¿Qué es un recibo de pago y cómo hacerlo paso a paso? (plantilla descargable)

Un recibo de pago se utiliza como comprobante del pago de una transacción, principalmente cuando se realiza el pago en efectivo o mediante la entrega de un cheque o pagaré.

• Te explicamos detalladamente qué es un recibo de pago, cuándo utilizarlo y en qué se diferencia de una factura.
• Conoce cómo puedes elaborar un recibo de pago, pero, por si quieres ahorrarte el trabajo, te facilitamos una plantilla descargable.

Los recibos de pago se pueden encontrar en talonarios a la venta en cualquier papelería y también se pueden realizar manualmente. Programas como Sage 50 facilitan la emisión de recibos directamente desde las previsiones de cobros. De esta forma, te será muy fácil facilitárselos a tus clientes si te lo solicitan.

¿Qué es un recibo de pago?

Es un documento que justifica la realización de un pago. Por ello, es un soporte documental que se puede encontrar con frecuencia en la caja de una empresa.

Si el que lo recibe se queda con una copia, facilitará el registro contable del cobro recibido.

A pesar de su importancia, no es un documento obligatorio entre empresas. Es sustituido en la mayor parte de las ocasiones por una factura, o una factura de anticipo.

El recibo de pago es mucho más que un pedazo de papel o un email: es la columna vertebral de una relación transparente y de confianza entre empresas y clientes.

¿Qué información se debe incluir en un recibo de pago?

Aunque lo más habitual es utilizar programas de facturación y contabilidad que faciliten la emisión de recibos de pago, a continuación, te detallamos los datos que no pueden faltar por si quieres realizar tu propia plantilla.

• Encabezado: suele incluir la palabra RECIBO o RECIBO de pago.  
• Número del recibo: facilita el control de los recibos emitidos.
• Fecha de expedición: fecha en la que se emite el recibo.
• Lugar de expedición: lugar donde se emite el recibo.
• Importe en número y letra: para evitar confusiones, al igual que en los cheques y pagarés, prevalece el importe en letra.
• Concepto: se debe hacer referencia al concepto del pago. Por ejemplo: anticipo de nómina.
• Nombre, dirección y N.I.F del librado: se detallan los datos del que paga o tiene que pagar el recibo.
• Firma y nombre del librador: se ponen los datos del que recibe el pago o tiene que recibirlo.

Para que no tengas que perder tu tiempo realizando una plantilla de un recibo de pago, a continuación, te facilitamos una plantilla descargable.

Recuerda que el recibo debe emitirse por duplicado para que tanto el librador como el librado tengan su copia acreditativa del pago realizado.

Tipos de recibos de pago

Existen diversos tipos de recibos, cada uno adaptado a contextos y necesidades específicas. A continuación, detallaremos los tipos más comunes y su aplicación:

Recibos Físicos

• Los recibos físicos son probablemente la forma más tradicional y universalmente reconocida de confirmación de pago. Se entregan en el punto de venta, justo después de que se ha completado una transacción.
• Su uso es ideal para pequeños comercios, restaurantes, tiendas minoristas, y ferias. Aquí el cliente puede necesitar una prueba inmediata de compra para cambios, devoluciones o simplemente para llevar un control personal de gastos.

Recibos Electrónicos

• Los recibos electrónicos son la respuesta moderna a la necesidad de un registro de transacciones en un mundo cada vez más digital. Con el aumento de las compras online y el pago a través de dispositivos móviles, los recibos electrónicos han ganado terreno rápidamente.
• Son la norma en el comercio electrónico. Pero también se utilizan frecuentemente en tiendas físicas que promueven prácticas sostenibles o que simplemente buscan modernizar sus operaciones. Además, son ideales para servicios suscritos y recurrentes, como las facturas de telefonía móvil o de servicios públicos.

Recibos de Pago Digitales Integrados

• Una variante moderna de los recibos electrónicos. Se generan a través de aplicaciones de pago o billeteras electrónicas, integrando de manera eficiente el recibo en el ecosistema digital del usuario.
• Perfectos para transacciones a través de dispositivos móviles y en plataformas de e-commerce que buscan ofrecer una experiencia de usuario cohesiva y simplificada.

¿Cuándo se puede utilizar?

Son muchas las situaciones en las que su uso es interesante.

• Imagínate que en tu empresa te dan dinero para hacer una compra y cuando vas a pagar, en ese momento no te pueden emitir una factura en la que se refleje su pago. La solución es emitir un recibo de pago.
• También se puede dar el caso de que entregues un cheque o un pagaré en mano y luego este se traspapele. Si tienes un recibo del pago, podrás justificar que lo entregaste.
• Otros casos serían cuando se deja una entrega a cuenta para reservar un producto, o como anticipo cuando se deja un artículo para reparar y te exigen que dejes una señal.
• El recibo en efectivo por parte de un trabajador de un anticipo de nómina, también es otra situación en la que se debe emitir un recibo.

Diferencias entre recibo y factura

Aunque cuando realizas un pago te pueden dar en algunas ocasiones un recibo y en otras una factura, existen importantes diferencias entre ambos documentos.

• La factura tiene validez a efectos fiscales para deducir el gasto y el IVA soportado, mientras que el recibo no es válido de cara a la Agencia Tributaria.
• El recibo acredita el pago de una transacción, mientras que la factura acredita legalmente la operación comercial.

Cuándo se entrega un recibo y cuándo una factura

• El recibo de pago solo se entrega en el momento en que se materializa el pago, mientras que la factura se puede entregar antes, indicando la fecha de vencimiento y la forma de pago.
• La factura incluye información más detallada del cliente y del proveedor que un recibo.
• En la factura se detallan los bienes y servicios objeto de la transacción, mientras que el recibo puede hacer solo referencia a una factura determinada o a un presupuesto.
• La emisión de una factura entre empresas es obligatoria, pero no la emisión de recibos.

Por lo tanto, ten en cuenta que la utilización de los recibos de pago te puede ayudar a realizar determinados apuntes contables. Pero, ten bien claro, cuándo debes emitir un recibo de pago y cuándo una factura.

En definitiva, el recibo de pago es una herramienta fundamental para certificar pagos en diversas transacciones, especialmente cuando no se emite una factura. Su correcto uso y emisión, detallando información clave y adaptándose a las necesidades de cada contexto, facilita el registro contable y la transparencia entre empresas y clientes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.