros.

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¿Qué es la autofactura?

La palabra autofactura es un término coloquial que se usa para referirse a situaciones en las que emite una factura el destinatario de la operación.  

Mientras que en una factura clásica es el vendedor quien la emite y supone la prueba de una venta, en la autofactura es el comprador quien lo hace, es decir, y es la prueba de que se ha realizado una compra de manera legal. 

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¿Cuándo se utiliza la autofacturación?

Los casos más habituales en los que la se emplea la autofacturación son:

• Un acuerdo entre proveedor y cliente para que sea este último quien realice materialmente la facturación. Esto es perfectamente posible e, incluso, podrían haber pactado que fuese un tercero quien facturase. No obstante, en todo caso, es el proveedor el responsable de la obligación de facturar, que se realizará conforme al procedimiento pactado. 
• El caso del autoconsumo. Aquí, quien realiza una operación puede que sea también su destinatario En cierto modo, es un poco diferente, ya que quien factura se está proveyendo sus propios bienes o servicios. No hay dos partes. También ha habido momentos en los que la autofactura ha venido obligada por las normas, aunque hubiese dos partes y no hubiesen llegado a un acuerdo para que facture el destinatario. En el pasado, fue obligatoria para poder deducir el IVA de ciertas actuaciones, como en operaciones intracomunitarias o con inversión del sujeto pasivo. En la actualidad, eso ya no es necesario.

Aunque se pacte que se va a autofacturar, sigue siendo el proveedor el responsable de la factura que materialmente realiza su cliente.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una autofactura?

Una autofactura es un tipo de factura. Por ello, en el caso de que haya un proveedor y un cliente deben cumplirse las obligaciones habituales, con algunas diferencias:

• En principio, para que facture el cliente, debe haber un acuerdo previo sobre qué operaciones se van a autofacturar. Debe pactarse esta forma de facturar antes no solo de la emisión del documento, sino incluso de la realización de las operaciones. 
• Después, tiene que haber un segundo acuerdo. En este caso, será el referido al protocolo de aceptación por el proveedor. Por tanto, debéis pactar una manera en la que el proveedor pueda dar su visto bueno a lo que va a enviar el cliente en la factura.
• En este caso, es el cliente el que envía el original al proveedor y se queda con una copia de la factura.
• En la factura debe figurar la mención «facturación por el destinatario».
• El responsable de la factura y en cuyo nombre y por cuya cuenta se envía es el que la recibe.

En el caso de que la autofactura esté motivada por el autoconsumo, el contenido deberá ser el mismo. La diferencia será que los datos del obligado a expedir la factura y del destinatario coincidirán, al ser la misma persona o entidad.

¿Cómo hacer una autofactura?

Cuando venga motivada por el autoconsumo, el procedimiento es el normal. Simplemente, hay una sola parte. Sin embargo, en los casos en los que hay dos partes, hay que tener en cuenta varios aspectos:

• El flujo de datos ha de ser compartido, lo que limita, en cierta medida, la automatización de la factura. En una factura normal, es habitual que ciertos elementos se vuelquen directamente en función de valores prediseñados. En este caso, también lo puedes hacer, pero siempre has de pedir una confirmación previa a tu proveedor. Al fin y al cabo, él es el responsable de la factura.
• Es importante para ambas partes contar con toda la documentación preparada para cualquier investigación fiscal. En particular, son relevantes los siguientes aspectos:
  • Si estás en el SII y optas por la facturación por el destinatario, tendrás que haber presentado una declaración censal en la que comunicas tu decisión y la fecha en la que empieza a producir efectos. Después, si dejas el procedimiento de autofacturación, también deberás comunicarlo con otra declaración censal en la que indicarás la fecha a partir de la cual cambias.
  • Es conveniente que en los acuerdos (el que da inicio a la autofacturación y los sucesivos que confirman que ambas partes están conformes con el contenido) se utilicen medios que ayuden a dejar constancia. El reglamento de facturación no establece una forma concreta, pero suele ser más fácil, por ejemplo, demostrar lo que ha quedado por escrito que lo comunicado de palabra.

¿Cómo emitir una autofactura?

Una vez tienes los datos, las confirmaciones y la documentación en orden, llega el momento de hacer pública la factura. Por supuesto, habrá que tener en cuenta toda la dinámica que marca el reglamento Verifactu. De hecho, este ya recoge la posibilidad de facturación por el destinatario. 

Además, tendrás que tener en cuenta un segundo aspecto: ambas partes serán empresarios o profesionales. Aunque el reglamento de facturación no lo prohíbe, será excepcional que un particular o cualquier otro sujeto sin la condición de empresario o profesional sea el que realice materialmente la facturación. 

Por tanto, la autofacturación estará frecuentemente sujeta a las nuevas obligaciones de facturación electrónica. Hay que recordar que en los próximos meses comenzará su calendario de aplicación en la mayoría de las operaciones B2B. Una excepción serían los casos de autofacturación con factura simplificada.

Por todo ello, es importante contar con herramientas que, como Sage Active, estén preparadas para hacer fluido el cambio normativo que afecta a la facturación. 

En resumen, la autofactura es una factura emitida por el comprador en lugar del vendedor, asegurando la legalidad de la compra. Este proceso requiere un acuerdo previo entre las partes involucradas y es común en situaciones de autoconsumo o cuando se ha pactado que el cliente realice la facturación. Aunque el término puede parecer confuso, la autofacturación es una práctica habitual que facilita la documentación adecuada y puede involucrar a múltiples participantes. Es esencial cumplir con los requisitos legales y contar con herramientas adecuadas para gestionar este tipo de facturación, especialmente con la creciente implementación de la facturación electrónica.